Zoho Mail - Archiveringsbeleid

Opties voor automatisch archiveren

 Archiveringsproces

Zoho Mail archiveert de e-mails op basis van het geconfigureerde archiveringsbeleid, voor betere prestaties van e-mailclients en om de gebruikers te helpen een georganiseerd postvak te hebben. Wanneer berichten worden gearchiveerd, worden ze in dezelfde map opgeslagen en kunnen ze vanuit de archiefweergaven worden bekeken.  Gearchiveerde berichten worden niet beschikbaar gemaakt voor IMAP-clients en nieuwe POP-clients. U kunt geselecteerde afzonderlijke berichten of mappen handmatig archiveren.

Het archiveren van e-mails heeft geen invloed op de opslag die wordt gebruikt door uw postvak of mappen. 

Meer informatie over het handmatig archiveren van berichten en archiefmappen is beschikbaar op de Help-pagina Archiveren

 Standaardarchiveringsbeleid

Wanneer een nieuwe map wordt aangemaakt, wordt het standaardbeleid toegepast op de map. Op alle mappen, tenzij er alternatieve opties worden toegepast, wordt het standaardbeleid toegepast.

  1. Meld u aan bij mail.zoho.com
  2. Klik op Settings. » Archive Policy
  3. U kunt de standaardwaarden van het beleid bekijken. 
  4. U kunt het standaardbeleid niet wijzigen, maar wel aangepaste beleidsregels maken en toepassen op de verschillende mappen. 

 Aangepast archiveringsbeleid

U kunt aangepast archiveringsbeleid definiëren op basis van de duur van de berichten, het aantal of de grootte van de e-mails. 

  1. Meld u aan bij Zoho Mail
  2. Klik op Settings » Archive Policy
  3. Klik op de optie Create New om nieuw beleid met aangepaste waarden te maken
  4. Geef een betekenisvolle naam op voor het aangepaste beleid dat wordt gemaakt.
  5. Selecteer een van de beschikbare opties op basis van uw vereisten.
    1. Archive Messages older than _ months
      De optie om e-mails te archiveren op basis van de leeftijd van de e-mails. Hiermee worden de e-mails gearchiveerd die ‘x’ maanden geleden zijn ontvangen, waarbij ‘x’ het gekozen aantal is. 
    2. Archive all messages, but the most recent _ messages
      De optie om berichten te archiveren op basis van aantal. U kunt ervoor kiezen om een 'x' aantal berichten te bewaren dat onlangs in de map is terechtgekomen en de rest van de e-mails te archiveren. 
    3. Individual message size exceeds _ MB and older than _ days.
      De optie om berichten te archiveren op basis van grootte en leeftijd. Wanneer een e-mailbericht dat is binnengekomen, groter is dan de opgegeven grootte en ouder is dan 'x’ dagen, wordt het gearchiveerd. 
  6. Nadat u het beleid hebt toegevoegd, kunt u de mappen kiezen waarop u het gemaakte, aangepaste beleid wilt toepassen. 

U kunt ervoor kiezen om de ongelezen/gemarkeerde berichten niet te archiveren door de selectievakjes onder de opties in te schakelen. 

 Beleid toepassen op een map

Nadat u het beleid hebt gemaakt, klikt u op Apply policy for Folder om het beleid op een map toe te passen.

  1. Meld u aan bij Zoho Mail
  2. Klik op Settings » Archive Policy
  3. Klik op Apply naast het relevante beleid.
  4. U kunt kiezen hoe u het beleid wilt toepassen:
    • For alle folders: het geselecteerde beleid wordt toegepast op al uw e-mailmappen.
    • For selected folders: het geselecteerde beleid wordt toegepast op de mappen die u kiest. Klik op Add folders en selecteer alle vereiste mappen.
  5. Klik op Apply.

 Beleid om niet te archiveren

U kunt voor een bepaalde map het beleid Do not archive kiezen om de map uit te sluiten van archiveren. 

  1. Meld u aan bij Zoho Mail
  2. Klik op Settings » Archive Policy
  3. Klik op Apply naast Do not Archive.
  4. Klik op Add folder en selecteer de relevante mappen om het dialoogvenster Do not Archive toe te passen.
  5. Klik op Apply

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com