Bedrijfsinstellingen - configuratiescherm van Zoho Mail

Bedrijfsinstellingen

De beheerder kan bedrijfsbrede parameters controleren onder Organization Settings. De bedrijfsbrede instellingen voor uitgaande e-mails, zoals het toevoegen van een domaindisclaimer en domeinsleutels, zijn ook beschikbaar onder bedrijfsinstellingen.  

Bedrijfscontactpersonen synchroniseren voor EAS

Wanneer gebruikers of groepen worden gemaakt in een bedrijf, worden hun e-mailadressen en gegevens in hun Exchange-account automatisch toegevoegd aan de bedrijfscontactpersonen of het algemene adresboek. Deze e-mailadressen worden automatisch weergegeven, bij automatisch invullen en in hun adresboek, wanneer gebruikers e-mails opstellen. 

Wanneer de contacten van de gebruiker worden gesynchroniseerd via Active Sync, worden de contacten van het bedrijf ook gesynchroniseerd op de apparaten.  De beheerder kan ervoor kiezen het synchroniseren van bedrijfscontacten in of uit te schakelen voor mobiele Active Sync. 

  1. Aanmelden bij het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Klik op Control Panel, kies Organization Settings en selecteer General
  3. Selecteer Enable/ Disable voor Sync Org Contacts for EAS om de bedrijfscontactpersonen te synchroniseren op mobiele apparaten van gebruikers. 

De bedrijfscontactpersonen of het algemene adresboek is beschikbaar voor de contactpersonen van mobiele apparaten voor de gebruikers als de instelling is ingeschakeld. Anders kunnen de gebruikers alleen de persoonlijke contacten synchroniseren via mobiele Exchange Active Sync. 

​​Spamfilters

De spamfilters in Zoho Mail analyseren de e-mails op verschillende niveaus. Er zijn enkele universele zwarte lijsten, op basis waarvan bepaalde IP-adressen en bepaalde inhoud worden geclassificeerd als spam. Een e-mail kan als spam worden geclassificeerd als het komt vanaf een IP-adres op de zwarte lijst, als het een vervalst e-maildomein lijkt, of als de inhoud van de e-mail overeenkomt met phishing- of spampatronen. De filters zijn er om uw account te beveiligen en om spam te bestrijden. 

De beheerder kan echter kiezen welk spamfilterniveau vereist is voor het gehele bedrijf. Er zijn verschillende niveaus voor spamcontrole beschikbaar waaruit u kunt kiezen. U kunt de spamclassificatie volledig uitschakelen of instellen op andere tussenniveaus.

  • Off - spamfilters zijn uitgeschakeld voor alle gebruikers van het bedrijf en alle e-mails worden afgeleverd in de map Postvak IN.
  • Content only - alleen de inhoud van de e-mail wordt gebruikt voor spamverwerking. Het IP-adres van herkomst of de afzenders worden niet gebruikt voor spamverwerking. Ook zal de SPF-validatie niet worden uitgevoerd en het filteren van spam zal uitsluitend plaatsvinden op basis van de inhoud van de e-mails. De e-mail wordt alleen verplaatst naar spam als de inhoud wordt beschouwd als spam. De inhoud van de e-mail wordt niet gecontroleerd op spam.
  • Sender only - de afzender, het domein en het IP-adres van herkomst van de e-mail worden gecontroleerd in de aangepaste zwarte lijsten van onze anti-spamfilters en op basis daarvan wordt de e-mail geclassificeerd als spam of niet-spam. In dit geval zal, zelfs als SPF-validatie mislukt voor de afzender, de e-mail worden gemarkeerd als niet-spam. 
  • Sender and Headers - de e-mails worden geclassificeerd als spam op basis van afzender, SPF/domeinsleutelvalidatie en op basis van de gegevens in de e-mailkopteksten. Ook wordt de zwarte lijst met IP-adressen gecontroleerd. De inhoud van de e-mail wordt niet gecontroleerd op spam.
  • Complete - de e-mails worden verwerkt voor spam, volgens de normale routines en de e-mails worden geclassificeerd als spam of niet-spam door onze spamfilters.

Selecteer de gewenste optie in de lijst en klik op Save.

Gewenste weergavenaam en e-mailindeling

In de bedrijfsinstellingen kunt u de gewenste indeling voor weergave van een gebruikersnaam kiezen en de indeling waarin u het e-mailadres wilt maken. 

Indeling naamweergave: 

  • Als u de voornaam wilt weergeven, gevolgd door de achternaam, selecteert u de optie First Name, Last Name.
  • Als u de achternaam wilt weergeven, gevolgd door de voornaam, selecteert u de optie Last Name, First Name.

Selecteer een van de beschikbare opties en klik op Save.

De namen van de gebruikers van uw bedrijf worden weergegeven in de gewenste volgorde in het gedeelte User Details.

Gewenste e-mailindeling: 

Als u de voornaam en achternaam invoert in het gedeelte User Details, wordt er automatisch een e-mailadres ingevuld in het e-mailadres-veld op basis van de gewenste indeling.

Deze indeling wordt ook aangehouden als u gebruikersgegevens importeert in uw bedrijfsaccount. Als de velden First name en Last Name worden gegeven, maar het veld Username wordt niet gegeven, wordt een e-mailadres gemaakt voor elke gebruiker op basis van de gegeven indeling.

Ga naar Org Settings > General > Preferred Email Format, geef uw voorkeuren op voor de drie velden in de vervolgkeuzelijsten en klik op Save.

Catch-all-account

‘Catch All'-account verwijst naar een algemeen account of postvak dat, zoals de naam al doet vermoeden, alle e-mails opvangt die worden verzonden naar niet-bestaande e-mailadressen van het domein. Over het algemeen kan een catch-all-account worden gebruikt om de e-mails op te vangen waarin de e-mailadressen van ontvangers verkeerd zijn gespeld. Als een catch-all-account is geconfigureerd, worden e-mails die zijn verzonden naar elk verkeerde e-mailadres dat gerelateerd is aan het domein, niet teruggestuurd. Zelfs de e-mails naar 'niet-bestaande' of 'ongeldige' e-mailadressen van het domein worden afgeleverd aan het geconfigureerde catch-all-account. ‘Catch-All’helpt bovendien bij het ontmoedigen van spammails die worden verzonden met de brute-force-methode, door de e-mails die zijn afgeleverd en teruggestuurd bij te houden, en de geldige en ongeldige e-mailadressen van een domein te classificeren.

Als een e-mail bijvoorbeeld is geadresseerd aan abc_d@uwdomein.com in plaats van abc.d@uwdomein.com, wordt de e-mail niet teruggestuurd. De e-mail wordt afgeleverd in het catch-all-postvak. De beheerder of gebruiker van het catch-all-account kan de e-mail eenvoudig valideren en naar abc.d@uwdomein.com sturen.

Stappen om het e-mailadres van een catch-all-account te configureren:

U kunt een bestaand account configureren als catch-all-account in Zoho Mail. Als u een exclusief account wilt maken, maakt u een account in het gedeelte User Details en gaat u verder met de onderstaande stappen. 

  1. Aanmelden bij https://www.zoho.com/mail
  2. Klik op Control Panel, selecteer Org Settings en kies Catch All.
  3. Klik op Add Catch All.
  4. Selecteer het domein in de vervolgkeuzelijst.
  5. Geef het bedrijfsaccount op dat u wilt toevoegen als het catch-all-adres.

Als u beschikt over meerdere domeinen, herhaalt u de stappen voor elk domein. U kunt hetzelfde account configureren als een catch-all-account voor alle domeinen. 

E-mailmelding

Standaard worden alle waarschuwingen van de server met betrekking tot het bedrijf verzonden naar het account van de hoofdbeheerder dat is geregistreerd bij Zoho. In een bedrijfsconfiguratie kan het nodig zijn dat de waarschuwingen worden verzonden naar een ander e-mailadres zonder het account van de hoofdbeheerder te wijzigen. Dit kan worden geconfigureerd in dit gedeelte. 

U kunt verschillende e-mailadressen configureren voor meldingen aan elk domein. 

Stappen om een e-mailmelding-adres te configureren:

Als u een e-mailadres wilt configureren als e-mailmelding-adres, moet u het al hebben ingesteld als een domeingebaseerd account in Zoho Mail. 

  1. Aanmelden bij https://www.zoho.com/mail
  2. Klik op Control Panel, selecteer Org Settings en kies Notification.
  3. Klik op Add Notification.
  4. Selecteer het domein in de vervolgkeuzelijst.
  5. Geef het bedrijfsaccount op dat u wilt toevoegen als het meldingsadres.

Als u beschikt over meerdere domeinen, moet u dezelfde stappen herhalen voor alle domeinen, aangezien een melding domeinspecifiek kan zijn. U kunt wel hetzelfde account instellen als e-mailmelding-adres voor alle domeinen. Als er geen e-mailmelding-adres is opgegeven, worden de e-mailmeldingen standaard verzonden naar het e-mailadres van de hoofdbeheerder.

S/MIME

Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) zorgt voor authenticiteit en bescherming van uw e-mails in de vorm van digitale handtekeningen en versleuteling van e-mailinhoud. S/MIME is gebaseerd op asymmetrische cryptografie en maakt gebruik van openbare en persoonlijke sleutels om uw e-mails digitaal te ondertekenen of te versleutelen. 

Digitale handtekening - de e-mail verzonden door een gebruiker is digitaal ondertekend met de persoonlijke sleutel van de gebruiker. Dit verleent uw e-mails authenticiteit en bewijst dat u de eigenaar bent.

E-mailversleuteling - de inhoud van de e-mails wordt versleuteld met behulp van de openbare sleutel van de gebruiker, zodat de e-mails alleen worden gelezen door geautoriseerde personen die beschikken over uw openbare sleutel.

S/MIME inschakelen 

  1. Aanmelden bij het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Navigeer naar Control Panel >> Organization Settings >> General.
  3. Gebruik de S/MIME ON/OFF-schakelaar om S/MIME in te schakelen voor uw bedrijf. 

S/MIME zal worden ingeschakeld voor uw bedrijf. U kunt het selectievakje Allow users to upload their own certificates naast de schakelaar inschakelen als u wilt dat uw gebruikers hun eigen certificaten uploaden.

Gebruikersspecifieke certificaten toevoegen

Beheerders en hoofdbeheerders kunnen S/MIME-certificaten toevoegen voor gebruikers vanuit het configuratiescherm. 

  1. Aanmelden bij mailadmin.zoho.com.
  2. Navigeer naar Control Panel >> Mail Accounts.
  3. Klik in de gebruikerslijst op de gebruiker voor wie u certificaten wilt uploaden.
  4. Klik onder het gedeelte S/MIME op Add om een certificaat voor de gebruiker te uploaden.
  5. Selecteer het bijbehorende e-mailadres uit de vervolgkeuzelijst, upload het certificaat en voer het wachtwoord in.
  6. Klik op Upload.

Het geselecteerde certificaat wordt geüpload voor het opgegeven e-mailadres van de gebruiker. In totaal kunnen er 5 certificaten worden geüpload voor één bepaald e-mailadres. Er is steeds één certificaat actief.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com