Personalização das configurações do grupo

Listagem de grupos

Você pode exibir uma lista de todos os grupos criados na sua organização, fazendo login em mailadmin.zoho.com e navegando até a seção Groups. Como alternativa, você também pode acessar o menu Groups usando este link.

Você pode pesquisar por grupos específicos usando a barra de ferramentas de pesquisa no canto superior direito da página Groups.

Caso tenha vários domínios configurados para sua organização, você verá uma opção de filtro ao lado da barra de ferramentas de pesquisa. Clique na lista suspensa ao lado do ícone de filtro para ver os domínios listados. Você pode clicar em qualquer domínio para visualizar os grupos relacionados.

Opções de listagem de grupos

O Zoho Mail oferece muitas opções na página de listagem de grupos, que facilitam a execução de certas funções nos grupos. Você pode adicionar novos grupos, exportar detalhes do grupo, aplicar políticas de e-mail e excluir grupos.

Adicionar grupo:

Você pode usar a opção Add Group para adicionar grupos à organização. Você pode escolher os detalhes do grupo e adicionar o grupo.

Exportar grupos:

Caso precise exportar detalhes do grupo, você pode usar a opção Exportar grupos, na página de listagem de grupos. Você encontrará três opções no menu de exportação.

1. Se você clicar na opção Exportar grupo, todos os grupos associados à sua organização serão exportados como um arquivo .csv.
2. Se você marcar alguns grupos usando a caixa de seleção e clicar na opção Exportar grupo, encontrará uma opção adicional Exportar grupos selecionados. Isso exportará apenas os grupos que você selecionou.
3. Se você filtrar os grupos por domínio e, em seguida, selecionar Export Group, encontrará a opção adicional Export all filtered Groups. Isso exportará todos os grupos criados para o domínio selecionado.

Aplicar política:

Você pode aplicar políticas de e-mail aos grupos da listagem. Ao clicar nessa opção, todas as políticas configuradas serão listadas. Você pode selecionar a política necessária e aplicá-la aos grupos na sua lista. Você também pode adicionar uma nova política, clicando na opção Add New na listagem.

Excluir:

Você pode selecionar grupos, utilizando a respectiva caixa de seleção, e clicar na opção Delete, no menu superior.

Detalhes do grupo

Na página de listagem de grupos, você pode clicar em um grupo específico para visualizar os detalhes específicos de um grupo. 

Criação de alias do grupo:

1. Faça login em mailadmin.zoho.com
2. Vá para a guia Groups e selecione General.
3. Pela opção Group Email ID, clique em Create Mail Alias.
4. Insira o endereço de e-mail no pop-up, selecione o domínio relevante na lista suspensa e clique em Ok. 

Membros do grupo

Os administradores ou os moderadores do grupo podem adicionar membros ao grupo. O administrador pode alterar as informações de configuração detalhadas de membros ou alterar sua função na seção Members.

1. Faça login em www.zoho.com/mail como administrador ou moderador do grupo. 
2. Se você for um administrador, selecione Control Panel >> Groups.
3. Selecione o grupo para o qual deseja gerenciar membros.
4. Selecione a guia Members para visualizar a lista de membros no grupo.
5. As opções para adicionar novos membros ao grupo estão disponíveis no painel direito. 
   
6. Clique em "Select and add users from Org" para visualizar e selecionar os usuários a partir de um pop-up.
   
7. Você pode clicar em "Select all members from the Org" para selecionar todos os usuários da organização para o grupo. Recomendamos que você verifique se deseja que todos os membros da organização sejam adicionados ao grupo antes de usar essa opção. 
8. Você também pode fornecer os endereços de e-mail de usuários separados por vírgula para adicionar usuários diretamente por seus endereços de e-mail.
9. Ao adicionar membros externos aos grupos, o membro externo receberá uma confirmação por e-mail para aceitar a associação ao grupo.  

Edição de detalhes de membro do grupo

Depois de adicionar todos os usuários a um grupo, você pode executar ações como alterar a função, excluir usuários em massa etc.

Alterar função:

Você pode selecionar alguns dos membros do grupo e alocar uma função específica.

1. Selecione os usuários cujas funções de grupo você deseja alterar.
2. Clique na lista suspensa Change Role e escolha a função necessária. 

Exibir:

Em geral, todos os membros do grupo são listados quando você exibe os detalhes do grupo.

Se deseja exibir apenas os moderadores ou os membros do grupo nessa visualização, clique na opção View e escolha Moderators, Members ou Pending Invitations na lista.

Exportar:

Você pode exportar os detalhes do grupo de alguns dos membros. Escolha a opção Export e selecione se deseja exportar os detalhes de todos os usuários, membros ou moderadores. Os respectivos detalhes serão exportados em um arquivo .CSV.

Remover usuários:

Selecione um grupo de usuários na lista e clique na opção Remove para remover os usuários selecionados do grupo.

Listagem de grupos em detalhes do usuário:

Uma lista de todos os grupos dos quais um usuário faz parte será listada na seção User Details desse membro específico.

Para ver os grupos dos quais um usuário é membro, siga estas instruções:

1. Faça login em mailadmin.zoho.com
2. Vá para a seção User Details e selecione o usuário em questão.
3. Selecione a guia Mail Accounts.
4. Em Member Of, você poderá exibir todos os grupos dos quais o usuário é membro.
5. Se deseja adicionar esse usuário a um grupo, clique na opção Add Group.
6. Todos os grupos que foram criados na organização serão listados.
7.  Marque as caixas de seleção de todos os grupos relevantes e clique em Add.

Moderações de e-mail

Quando os grupos são grupos moderados ou grupos da organização/privados com restrições, os e-mails serão mantidos para moderação, com base nas permissões e nas configurações de entrega do grupo. Os moderadores do grupo ou os administradores da organização podem moderar o grupo para limpar os e-mails retidos para moderação. 

Os e-mails que aparecem realçados podem ser spam e são indicados pelo ícone de spam. Os cabeçalhos de e-mail serão exibidos em um pop-up clicando na coluna From. Com base nos cabeçalhos, os e-mails podem ser aprovados ou rejeitados.  

Configurações personalizadas - opções avançadas

As configurações avançadas do grupo podem ser usadas para personalizar as opções de entrega de e-mail, configurações de notificação e opções de tipo de grupo (nível de acesso). O administrador também pode definir os endereços de e-mail ou domínios, que devem ser restritos ou moderados, mesmo em grupos públicos ou em outros grupos. Além disso, o administrador também pode adicionar endereços de e-mail externos ou domínios, que devem ser diretamente permitidos para enviar e-mails, mesmo em grupos moderados. 

Configurações de nível de acesso:

As configurações de nível de acesso são baseadas no tipo de grupo necessário para a organização. Há opções personalizadas disponíveis para gerenciar grupos e níveis de acesso. 

1. Todos - grupo público 
   • Qualquer pessoa pode enviar e-mail para o grupo.
   • Todos os e-mails serão entregues aos membros do grupo. 
2. Membros da organização - grupo da organização 
   • Somente os membros da mesma organização podem enviar e-mails para o grupo.
   • Quando outras pessoas enviarem e-mails para esse grupo, o e-mail poderá ser moderado/devolvido aos remetentes, com base na opção escolhida na seção Email Moderation.
3. Membros do grupo - grupo privado
   • Somente os membros do grupo podem enviar e-mails para o grupo.
   • Quando outras pessoas enviarem e-mails para esse grupo, o e-mail poderá ser moderado/devolvido aos remetentes, com base na opção escolhida na seção Email Moderation. 
4. Somente moderadores - grupo restrito
   • Somente os moderadores do grupo podem enviar e-mails diretamente para o grupo.
   • Quando outras pessoas enviarem e-mails para esse grupo, o e-mail será moderado. No entanto, as permissões individuais do membro/moderador também podem ser personalizadas na seção Members. 

Configurações de notificações:

Notify Moderator(s) when an email is held in Moderation: se selecionada, todos os moderadores do grupo receberão uma notificação por e-mail sempre que um e-mail for retido para moderação. Os moderadores poderão visualizar o conteúdo do e-mail na notificação e aprovar ou rejeitar e-mails. 

Notify Author when his email is rejected: se selecionada, quando um e-mail para um grupo moderado for rejeitado pelo moderador, o remetente receberá um e-mail de notificação sobre a rejeição do e-mail enviado ao grupo. 

Notify Moderator(s) after an email has been approved or rejected: quando há vários moderadores para um grupo, essa opção pode ser usada para saber quando outro moderador aprovou ou rejeitou um e-mail retido para moderação. 

Suppress email notification on member addition or deletion: os usuários recebem um e-mail automático sempre que são adicionados a um novo grupo ou removidos de um grupo. Se a opção for selecionada, o e-mail de notificação sobre a associação ao grupo será suprimido.  

Entrega e permissões de e-mail:

Deliver Email only if the group email address is in To or Cc: se selecionada, os e-mails com endereço de e-mail do grupo em Cco serão retidos na moderação. Somente os e-mails que são endereçados ao grupo como Para/Cc serão entregues. 

Allow members of the group to send email using Group Email Address as From address: em alguns casos, os membros do grupo precisam responder por endereços de e-mail do grupo e não por suas contas de usuário individuais. Isso é altamente aplicável para clientes públicos/grupos que lidam com clientes, como de suporte/vendas e grupos especializados, como RH, mídias sociais etc. Se a opção estiver selecionada, o endereço de e-mail do grupo será adicionado como endereço do remetente para todos os membros do grupo. Ao responder aos e-mails enviados para o grupo, o endereço de e-mail do grupo será definido como o endereço do remetente automaticamente. 

Configurações do membro: 

Os administradores podem substituir determinadas configurações para os membros usando as configurações personalizadas de membros para o grupo. 

Na pós-aprovação - selecione "Accept" para permitir ao membro enviar e-mails para um grupo moderado. Clique em "Hold" para manter os e-mails com moderação. 

Em Send as Group, selecione Allowed para adicionar o endereço de e-mail do grupo como um alias de e-mail do grupo para o membro para usá-lo como um endereço do remetente. Selecione Not allowed para não permitir que o membro use o endereço de e-mail do grupo na seção From address. 

Em caso de membros de grupos externos, qualquer falha de 10 os tornará inativos. O administrador pode clicar em Reset para redefinir a contagem de falhas e reativar a entrega de e-mail para membros externos. 

Controle de spam:

No controle de spam do grupo, o administrador ou o moderador podem adicionar endereços de e-mail/domínios ao grupo. Da mesma forma, certos endereços de e-mail podem ser colocados na lista branca do grupo, para que os e-mails sejam entregues na caixa de entrada dos usuários. 

Geralmente, as listas negras/brancas da organização terão prioridade sobre as listas negras/brancas do grupo/individuais. 

Etapas para definir a lista branca/negra dos grupos:

1. Faça login em www.zoho.com/mail e acesse Group Settings (em Control Panel/Group Home)
2. Selecione o ícone Edit para alterar a configurações do grupo 
3. Selecione Spam Control para adicionar alguns e-mails/domínios à lista branca ou à lista negra.
4. Na seção "Quick Add" à direita, selecione Black List ou White List.
5. Insira o endereço de e-mail/domínios na caixa de texto
6. Clique em Save

Listas de permissão/rejeição (endereços de e-mail/domínios): 

As listas brancas e listas negras ajudam a determinar se os e-mails recebidos dos endereços de e-mail/domínios específicos precisam ser classificados como spam ou não. Além das listas brancas/negras, o administrador também pode adicionar endereços de e-mail/domínios para aceitar ou rejeitar listas. As listas de aceitação e rejeição estão disponíveis para todos os tipos de grupos. 

Lista de aceitação:  

Quando um grupo é um grupo moderado ou privado ou grupo de nível de organização, existem algumas restrições quando usuários externos enviam e-mails para as contas do grupo. Isso faz com que alguns e-mails sejam movidos para moderação quando enviados de domínios ou endereços de e-mail externos. No entanto, o administrador terá algumas exceções, onde eles precisam permitir automaticamente os e-mails de algumas contas externas diretamente, sem os atrasos causados pela moderação ou por grupos que não recebem e-mails devido a devoluções. 

Nesse caso, o administrador precisa para adicionar o endereço de e-mail ou domínio à lista de aceitação. 

Lista de rejeição: 

Mesmo em casos em que o grupo é um grupo público que precisa para receber e-mails de todos os lugares, o administrador pode precisar restringir os e-mails de determinados endereços de e-mail ou domínios por estarem sendo devolvidos ou quando esses e-mails estejam sendo moderados. Tais endereços de e-mail ou domínios podem ser adicionados à lista de rejeição.  

Reter para aprovação: 

Quando você não tiver certeza se deseja rejeitar os e-mails do endereço de e-mail/domínio específico, mas também não quer entregar diretamente esses endereços de e-mail para os grupos, pode adicioná-los à lista de moderação e retê-los para aprovação. 

As etapas para adicionar o endereço de e-mail/domínios às listas:

1. Faça login no Painel de controle do Zoho Mail para https://mailadmin.zoho.com
2. Clique em Groups e selecione a guia Advanced. 
3. Nas listas de aceitação/rejeição, selecione "Add Email Address" ou "Add domain".
   
4. Forneça os domínios ou endereços de e-mail para adicionar à lista. 
5. Você pode adicionar vários endereços de e-mail ou domínios separados por vírgula.
6. Selecione se deseja adicioná-lo à lista de aceitação/rejeição ou de retenção para moderação. 
7. Clique em Add para concluir a ação.

Opções de e-mail

Nessa seção, você pode especificar o conteúdo de várias mensagens automatizadas enviadas para vários usuários e acionadas por eventos diferentes. Os vários eventos que acionam os e-mails são

• Novo usuário adicionado ao grupo de e-mail - e-mail de assinatura
• Usuário removido do grupo - e-mail de cancelamento de assinatura
• E-mail rejeitado pelo moderador - e-mail de rejeição
• E-mail devolvido - devolução de e-mail
• E-mail recebido - confirmação
• Mensagem na fila do moderador - conteúdo de e-mail de aprovação
• E-mail para o administrador, quando um membro do grupo envia um e-mail - conteúdo de e-mail de aprovação de membro do administrador 
• E-mail para o administrador, quando um não membro envia um e-mail - conteúdo de e-mail de aprovação de não membro do administrador
• Quando um e-mail é identificado como SPAM na fila - texto de aprovação de spam
• Quando um ID de e-mail do grupo não está em Para ou Cc - não está em Para ou Cc

Com base no tipo de grupo escolhido, somente algum conteúdo será válido para o grupo. Forneça conteúdo personalizado e clique em Save para salvar as alterações.

Configurações do calendário:

As configurações de calendário do grupo podem ser alteradas pelo administrador do grupo pelo painel de controle. Há várias opções sobre a criação de eventos e outros níveis de acesso que os membros do grupo têm sobre o calendário.

Sobreposição de eventos:

Você pode escolher se deseja permitir ou proibir que vários eventos de calendário sejam criados na mesma data e hora. 

Permissão para convidar usuários externos para eventos do grupo:

Quando um evento do grupo é criado, você pode restringir os membros que podem ser convidados para o evento. Você pode definir permissões, como que convites sejam enviados apenas para usuários do grupo, para usuários do grupo e da organização ou para todos na organização.

Aprovação do administrador para a criação do evento:

Os membros podem criar eventos nos calendários do grupo por padrão. Você pode escolher se esses eventos precisam de aprovação pelo administrador do grupo antes de o evento ser adicionado ao calendário do grupo.

Compartilhando calendários pessoais com o grupo:

Calendários pessoais que foram criados por membros do grupo podem ser compartilhados com o grupo, se necessário. A permissão pode ser ativada, desativada ou definida de modo que o calendário seja compartilhado após a aprovação pelo administrador.

Ativar/desativar notificações de calendário do grupo:

Você pode ativar ou desativar notificações para atividades, como adição de eventos, atualização de eventos ou quando um evento é excluído de um calendário do grupo.