Compartilhamento de pastas
O compartilhamento de pastas ajuda você a compartilhar uma pasta inteira de e-mail com os membros da sua equipe. Os usuários com quem você compartilhou a pasta podem visualizar os e-mails e comentá-los.
Somente as pastas personalizadas podem ser compartilhadas. A opção de compartilhamento de pasta não está disponível para as pastas padrões. Há três níveis de permissões disponíveis para compartilhar pastas personalizadas.
Como funciona o compartilhamento de pastas:
Você pode compartilhar as pastas personalizadas, criadas por você, com outros usuários da sua equipe.
- Com o botão direito do mouse, clique em qualquer pasta personalizada e selecione a opção "Share Folder".
- Na caixa de diálogo que aparece, digite algumas letras do nome da pessoa com quem você deseja compartilhar a pasta.
- Escolha os membros da equipe com quem você deseja compartilhar a pasta.
- Selecione a "Permissão" para cada usuário. As permissões de compartilhamento são
- Ler
- Escrever
- Delegar
- Clique em "Share" para enviar convites a outros usuários participarem de suas pastas compartilhadas.
Depois que você convidar o usuário, ele receberá uma notificação sobre a pasta compartilhada. O usuário pode aceitar ou rejeitar o convite para a pasta compartilhada com base nas preferências dele.
Depois que eles aceitarem o seu convite de compartilhamento, sua pasta será exibida na seção "Shared with Me".
A partir deste momento, os e-mails da pasta em questão estarão disponíveis para colaboração. Você e qualquer um dos membros com quem a pasta está compartilhada podem comentar em qualquer e-mail da pasta. Todos os colaboradores serão notificados sobre os comentários. É possível configurar "Filtros" para mover automaticamente alguns e-mails para a pasta compartilhada. Com isso, os novos e-mails que atendam às condições do filtro serão movidos para a pasta compartilhada e compartilhados automaticamente com os outros usuários. Também é possível mover os e-mails manualmente para a pasta compartilhada.
Além disso, é possível compartilhar individualmente os e-mails na pasta compartilhada. No entanto, outros usuários não serão capazes de mover e-mails para essa pasta compartilhada.
Compartilhar como Somente leitura:
Quando você compartilha uma pasta com permissão de "Leitura", o outro usuário poderá ler os e-mails da pasta e adicionar comentários. No entanto, mesmo se tiverem sido lidos, eles não serão marcados como tal.
Compartilhar com permissão para escrever
Quando você compartilha uma pasta com permissão para "Escrever", além de poder ler os e-mails e comentá-los, os demais usuários têm permissão para:
- Adicionar um Sinalizador ao e-mail.
- O e-mail será marcado como Lido.
- Os sinalizadores também serão compartilhados e visíveis para todos os colaboradores.
Observação:
- As pastas que foram compartilhadas com você podem ser visualizadas em todos os gerenciadores IMAP para desktop (Outlook, Thunderbird, Mac Mail, Spark) e em e-mail aplicativos de e-mail nativos do Android e do iPhone.
- O gerenciador IMAP Thunderbird também permite compartilhamento de pastas vindas do gerenciador com as permissões para Ler e Escrever. Saiba mais.
Pastas delegadas:
Quando você "Delega" uma pasta, ao compartilhá-la, pode escolher um "Endereço do remetente" da sua conta. O usuário poderá ler, comentar e responder a e-mails que estiverem em seu nome. Delegar é permitir que o usuário responda aos e-mails da pasta, em seu nome, com um endereço de e-mail escolhido.