Wachtwoordbeleid voor een veilig bedrijf

De beheerders van uw bedrijf kunnen een reeks regels definiëren voor de manier waarop een gebruiker een wachtwoord moet maken voor diens maatwerk e-mailadres om het e-mailaccount te beveiligen. Door een wachtwoordbeleid in te stellen, kunt u gebruikers verplicht stellen een sterk wachtwoord te gebruiken en ervoor zorgen dat uw account veilig blijft.

Wachtwoordbeleid configureren

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin-console
2. Ga in het linkerdeelvenster naar Beveiliging en naleving.
3. Klik op Security en ga naar Password Policy
4. Geef in de sectie Password Policy de waarden voor de betreffende velden op. U kunt er ook voor kiezen om een melding over het verlopen van het wachtwoord naar de gebruikers te sturen en hen eraan te herinneren hun wachtwoorden te wijzigen door de optie Send password expiry notification to users aan te vinken.
5. Als u klaar bent, klikt u op Bijwerken.
   

U kunt ook de bewerkingen die u hebt uitgevoerd met de vorige instelling terugzetten door op Reset te klikken en terug te gaan naar de oorspronkelijke configuratie die Zoho Mail als standaard heeft ingesteld door op Reset To Default te klikken.

Regels die u kunt instellen onder wachtwoordbeleid

Minimale wachtwoordlengte

U kunt de minimumlengte van de wachtwoorden van uw organisatieleden instellen in de parameter. Zodra u de minimumlengte hebt ingesteld, moeten gebruikers de volgende keer dat ze hun wachtwoord wijzigen een wachtwoord kiezen met het minimumaantal tekens dat in het beleid is gekozen. Standaard is de minimumlengte voor wachtwoorden acht tekens.

U kunt het minimumaantal zelfs verhogen, bijvoorbeeld als u wilt dat gebruikers een wachtwoordzin gebruiken in plaats van een wachtwoord, maar niet minder dan acht tekens gebruiken.

Minimumaantal wachtwoorden in geschiedenis

Dit zorgt ervoor dat gebruikers hun vorige wachtwoorden niet opnieuw kunnen gebruiken. Wanneer dezelfde wachtwoorden meermaals gebruikt worden, kunnen wachtwoorden gemakkelijk door anderen worden geraden. De optimale waarde voor het minimumaantal wachtwoorden dat niet mag worden herhaald is 3. Als u de waarde 3 opgeeft, kunnen gebruikers de vorige 3 gebruikte wachtwoorden niet opnieuw gebruiken.

Minimumaantal speciale tekens

Naast het criterium voor gemengde wachtwoorden kan de beheerder ook een voorwaarde opgeven voor het minimumaantal speciale tekens ($, #, ^, @ enz.) in het wachtwoord. Het optimale aantal speciale tekens is één of twee.

Minimum number of Numeric Characters

Net als het aantal speciale tekens, kan een beheerder ook het minimumaantal numerieke tekens (0-9) in het wachtwoord opgeven. Het optimale aantal numerieke tekens is één of twee.

Vervalperiode wachtwoord (dagen)/Duur van wachtwoord

De wachtwoorden kunnen zo worden ingesteld dat ze periodiek verlopen, waarbij gebruikers hun wachtwoorden na een bepaald aantal dagen moeten wijzigen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers hun wachtwoorden regelmatig wijzigen. Het wachtwoord van elke gebruiker verloopt automatisch na een bepaald aantal dagen vanaf de datum waarop het wachtwoord is gewijzigd. Wanneer u het beleid voor de eerste keer instelt, zal het beleid ingaan vanaf de vorige datum waarop het wachtwoord is gewijzigd en niet vanaf de datum waarop het beleid is ingesteld.

Bijv.: als u wilt afdwingen dat alle gebruikers hun wachtwoord wijzigen, kunt u de vervalperiode instellen op '1' dag, zodat ze allemaal bij de volgende aanmelding hun wachtwoord moeten wijzigen. Zorg er echter voor dat u het beleid daarna onmiddellijk weer wijzigt, anders wordt de gebruiker elke dag bij een aanmelding gevraagd het wachtwoord te wijzigen.

De optimale waarde voor het verlopen van het wachtwoord is 30 tot 45 dagen.

Aanbevolen procedures voor wachtwoorden

Zorg er in het algemeen voor dat, naast het instellen van een wachtwoordbeleid, uw gebruikers de volgende best practices volgen.

• Gebruik nooit dezelfde wachtwoorden opnieuw
• Gebruik passphrases in plaats van wachtwoorden
• Deel de wachtwoorden met niemand
• Schrijf de wachtwoorden niet op
• Als u een goed te onthouden maar sterk wachtwoord wilt hebben, kunt u een goed te onthouden wachtwoordzin gebruiken en alfabetische tekens verwisselen met soortgelijke cijfers of symbolen (gebruik bijvoorbeeld '0' in plaats van 'O', '@' in plaats van 'a' enzovoort).
• Zorg ervoor dat u zich bij uw accounts afmeldt aan het einde van de dag
• Sla uw wachtwoorden niet op in browsers
• Geef nooit uw wachtwoorden in telefoongesprekken of e-mails
• Meld u niet aan bij uw account op openbare computers als iets er verdacht uitziet