Archiveringsproces

Als u oudere e-mails archiveert, hebt u een overzichtelijke inbox. Zoho Mail archiveert de e-mails op basis van het Archiveringsbeleid dat is geconfigureerd in uw Instellingen. Wanneer berichten worden gearchiveerd, worden ze opgeslagen in dezelfde map en kunnen ze worden bekeken door te klikken op de optie View Archived op de menuknop.

Gearchiveerde berichten worden niet beschikbaar gemaakt voor IMAP-clients en nieuwe POP-clients. U kunt geselecteerde afzonderlijke berichten of mappen handmatig archiveren. Let op: het archiveren van e-mails heeft geen invloed op de opslag die wordt gebruikt door uw postvak of mappen.

Meer informatie over het handmatig archiveren van berichten en archiefmappen is beschikbaar op de Help-pagina Archiveren.

Standaardarchiveringsbeleid

Het standaard archiefbeleid wordt toegepast op alle mappen in uw inbox en kan niet worden gewijzigd. U kunt dit als volgt bekijken:

1. Meld u aan bij uw Zoho Mail-account
2. Klik op Instellingen >> Archiveringsbeleid
3. De standaardwaarden van het beleid worden weergegeven.
   
4. U kunt het standaardbeleid niet wijzigen. U kunt echter aangepaste archiveringsbeleidsregels maken en deze toepassen op uw mappen.

Aangepast archiveringsbeleid

U kunt aangepast archiveringsbeleid maken op basis van bepaalde archiefvoorwaarden zoals tijdsperiode, het aantal of de grootte van de e-mails.

1. Meld u aan bij Zoho Mail.
2. Ga naar Instellingen >> Archiveringsbeleid.
3. Klik op het pictogram Add naast Custom Policies om een nieuw beleid met aangepaste waarden te maken.
   
4. Geef een naam op voor uw aangepaste beleid.
5. Selecteer een geschikte archiveringsvoorwaarde uit de beschikbare opties:
   1. Emails older than _ months
      Kies deze optie om e-mails te archiveren die u vóór een 'x' aantal maanden hebt ontvangen, waarbij x het gekozen aantal is.
   2. Emails except the latest _ messages
      Deze optie is om e-mails te archiveren op basis van het aantal. U kunt ervoor kiezen om een 'x' aantal berichten te bewaren dat onlangs in een map is terechtgekomen en de rest van de e-mails te archiveren.
   3. Email size exceeds _ MB & older than _ days
      Deze optie is om e-mail te archiveren op basis van de grootte en periode. U kunt ervoor kiezen om e-mails te archiveren die groter zijn dan de opgegeven limiet voor grootte en ouder zijn dan een x aantal dagen.
      
6. Nadat u uw archiveringsvoorwaarde hebt gekozen, klikt u op Create.
7. Zodra u klaar bent, klikt u op Add Folder om de mappen te selecteren die u aan dit aangepaste beleid wilt koppelen.
   

U kunt ervoor kiezen om de ongelezen/gemarkeerde berichten niet te archiveren door de selectievakjes onder de archiveringsvoorwaarden in te schakelen.

Beleid om niet te archiveren

U kunt voor een bepaalde map het beleid Do not Archive kiezen om de map uit te sluiten van archiveren.

1. Meld u aan bij uw Zoho Mail-account.
2. Ga naar Instellingen > Archiveringsbeleid
3. Klik op Do not Archive.
   
4. Klik op Add folder en selecteer de relevante mappen om het beleid Do not Archive toe te passen.
5. Klik op Apply.