E-mails importeren en exporteren

E-mails importeren en exporteren

In Zoho Mail kunt u e-mails importeren en exporteren (migreren naar of migreren vanuit), waarbij alle e-mails in de standaard EML-indeling wordt samengevoegd in een zipbestand.

E-mails importeren

Zoho Mail ondersteunt op twee manieren het importeren van e-mails van andere serviceproviders. 

Als u uw e-mails als EML-bestanden opslaat, kunt u gebruikmaken van EML importeren. Als de e-mails lokaal op uw systeem worden opgeslagen, kunt u ze op deze manier importeren en ze via uw Zoho Mail-account bekijken.  U kunt zipbestanden met meerdere EML-bestanden maken en importeren in Zoho Mail. De maximale grootte van het zipbestand dat kan worden geïmporteerd in Zoho Mail, is 500 MB. Als u EML-bestanden hebt die groter zijn, raden wij u aan de EML's op te splitsen in meerdere zipbestanden van 500 MB of kleiner. U kunt ook een doelmap in Zoho Mail kiezen waarin deze e-mails moeten worden geïmporteerd. 

Naast importeren via EML kunt u ook e-mails rechtstreeks vanaf de bronserver importeren met IMAP. Hiervoor moet u de naam van de bronserver, het e-mailadres en het wachtwoord van het bronaccount opgeven. 

Importeren met EML-bestanden:

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Ga naar Instellingen.
  3. Navigeer naar Importeren/exporteren
  4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu het account waarin u de e-mails wilt importeren. (Alleen als u POP-accounts hebt geconfigureerd.)
  5. Klik in het gedeelte Importeren op de knop Bestand kiezen om een bestand te kiezen dat u wilt importeren, selecteer het bestand met de e-mails dat u wilt importeren, en klik op Kiezen.
  6. Het bestand moet een EML-bestand of een zipbestand met gezipte EML-bestanden zijn.
  7. In het menu Importopties staan twee opties.
    • Als u kiest voor de optie Importeren naar de geselecteerde map, worden alle e-mails in uw bestand naar de geselecteerde map geïmporteerd, ongeacht de e-mailstructuur in het zipbestand.

      Als u wilt dat de exacte mapstructuur in het zipbestand onder een bepaalde map wordt gerepliceerd, schakelt u het selectievakje Mapstructuur in het zipbestand behouden in. Klik op Bladeren, kies de hoofdmap voor de mapstructuur en klik op OK

    • Als u Rechtstreeks naar uw account importeren kiest, wordt de mapstructuur gerepliceerd in uw mailbox.

  8. Nadat u de gewenste importoptie hebt geselecteerd, klikt u op Importeren.
  9. Het importproces wordt gestart en de e-mails verschijnen in de gekozen map. 
  10. Als het importeren van enkele e-mails niet kan worden verwerkt, ontvangt u een melding met informatie over de mislukte e-mails en de bijbehorende fouten.

Let op:

  1. Als de mappen in het zipbestand al in Zoho Mail bestaan, worden de e-mails in die map gegenereerd in de bijbehorende Zoho Mail-mappen. Als dat niet het geval is, maakt Zoho Mail de mappen zoals in het zipbestand en importeert de e-mails in de zojuist gemaakte mappen.
  2. Als u uw e-mails als PST-bestanden of EML-bestanden bewaart en ze wilt importeren in Zoho Mail, volgt u deze help-pagina voor PST-migratie en deze help-pagina voor EML-migratie.

Importeren via IMAP:

Als u uw e-mailgegevens met IMAP wilt importeren, moet u de gegevens van uw bronaccount opgeven en het importproces starten. Hierna worden de e-mails van het betreffende account op de bronserver direct geïmporteerd naar uw Zoho Mail-account. 

Controleer het volgende voordat u begint met het importeren van uw e-mails naar Zoho Mail:

  • Als de aanmeldgegevens van uw bronaccount niet worden gevalideerd ondanks dat het juiste wachtwoord is opgegeven, controleer dan of tweestapsverificatie is ingeschakeld voor uw account. Als dat het geval is, moet u een applicatiespecifiek wachtwoord genereren in uw bronaccount en dit opgeven in het wachtwoordveld. Voor instructies voor het genereren van applicatiespecifieke wachtwoorden raadpleegt u de documentatie van de desbetreffende e-mailprovider.
  • Zorg ervoor dat IMAP-toegang is ingeschakeld in uw bronaccount voor de mappen die u wilt migreren.

  • Bij sommige e-mailproviders moet u zich mogelijk aanmelden via web en de IMAP-activiteit in uw account verifiëren. Pas daarna kunt u doorgaan met het importeren van de e-mails.

Stappen voor het importeren via IMAP:

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Ga naar Instellingen. 
  3. Navigeer naar Importeren/exporteren
  4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu het account waarin u de e-mails wilt importeren. (Alleen als u POP-accounts hebt geconfigureerd.)
  5. Selecteer uw e-mailprovider uit de onderstaande opties om de specifieke instructies voor uw account te bekijken:

Gmail:

Als uw bronserver Gmail is, volgt u de onderstaande instructies:

  1. Selecteer Gmail in de beschikbare opties. 
  2. Het veld Servernaam wordt automatisch ingevuld.
  3. Voer het e-mailadres van uw Gmail-account in het veld E-mailadres in.
  4. Voer het wachtwoord van uw Gmail-account in het veld Wachtwoord in. 
  5. Klik na het invoeren van de gegevens op Verifiëren.
  6. U voert de importgegevens in de volgende stap in.
  7. Voeg bij de optie Mappenlijst uitsluiten de lijst met mappen toe die u wilt overslaan tijdens de migratie. Voer de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden uitgesloten. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
  8. Schakel onder Opties kiezen de betreffende selectievakjes in:
    • Belangrijke berichten met vlag markeren: e-mails die als belangrijk zijn gemarkeerd in Gmail, worden met een vlag gemarkeerd in Zoho Mail
    • Berichten met ster labelen: e-mails met een ster in Gmail worden gemarkeerd in Zoho Mail.
    • E-mails in Postvak IN met meer dan één label uitsluiten: in Gmail kunt u meerdere labels toevoegen aan een e-mail. Als een e-mail in uw Postvak IN van Gmail meer dan één label bevat, kunt u deze e-mails via deze optie uitsluiten. Dit zorgt ervoor dat een enkele e-mail niet te veel ruimte inneemt, omdat een e-mail met meerdere labels in Gmail meerdere keren wordt geïmporteerd.
  9. Datumbereik: als u de optie 'Alle e-mails' selecteert, worden al uw e-mails geïmporteerd, ongeacht de datum. Als u de optie 'Specifiek datumbereik' selecteert, kunt u het gewenste bereik instellen en worden alleen de e-mails geïmporteerd die binnen die periode vallen.
  10. Na het invullen van de benodigde gegevens klikt u op Toevoegen.
  11. Klik op de optie Details weergeven en klik op de knop Starten voor de betreffende migratie om het importeren te starten.
  12. Wanneer het importeren is voltooid, kunt u bekijken hoeveel e-mails er zijn verwerkt en hoeveel er zijn mislukt. 
  13. Wanneer u op het totale aantal klikt voor de betreffende import, worden de mapgegevens voor die import weergegeven.
  14. U kunt de reden bekijken waarom het importeren van bepaalde e-mails is mislukt door op het getal voor Mislukt te klikken.
  15. U kunt uitvoerige foutgegevens, zoals de e-mails die niet konden worden geïmporteerd in uw Zoho Mail-account, bekijken door te klikken op de optie Foutgegevens weergeven.

Office 365:

Als uw bronserver Office 365 is, volgt u de onderstaande instructies:

  1. Selecteer Office 365 in de beschikbare opties.
  2. Het veld Servernaam wordt automatisch ingevuld.
  3. Voer het e-mailadres van uw Office 365-account in het veld E-mailadres in.
  4. Voer het wachtwoord van uw Office 365-account in het veld Wachtwoord in. 
  5. Klik na het invoeren van de gegevens op Verifiëren.
  6. U voert de importgegevens in de volgende stap in.
  7. Bij de optie E-mails importeren uit kunt u kiezen tussen Alle mappen of Specifieke mappen
    • Als u kiest voor Alle mappen, kunt u ervoor kiezen bepaalde mappen tijdens de migratie over te slaan met behulp van de optie Mappenlijst uitsluiten.
    • Voer de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden uitgesloten. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
    • Als u kiest voor de optie Specifieke mappen, kunt u opgeven welke mappen moeten worden opgenomen in de Mappenlijst opnemen. 
    • Voer in de Mappenlijst opnemen de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden opgenomen. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
  8. Datumbereik: als u de optie 'Alle e-mails' selecteert, worden al uw e-mails geïmporteerd, ongeacht de datum. Als u de optie 'Specifiek datumbereik' selecteert, kunt u het gewenste bereik instellen en worden alleen de e-mails geïmporteerd die binnen die periode vallen.
  9. Na het invullen van de benodigde gegevens klikt u op Toevoegen.
  10. Klik op de optie Details weergeven en klik op de knop Starten voor de betreffende migratie om het importeren te starten.
  11. Wanneer het importeren is voltooid, kunt u bekijken hoeveel e-mails er zijn verwerkt en hoeveel er zijn mislukt. 
  12. Wanneer u op het totale aantal klikt voor de betreffende import, worden de mapgegevens voor die import weergegeven.
  13. U kunt de reden bekijken waarom het importeren van bepaalde e-mails is mislukt door op het getal voor Mislukt te klikken.
  14. U kunt uitvoerige foutgegevens, zoals de e-mails die niet konden worden geïmporteerd in uw Zoho Mail-account, bekijken door te klikken op de optie Foutgegevens weergeven.

Andere e-mailproviders

Als uw bronserver een andere e-mailprovider dan Gmail of Office 365 is, volgt u de onderstaande instructies:

  1. Selecteer Overig in de beschikbare opties.
  2. Voer de servernaam van uw bronaccount in het veld Servernaam in.
  3. Voer het e-mailadres van uw bronaccount in het veld E-mailadres in.
  4. Voer het wachtwoord van uw bronaccount in het veld Wachtwoord in. 
  5. Klik na het invoeren van de gegevens op Verifiëren.
  6. U voert de importgegevens in de volgende stap in.
  7. Bij de optie E-mails importeren uit kunt u kiezen tussen Alle mappen of Specifieke mappen
    • Als u kiest voor Alle mappen, kunt u ervoor kiezen bepaalde mappen tijdens de migratie over te slaan met behulp van de optie Mappenlijst uitsluiten.
    • Voer de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden uitgesloten. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
    • Als u kiest voor de optie Specifieke mappen, kunt u opgeven welke mappen moeten worden opgenomen in de Mappenlijst opnemen. 
    • Voer in de Mappenlijst opnemen de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden opgenomen. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
  8. Datumbereik: als u de optie 'Alle e-mails' selecteert, worden al uw e-mails geïmporteerd, ongeacht de datum. Als u de optie 'Specifiek datumbereik' selecteert, kunt u het gewenste bereik instellen en worden alleen de e-mails geïmporteerd die binnen die periode vallen.
  9. Na het invullen van de benodigde gegevens klikt u op Toevoegen.
  10. Klik op de optie Details weergeven en klik op de knop Starten voor de betreffende migratie om het importeren te starten.
  11. Wanneer het importeren is voltooid, kunt u bekijken hoeveel e-mails er zijn verwerkt en hoeveel er zijn mislukt. 
  12. Wanneer u op het totale aantal klikt voor de betreffende import, worden de mapgegevens voor die import weergegeven.
  13. U kunt de reden bekijken waarom het importeren van bepaalde e-mails is mislukt door op het getal voor Mislukt te klikken.
  14. U kunt uitvoerige foutgegevens, zoals de e-mails die niet konden worden geïmporteerd in uw Zoho Mail-account, bekijken door te klikken op de optie Foutgegevens weergeven.

Conventie voor vermelding van mappen:

  • Wanneer u een bepaalde bovenliggende map (bijv. Rapporten) wilt vermelden, voert u deze in als "Rapporten".
  • Wanneer er meerdere submappen onder Rapporten staan en u alle submappen wilt vermelden, voert u deze in als "Rapporten/*".
  • Wanneer er een submap onder Rapporten staat die 2016 heet, en u deze specifieke submap wilt vermelden, voert u deze in als "Rapporten/2016". 
  • Als u alle submappen onder het Postvak IN, alleen de map Marketing zonder submappen en een bepaalde submap (2012) onder de map Sales-rapporten wilt vermelden, moet u de mappenlijst als volgt invoeren: "Postvak IN/*", "Marketing", "Sales-rapporten/2012".

 E-mails exporteren

U kunt ook de e-mails van uw Zoho Mail-account in EML-indeling exporteren om ze lokaal of als back-up op te slaan. U kunt alle e-mails in een map exporteren, of de e-mails van een specifieke periode of de laatste paar maanden tot maximaal 1 jaar.

Stappen voor het exporteren van e-mails vanuit Zoho Mail/andere geconfigureerde e-mailaccounts:

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Ga naar Instellingen.
  3. Navigeer naar Importeren/exporteren
  4. Kies in het gedeelte Exporteren de map waaruit u e-mails wilt exporteren.
    1. Selecteer de duur (in maanden) in de vervolgkeuzelijst.
    2. U kunt ook het datumbereik selecteren waarvoor u e-mails wilt exporteren.
    3. U kunt ook de hele map exporteren door Alle e-mails in de map exporteren te kiezen.
  5. Klik op Exporteren.
  6. Het exportproces begint voor de e-mails in een betreffende map op basis van de parameters die u hebt ingesteld.
  7. Na enige tijd ontvangt u een e-mail met een link om de geëxporteerde e-mails als een zipbestand te downloaden.
  8. De e-mail wordt verzonden naar hetzelfde account waaruit u de e-mails exporteert.
  9. Zorg ervoor dat u de link vanuit uw webmail opent en bent aangemeld bij uw Zoho-account. 

Let op:

Als u een datumbereik of specifieke maanden voor e-mails in een map selecteert, is het handig om te controleren of er e-mails in die map staan die binnen het opgegeven datumbereik vallen. U kunt de zoekfunctie gebruiken om dit te controleren voordat u de export start.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com