Ga naar
Projectplanner
Een projectplanner stelt u in staat om uw projecten eenvoudig online te visualiseren en te plannen. De planner repliceert elk aspect van uw projectplan, van het projecthandvest en de structuur voor het opsplitsen van projecten tot het risicoregister en de resourcekalender.
Wat is een projectplan?
Een projectplan is een cruciaal instrument voor effectief projectmanagement. Het is een leidraad voor projectmanagers, teamleden, partners, klanten en andere belanghebbenden en de sleutel om ervoor te zorgen dat alle leden samenwerken met een gemeenschappelijk doel. Elk detail van uw project wordt erin vastgelegd, zodat het soepel wordt uitgevoerd en beheersbaar is in geval van afwijkingen.
Wat is projectplanning?
Projectplanning is de tweede fase in de levenscyclus van het project. Het legt alle projectdetails vast, waaronder het schema, budget, de mijlpalen, risico's, resources, reikwijdte, vereiste resultaten en deadlines.
Waarom zijn projectplannen belangrijk?
Met een solide projectplan worden teamleden en belanghebbenden op de hoogte gebracht van alles wat nodig is voor de succesvolle voltooiing van het project. De kwaliteit wordt gecontroleerd, kritieke taken worden snel aangepakt en knelpunten worden tijdig gesignaleerd om projecten van topkwaliteit te leveren.
Wat zijn de onderdelen van een projectplan?
Als projectmanager is het laatste wat u wilt dat uw project door inefficiënte planning in de lucht blijft hangen. Het is altijd een goed idee om ruim van tevoren te plannen, en een nog beter idee om al uw planningsonderdelen te stroomlijnen om te voorkomen dat u en uw team door een rommelig project moeten navigeren. Hier volgt een lijst met primaire onderdelen die in een projectplan moeten zijn opgenomen:
- Tijdlijn
Een tijdlijn bevat de deadlines van een taak. Deze kan na overleg met de belanghebbenden worden vastgesteld. Het uitzetten van mijlpalen zorgt ervoor dat het traject van het project en de teamproductiviteit goed worden bijgehouden.
- Doelen en doelstellingen
Teams presteren beter als ze een concreet doel en doelstellingen hebben om dat doel te bereiken. Doelstellingen moeten realistisch en meetbaar zijn om snel de vereiste resultaten van topkwaliteit te kunnen behalen.
- Reikwijdte
Om de reikwijdte van het project vast te stellen, moeten de doelen, doelstellingen en tijdlijn van het project duidelijk worden gedefinieerd.
- Budget
Elk project moet binnen het toegewezen budget blijven. Houd er rekening mee dat voor verschillende projecten verschillende vereisten gelden, maar dat de procedure voor de beoordeling van menselijk kapitaal, omgeving en resources voor elk project hetzelfde blijft.
- Communicatie
Werk wordt in een hoog tempo uitgevoerd wanneer alle betrokkenen constant op de hoogte worden gehouden van projectactiviteiten en wanneer teams regelmatig verschijnen voor vergaderingen. Actieve communicatie maakt informatie voor iedereen toegankelijk, overbrugt allerlei kloven en houdt de teams op één lijn.
- Kwaliteitsbeoordeling
Stel kwaliteitsrichtlijnen op waaraan uw team zich moet houden en vervolgens spreekt uw uitstekende projectresultaat voor zich.
- Risico's
Werk samen met het team en andere belanghebbenden om inzicht te krijgen in de potentiële risico's die u kunt tegenkomen bij het voltooien van uw project.
Een projectplan opstellen
De dagen dat u pen en papier nodig had om uw plan op te schrijven zijn voorbij. Vandaag de dag kunt u online een projectplanner gebruiken. Het werkt als volgt:
01. De structuur creëren voor het opsplitsen van uw werk
Zodra de reikwijdte is gedefinieerd, deelt u deze op in beheerbare delen. In een projectplanner kunt u deze fasen eenvoudig vastleggen en volgen. De mijlpalen, afzonderlijke taken en subtaken kunnen allemaal in een paar minuten worden gemaakt.
02. Het project plannen met behulp van Gantt-grafieken
De volgende stap is het plannen van de tijdlijn van het project. Het is ook belangrijk om goed na te denken over de onderlinge afhankelijkheden tussen verschillende werkitems. En hier gaan de Gantt-grafieken een rol spelen. Gebruik deze grafieken om taken te plannen, afhankelijkheden in te stellen, het kritieke pad te analyseren en basislijnen in te stellen om deze te vergelijken met de werkelijke voortgang.
03. Resources optimaal toewijzen
Het is nu tijd om uw team en andere belanghebbenden erbij te betrekken. Het is belangrijk om werk toe te wijzen aan de juiste mensen, rekening houdend met de vaardigheden en specialisaties van uw team. Projectplanningssoftware analyseert de werkbelasting van elke gebruiker voor optimale taaktoewijzing.
04. Het geplande budget instellen
Een initieel budget voor uw werkitems is belangrijk bij de online en offline projectplanning. Stel een gepland budget vast dat u kunt vergelijken met uw werkelijke kosten en uitgaven. Stel een budgetdrempelwaarde in en houd uw uitgaven nauwkeurig bij aan de hand van budgetprognoses, EVM en geplande versus werkelijke kosten.
05. Effectieve communicatie plannen
Het grootste voordeel van virtuele tools is de grote verscheidenheid aan interactieve samenwerkingsfuncties. Zorg ervoor dat de kennis bij elke afzonderlijke belanghebbende van het project terechtkomt door regelmatige statusupdates, gesprekken en virtuele vergaderingen te plannen. Forums en feeds zorgen er ook voor dat gesprekken organisch verlopen.
Wat zijn de vijf fasen van een project?
Een project starten, haperingen vermijden en het traject ervan tot het eind begeleiden, vereist een structuur en het opsplitsen in fasen kan helpen. De vijf belangrijkste fasen van een project zijn:
1) Initiatie
Deze fase markeert het begin van een project en wordt gedefinieerd door bredere projectdoelen, doelstellingen en een tijdlijn. Teams gebruiken deze fase om het algemene doel van het project en de bedrijfswaarde ervan vast te stellen. Het is ook het moment om te bewijzen dat het eindresultaat haalbaar is, omdat dit helpt om goedkeuring voor het project door belangrijke belanghebbenden te verkrijgen.
3) Bewaking en controle
Deze fase is cruciaal omdat er veel op het spel staat en de frequente bewaking van werkprocessen heel nuttig is. Over het algemeen gaat deze fase gepaard met de uitvoeringsfase, en het team blijft werkitems bewaken om ervoor te zorgen dat de vereiste resultaten overeenkomen met de projectdoelen. Kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) en kritieke succesfactoren (CSF's) worden gebruikt om de voortgang van het project te bewaken, potentiële bedreigingen te identificeren, de voortgang te meten en eventuele wijzigingen aan te brengen. Er vinden regelmatig evaluaties plaats om ervoor te zorgen dat het project op schema ligt en problemen worden aangepakt.
2) Planning
De volgende fase is planning, waarbij het team duidelijke doelstellingen en doelen opstelt, het budget inschat, resources vrijmaakt en een concrete tijdlijn maakt. De projectmanager wijst specifieke taken en deadlines toe aan teamleden, en individuele verantwoordelijkheid wordt een belangrijk aandachtspunt. Goede communicatie tijdens vergaderingen is essentieel om ideeën te laten opborrelen, vooral als het gaat om apparatuur, de tijdsduur, het budget en de teamleden die verantwoordelijk zijn voor elke taak.
4) Uitvoering
In deze fase gebruikt het team gegevens die zijn verzameld tijdens de initiatie- en planningsfase om naar de voltooiing van het project toe te werken. Er zijn steeds vergaderingen, teamleden werken onvermoeibaar door en de projectmanager houdt toezicht op workflows.
5) Afsluiting
Dit betekent het einde van het project: dit is de fase waarin contracten worden ondertekend, producten worden vrijgegeven en vereiste resultaten zijn behaald. Het team komt samen om terug te kijken en te bespreken wat er goed ging en wat er beter had gekund om de productiviteit te verhogen en de prestaties in toekomstige projecten te verbeteren.
Wat is projectplanningssoftware?
Projectplanningssoftware helpt projectmanagers om hun projecten naar hun bestemming te leiden, zonder verstoringen in het traject. Met een scala aan intuïtieve functies zoals dashboards, widgets, Gantt-grafieken en rapporten, biedt de software een overzicht van de algehele gezondheid van het project, samen met nauwgezette tracering van werkitems.
Voordelen van online projectplanningssoftware
Project volgen
Volg de projectstatus met een online projectplanner om te zorgen voor tijdige rapportage aan het management.
Beheer van reikwijdte
Zorg voor een helder inzicht in wie wat doet, wanneer en voor hoeveel.
Planningsbeheer
Stel de juiste schema's op, zorg voor ononderbroken workflows en voltooi projecten op tijd.
Toewijzing van resources
Wijs snel taken toe, deel de juiste resources in en definieer verantwoordelijkheden.
Efficiënt werken
U hoeft niet meer alle taken te onthouden en u hoeft geen tijdige herinneringen meer in te stellen voor een hogere productiviteit.
Kwaliteitsborging
Integreer alle werkzaamheden om te zorgen voor een kwalitatief hoogstaand project voor klanten tegen lagere kosten.
Belangrijkste functies van projectplanningssoftware
Basislijnen voor projecten instellen
De prestaties van het hele project worden gemeten aan de hand van de drie uitgangspunten van het project: de reikwijdte, planning en kosten. Die vormen het fundament en worden gebruikt om te bepalen of het project op schema ligt bij de uitvoering.
De reikwijdte van projecten ontwikkelen
Het vaststellen van de reikwijdte van het project is misschien wel het belangrijkste van het projectplan en moet het volgende omvatten: zakelijke behoeften, doelstellingen, reikwijdte en de voordelen van de voltooiing van het project. Het kan worden beschouwd als een contract tussen de projectmanager en belanghebbenden, dat alleen kan worden gewijzigd met toestemming van de belanghebbenden.
Basislijnen voor projecten plannen
Zodra de vereiste resultaten van het project zijn bevestigd bij de vaststelling van de reikwijdte van het project, dienen deze te worden ontwikkeld tot een specificatie van de werkzaamheden voor alle vereiste resultaten. De reikwijdte omvat alle vereiste resultaten die moeten worden behaald voor het project en staat daarom voor al het werk dat moet worden gedaan.
Projectresources beheren
De volgende stap in uw projectplanningsproces is het uitsplitsen van het budget en andere projectresources. Dit houdt ook in dat werk optimaal wordt toegewezen aan alle teamleden, zodat niemand overwerkt raakt en iedereen voldoende taken krijgt. Deze fase werkt in combinatie met projectplanning en de twee kunnen elkaar beïnvloeden.
Het projectplan communiceren
Een belangrijk onderdeel bij het plannen van uw project is het communicatieplan. Een communicatieplan moet het volgende bevatten: wie in het project welke rapporten wil ontvangen en hoe vaak, hoe problemen en bugs worden opgevolgd, wie ze oplost, en wanneer, waar en in welke indeling projectgegevens worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft.
Stappen voor projectplanning
Elk project, groot of klein, is afgestemd op de specifieke eisen van elk bedrijf. Toch blijven de verschillende stappen die deel uitmaken van het project fundamenteel dezelfde. Hier volgt een lijst met zeven stappen die u moet volgen bij het plannen van een project:
De reikwijdte bepalen
De reikwijdte van het project is nuttig voor uw teams en bedrijf als geheel, aangezien het bepaalt wat uw actieplan zal zijn, rekening houdend met de projectdoelen en -doelstellingen die u hebt gedefinieerd. U kunt de reikwijdte vastleggen in een verklaring of document, zodat u dit kunt raadplegen wanneer het project gaat afwijken van het oorspronkelijke plan. De reikwijdte van een project helpt ook om elementen af te bakenen die niet essentieel zijn en zorgt ervoor dat de tijd wordt besteed aan het genereren van iets van waarde.
Doelen en doelstellingen bepalen
Een doel is een resultaat dat kan worden bereikt, terwijl een doelstelling de actie is die wordt uitgevoerd om dat doel te bereiken. Beide leggen de basis voor een project. Als ze duidelijk zijn, kan het project een groot succes worden, maar zo niet, dan kan het mislukken. Zorg dat uw teams op de hoogte zijn van de doelen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en wat ze moeten doen om de doelen zo snel mogelijk te verwezenlijken.
Contact leggen met uw belanghebbenden
Om het traject van een project soepel te laten verlopen, is het belangrijk om de juiste belanghebbenden te raadplegen. Dit betekent dat u de mensen ontmoet die verantwoordelijk zijn voor alles wat het project met zich meebrengt, van initiatie en planning tot uitvoering. Verzamel inzichten van verschillende professionals, omdat verschillende perspectieven heel nuttig zijn om het project bij te schaven en te laten slagen.
Samenstellen en delegeren
Als uw teams klaarstaan om te beginnen, hoeft u alleen nog taken toe te wijzen, rekening houdend met de huidige werklast, werkwijze en vaardigheden van het team. Plan vergaderingen en brainstorm over nieuwe ideeën om te zien wat werkt voor uw bedrijf en de manier waarop uw team werkt. Zodra u dit punt voorbij bent, zal er meer duidelijkheid zijn over wat er nu moet gebeuren en wat op de achtergrond kan blijven.
Budgetteren en inventief zijn
Voor elke taak is een set resources nodig die moet worden aangeschaft op het moment dat het project van start gaat. Hiervoor is een schatting van het geschikte projectbudget nodig dat alle resourcekosten kan dekken. Teamleden, apparatuur, trainingsmateriaal en andere items zijn resources die nodig zijn voor een project. Zorg dat u weet wat de taak is, of de betrokken mensen over de vereiste vaardigheden beschikken, wat het domein is, wat de grote kosten van resources zijn en of u een gelicentieerde aannemer nodig hebt die het voor u op poten kan zetten.
Uw risico's kennen
Projecten van welke aard dan ook zullen risico's met zich meebrengen. Daarom kan het bijhouden van een risicoregister nuttig zijn wanneer u verschillende mogelijkheden afweegt en de risicotolerantie van het project test. Een risicoregister is een document waarin verwachte risico's en te nemen acties voor elk risico in kaart worden gebracht. Het voortdurend volgen van de voortgang van het project en het bestuderen van analytische projectrapporten kan ook in uw voordeel werken, omdat u potentiële risico's en beperkingen kunt herkennen voordat ze een bedreiging gaan vormen.
Communiceren tot het einde
Geplande gesprekken, regelmatige updates van kanalen en wekelijkse vergaderingen moeten de norm zijn voor een soepele communicatie. Het zijn ook de toevallige ontmoetingen in de gang, de spontane werkgesprekken die urenlang doorgaan, of de eurekamomenten die u deelt via netwerkkanalen die in iets fenomenaals kunnen veranderen en het project naar grote hoogte kunnen brengen. Wat u ook doet, houd iedereen op de hoogte.
Een projectplan maken met Zoho Projects
Maak van uw projecten succesverhalen met een robuust plan van Zoho Projects. Zo kunt u aan de slag gaan:
Een nieuw project maken of een bestaande sjabloon gebruiken
Als u een nieuw project maakt, kunt u de begin- en einddatum invullen, de eigenaar toewijzen, een strikte deadline inschakelen, een beschrijving toevoegen, een team koppelen, voorkeurstabbladen inschakelen en er een privé- of openbaar project van maken. Met een projectsjabloon kunt u de vooraf ingevulde details aanpassen of u gebruikt de geselecteerde sjabloon zonder deze te wijzigen.
Budget inschakelen
Wanneer u via de instellingen de budgetschakelaar inschakelt, kunt u uw budget plannen en bijhouden, facturen voor uw klanten maken en de benodigde resources verkrijgen.
Taken en hun toegewezen personen
Na de start van uw project kunt u takenlijsten, taken en subtaken maken en hier een eigenaar aan toewijzen. U kunt ook mijlpalen maken zodat u meer vooruitgang kunt boeken in uw project als u vastloopt. Dan weet u waar u bent en wat u moet voltooien om weer op gang te komen. Laat uw teams uren registreren op roosters om te weten wie waaraan heeft gewerkt en voor hoe lang.
Rapporten
Analyseer de prestaties van uw team en de koers van uw project met maatwerk en geavanceerde rapporten zoals roosters, problemen, taken en projectrapporten. U kunt inzichten van uw team verzamelen over de gegevens en indien nodig uw project aanpassen.
Gantt-grafieken
Blijf op schema via onze Gantt-grafieken, waarmee u op de hoogte blijft van deadlines, kritieke en niet-kritieke taken, afwijkingen en elke vorm van vertraging. U kunt de duur van de taak moeiteloos aanpassen wanneer u een visuele weergave van uw werkitems in een esthetisch aantrekkelijke indeling hebt. Daar is het: uw eigen projectplan.
Eenvoudige sjablonen voor projectplanning
Sjablonen kunnen u veel tijd besparen bij het plannen van projecten, vooral als uw organisatie herhaaldelijk aan soortgelijke projecten werkt. In Zoho Projects bieden we u een onboarding-sjabloon dat u naar eigen inzicht kunt bewerken, evenals branchespecifieke sjablonen voor de bouw, softwareontwikkeling, autoproductie en andere onderdelen om uw projectplanningsproces te vereenvoudigen.
We geloven ook in het ontwikkelen van tools die uw productiviteit verhogen. In Zoho Projects kunt u zelf een geheel nieuw projectplan maken, dit opslaan als sjabloon en die vervolgens zo vaak als u wilt hergebruiken. Dit kan een eenvoudige sjabloon zijn voor het uitsplitsen van taken of een gedetailleerde kostenspecificatie, dat is helemaal aan u. Lees meer over projectsjablonen