Mappen delen
Door mappen te delen kunt u een volledige map met e-mails delen met de medewerkers van uw bedrijf. De gebruikers met wie u de map hebt gedeeld, kunnen de e-mails bekijken en erop reageren.
Alleen de aangepaste mappen kunnen worden gedeeld. De optie voor het delen van mappen is niet beschikbaar voor de ingebouwde mappen. Er zijn drie machtigingsniveaus beschikbaar bij het delen van aangepaste mappen.
Het delen van mappen werkt als volgt:
U kunt de aangepaste mappen die door u zijn gemaakt, delen met andere gebruikers in uw bedrijf.
- Klik met de rechtermuisknop op een aangepaste map en selecteer de optie 'Map delen'.
- Typ in het dialoogvenster dat wordt weergegeven de eerste paar letters van de naam van de persoon met wie u de map wilt delen.
- Kies de medewerkers van het bedrijf met wie u de map wilt delen.
- Selecteer de machtiging voor elke gebruiker. De deelmachtigingen zijn:
- Gelezen
- Schrijven
- Delegeren
- Klik op Delen om de andere gebruikers een uitnodiging te sturen voor uw gedeelde mappen.
Als u gebruikers uitnodigt, krijgen zij een melding over de gedeelde map. Gebruikers kunnen de gedeelde map accepteren of weigeren, op basis van hun voorkeuren.
Wanneer ze de uitnodiging hebben geaccepteerd, wordt uw map weergegeven in hun gedeelte 'Gedeeld met mij'.
Er kan nu worden samengewerkt aan de e-mails in de map. U of een van de medewerkers met wie de map is gedeeld, kan reageren op e-mails in de gedeelde map. Alle medewerkers worden geïnformeerd over de opmerkingen. U kunt filters configureren om sommige e-mails automatisch naar de gedeelde map te verplaatsen. Hierdoor worden nieuwe e-mails die voldoen aan de voorwaarden van het filter, verplaatst naar de gedeelde map en automatisch met de andere gebruikers gedeeld. U kunt e-mails ook handmatig verplaatsen naar de gedeelde map.
U kunt nu ook de e-mails in de gedeelde map afzonderlijk delen. Andere gebruikers kunnen echter geen e-mails verplaatsen naar deze gedeelde map.
Delen als alleen-lezen:
Wanneer u een map deelt met de machtiging Lezen, kan de andere gebruiker de e-mails in de map alleen maar lezen en er opmerkingen aan toevoegen. De e-mails worden echter niet gemarkeerd als gelezen, zelfs niet als de gebruiker de e-mails heeft gelezen.
Delen met machtiging Schrijven
Wanneer u een map deelt met de machtiging Schrijven, kunnen gebruikers e-mails lezen en er commentaar op geven, en geldt het volgende:
- Ze kunnen een vlag toevoegen aan de e-mail.
- De e-mail wordt gemarkeerd als gelezen.
- Vlaggen worden ook gedeeld en zijn zichtbaar voor alle medewerkers.
Let op:
- Mappen die met u zijn gedeeld, kunnen worden bekeken op alle IMAP-bureaubladclients (Outlook, Mac Mail, Thunderbird, Spark) en op systeemeigen e-mail-apps in Android en iPhone.
- De Thunderbird IMAP-client ondersteunt ook het delen van mappen van de client met de machtiging Lezen en de machtiging Schrijven. Meer informatie.
Gedelegeerde mappen:
Wanneer u een map delegeert, kunt u een verzendadres kiezen in uw account als u de map deelt. De gebruiker kan de e-mails lezen, er commentaar op geven en er verder op reageren of de e-mails beantwoorden namens u. Delegeren is de gebruiker met een gekozen e-mailadres toestaan namens u te reageren op de e-mails in de map.