Wat is een projectplan?
Een projectplan is een cruciaal instrument voor effectief projectmanagement. Het is een leidraad voor projectmanagers, teamleden, partners, klanten en belanghebbenden en de sleutel om ervoor te zorgen dat alle leden samenwerken met een gemeenschappelijk doel. Elk detail van uw project wordt er tot in de puntjes in vastgelegd, zodat het project soepel wordt uitgevoerd en beheersbaar is in geval van afwijkingen.
Waarom hebben projectteams projectplanningssoftware nodig?
Projectplanningssoftware helpt projectteams bij het definiëren van de manier waarop ze werken om hun projectdoelen te bereiken.
Uw project kan bijvoorbeeld het volgende omvatten:
- Ontwikkeling van een nieuw product of een nieuwe dienst
- Bouw van een huis of andere constructie
- Ontwerp voor een brand marketing- of PR-bureau, architecten, webdesigns
- Advies voor kleine bedrijven om hun bedrijfsdoelen te behalen
Voor de planning van dergelijke projecten moet u de vereiste resultaten bepalen, resources toewijzen, de duur van een activiteit volgen en een schatting van de kosten maken. Hiervoor hebt u effectieve projectplanningssoftware nodig die gebruiksvriendelijk is en vooral betaalbaar.
Om te begrijpen waarom teams projectplanningssoftware nodig hebben, moeten we eerst weten wat projectplanning is. Projectteams kunnen de reikwijdte of het 'waarom' van hun project volgen om te zien of hun doelstellingen worden gehaald. Met projectplanningssoftware kunnen ze het werk verder sturen, of 'wat' er moet worden gedaan om aan de reikwijdte te voldoen, 'wie' erbij betrokken moeten worden en 'wanneer' de verschillende fasen van het project voltooid moeten zijn.
Belangrijkste functies van projectplanningssoftware
01 Basislijnen voor projecten instellen
De prestaties van het hele project worden gemeten tegen de drie uitgangspunten van het project: bijvoorbeeld de reikwijdte, planning en kosten. Die vormen het fundament en worden gebruikt om te bepalen of het project op schema ligt bij de uitvoering. Ze fungeren als de basislijnen voor de goede uitvoering van het project.
02 Reikwijdte project vaststellen
Het vaststellen van de reikwijdte van het project is misschien wel het belangrijkste van het projectplan en moet het volgende omvatten: zakelijke behoeften, doelstellingen, reikwijdte en de voordelen van de voltooiing van het project. Het kan worden beschouwd als een contract tussen de projectmanager en opdrachtgever, dat alleen kan worden gewijzigd met toestemming van de opdrachtgever.
03 Planning basislijnen project
Zodra de vereiste resultaten van het project zijn bevestigd bij de vaststelling van de reikwijdte van het project, dienen deze te worden ontwikkeld tot een specificatie van de werkzaamheden voor alle vereiste resultaten. De reikwijdte omvat alle vereiste resultaten die moeten worden behaald voor het project en staat daarom voor al het werk dat moet worden gedaan.
04 Projectresources beheren
De volgende stap van uw projectplanningsproces is het toewijzen van het budget en andere resources aan de afzonderlijke delen binnen de reikwijdte van uw project. Dit omvat ook een optimale toewijzing van werk aan alle medewerkers om ervoor te zorgen dat ze niet worden overbelast of onderbenut. Deze fase werkt in combinatie met projectplanning en kan hierop invloed uitoefenen.
05 Projectplan communiceren
Een belangrijk stap in het plannen van uw project is het communicatieplan. Een communicatieplan moet het volgende bevatten: wie in het project welke rapporten wil ontvangen en hoe vaak, hoe problemen en bugs worden opgevolgd, wie ze oplost en wanneer, en waar projectgegevens worden opgeslagen, in welke indeling en wie er toegang toe heeft.
Voordelen van het gebruik van projectplanningstools
Project volgen
Meer kennis van de projectstatus met een project tracker om tijdige rapportages aan het management te garanderen
Scope beheren
Een helder inzicht in wie wat doet, wanneer en voor hoeveel
Planning beheren
Goede planningen, een doorlopende ononderbroken workflow zonder vertragingen en projecten die op tijd worden afgerond
Resources toewijzen
Snel taken toewijzen, de juiste resources indelen en verantwoordelijkheid definiëren
Efficiënt werken
Projectplanning elimineert de noodzaak om alle taken te onthouden en zorgt voor een hogere productiviteit door het sturen van tijdige herinneringen
Kwaliteit garanderen
Integratie van alle werkzaamheden om te zorgen voor een kwalitatief hoogstaand project voor de klanten tegen lagere kosten
Online een projectplan maken
Projectplannen kunnen online worden gemaakt met elke werkplanningssoftware. De stappen voor projectplanning omvatten:
01. De structuur creëren voor het opsplitsen van uw werk
Als de reikwijdte eenmaal is gedefinieerd, moet deze worden opgesplitst in beheersbare delen. In een projectplanningstool kunt u deze fasen eenvoudig vastleggen en volgen. De mijlpalen of belangrijke doelstellingen die allemaal factoren zijn die bijdragen aan het einddoel, de taken die moeten worden afgerond om elke mijlpaal te bereiken en subtaken voor elke dergelijke taak kunnen allemaal binnen enkele minuten worden vastgesteld met behulp van projectplanningstools.
02. Het project plannen met behulp van Gantt-grafieken
De volgende stap in uw projectplanningsproces is het plannen van de projecttijdlijn. Het is ook belangrijk om goed na te denken over de onderlinge afhankelijkheden tussen verschillende werkitems. En hier komen de Gantt-grafieken in het spel. Gebruik de Gantt-grafiek om taken te plannen, afhankelijkheden in te stellen, het kritieke pad te analyseren en basislijnen in te stellen om deze te vergelijken met de realtime voortgang.
03. Resources optimaal toewijzen
Het is nu tijd om uw team en andere belanghebbenden bij het project te betrekken. Het is belangrijk om werk toe te wijzen aan de juiste mensen of het juiste team, rekening houdend met de vaardigheden en specialisaties van uw team. Werkplanningssoftware zorgt ervoor dat dit optimaal wordt gedaan door de werklast van medewerkers te analyseren om te controleren of ze beschikbaar zijn voordat u werk aan hen toewijst.
04. Het geplande budget instellen
Stel een gepland budget in voor vergelijking met uw werkelijke kosten of realtime kosten en uitgaven. Vermijd budgetoverschrijdingen door het bestede bedrag voortdurend bij te houden, en door technieken te gebruiken zoals budgettering, EVM en rapporten betreffende geplande versus werkelijke uitgaven. Daarom is het opstellen van een eerste budget voor uw werkitems belangrijk voor projectplanning en -management.
05. Effectieve communicatie plannen
Het grootste voordeel van virtuele tools is de grote verscheidenheid aan interactieve samenwerkingsfuncties die in deze tools beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat de kennis naar elke afzonderlijke belanghebbende van het project stroomt door regelmatige statusupdates, gesprekken, virtuele vergaderingen en meer te plannen. Voorzieningen zoals fora of sociale media zoals Feeds zorgen er ook voor dat gesprekken op natuurlijke wijze worden gevoerd.
Waarom is Zoho Projects de beste projectplanningssoftware?
Zoho Projects is niet alleen gebruiksvriendelijke projectplanningssoftware, maar beschikt ook over functies die voorzien in elk aspect van uw projectmanagementproces. Creëer een gedetailleerde structuur voor het opsplitsen van werk met de uitgebreide module voor taakbeheer, met functies als maatwerk weergaven en statussen, herinneringen, herhaling en statustijdbalk. Onze intuïtieve Gantt-grafieken met de eenvoudige drag-and-drop-interface hebben functies als beheer van afhankelijkheden, kritieke paden, basislijnen en schaling van grafieken.
Efficiënte toewijzing van resources via flexibele werktijden en tabellen voor resourcegebruik, budgetbeheer met rapporten over geplande versus werkelijke uitgaven, budgetprognoses en EVM, en naadloze samenwerking via ingebouwde chat, vergaderingen, Feed en fora zijn enkele van de redenen waarom Zoho Projects de beste projectplanningssoftware is. Het is niet alleen toegankelijk op het gebied van gebruik met de mobiele apps, maar ook op het gebied van kosten. Wist u dat…? Zelfs ons gratis abonnement heeft een Gantt-grafiekweergave. Bekijk hier onze prijsdetails.
"De functies Taken en Mijlpalen in Zoho Projects houden projecten en vereiste resultaten georganiseerd en beheersbaar op één eenvoudig toegankelijke locatie." - Jan Hendrik Mensen, ClearDrop
Eenvoudige sjablonen voor projectplanning
Sjablonen besparen veel tijd bij het opstellen van uw projectplan, vooral als uw organisatie aan gelijksoortige projecten werkt. In Zoho Projects bieden we niet alleen een onboardingsjabloon dat u kunt bewerken en aan uw eigen wensen aanpassen, maar ook branchespecifieke sjablonen. Sjablonen zoals bouw, softwareontwikkeling en auto-industrie zijn beschikbaar na aanmelding!
We geloven ook in de uniciteit van uw zakelijke behoeften. Daarom kunt u in Zoho Projects zelf een geheel nieuw projectplan maken en dit opslaan als sjabloon, dat u vervolgens zo vaak als u wilt kunt gebruiken. Dit kan een eenvoudige sjabloon zijn voor het uitsplitsen van taken of een gedetailleerde kostenspecificatie; het is aan u! Lees hier meer over de projectsjabloon.