Projectplanningsoftware

Waarom hebt u projectplanningsoftware nodig?

Het projectplan maken is de eerste stap bij welk project dan ook. Vaak negeren we een projectplan om maar aan de slag te kunnen gaan. Wij beseffen vaak niet hoe waardevol een projectplan is op het gebied van tijd-, geld-, resourcebesparing, enzovoort. Een uitgebreide planning is nodig om een groot deel van de onzekerheid omtrent de uitvoering van het project te verlagen.

Voordat u aan een project kunt werken, helpt het projectplan u om te beslissen wat het project precies inhoudt, wat de omvang is en hoe u het doel kunt bereiken via uw project.

Een projectplan

Uw project kan bijvoorbeeld het volgende omvatten:

Om dergelijke projecten te plannen, moet u de vereiste resultaten bepalen, resources toewijzen, de duur van een activiteit volgen en een schatting van de kosten maken. Hiervoor hebt u effectieve projectplanningsoftware nodig die gebruiksvriendelijk is en vooral betaalbaar. Met Zoho Projects als uw projectmanagementsoftware kunt u meer tijd besteden aan het echte werk en minder tijd aan het managen ervan.

Belangrijkste zakelijke voordelen van projectplanningsoftware

Belangrijkste functies

Basislijnen voor projecten instellen

De prestaties van het hele project worden gemeten tegen de drie uitgangspunten van het project: bijvoorbeeld de reikwijdte, planning en kosten. Die vormen het fundament en worden gebruikt om te bepalen of het project op schema ligt bij de uitvoering. Ze fungeren als de basislijnen voor een goede uitvoering van het project.

Het is belangrijk voor de projectmanager om duidelijkheid en overeenstemming te bereiken over de werkzaamheden die moeten worden verricht en door welk teamlid dit moet gebeuren. De manager moet zich bewust zijn van de besluiten die elke opdrachtgever/klant neemt en hoe deze worden gerealiseerd in de loop van een project.

Reikwijdte project vaststellen

Het vaststellen van de reikwijdte van het project is misschien wel het belangrijkste van het projectplan en moet het volgende omvatten: zakelijke behoeften, doelstellingen, reikwijdte en de voordelen van de voltooiing van het project. Het kan worden beschouwd als een contract tussen de projectmanager en opdrachtgever, en is iets dat alleen kan worden gewijzigd met toestemming van de opdrachtgever.

Planning basislijnen project

Zodra de vereiste resultaten van het project zijn bevestigd bij de vaststelling van de reikwijdte van het project, dienen deze te worden ontwikkeld tot een specificatie van de werkzaamheden voor alle vereiste resultaten. De reikwijdte omvat alle vereiste resultaten die moeten worden behaald voor het project en staat daarom voor al het werk dat moet worden gedaan.

Projectplan communiceren

Een belangrijk aspect van het projectplan is het communicatieplan. Een communicatieplan moet het volgende bevatten: wie in het project welke rapporten wil ontvangen en hoe vaak, hoe problemen en bugs worden opgevolgd, wie ze oplost en wanneer, en waar projectgegevens worden opgeslagen, in welke indeling en wie er toegang tot heeft.