Aangepaste groepsinstellingen - geavanceerde opties

Groepsinstellingen aanpassen

De groepsconfiguraties kunnen worden aangepast met behulp van geavanceerde instellingen nadat de groep is gemaakt. De geavanceerde opties zijn onder andere het wijzigen van de groepstypen, het wijzigen van rollen van groepsleden, het beheren van e-mail, enzovoort.

Groepsweergave

U kunt een lijst weergeven van alle groepen die zijn gemaakt in uw bedrijf, door u aan te melden op mailadmin.zoho.com en naar het gedeelte Groups te gaan. U kunt het menu Groups ook openen via deze link.

Met de zoekwerkbalk rechtsboven op de pagina Groups kunt u specifiek naar groepen zoeken.

Als u meerdere domeinen hebt geconfigureerd voor uw bedrijf, ziet u een filteroptie naast de zoekwerkbalk. Klik op de vervolgkeuzelijst naast het filterpictogram om de weergegeven domeinen te bekijken. U kunt op elk domein klikken om de betreffende groepen te bekijken.

Opties groepsweergave

De groepsweergave-pagina bevat veel opties waarmee u eenvoudig bepaalde functies kunt uitvoeren voor groepen. U kunt nieuwe groepen toevoegen, groepsgegevens exporteren, e-mailbeleid toepassen en groepen verwijderen.

Let op:

  • De geëxporteerde groepsgegevens worden opgeslagen als CSV-bestand. Tijdens het exporteren kunt u het CSV-bestand met een wachtwoord versleutelen door het selectievakje Encrypt with Password in te schakelen in het pop-upvenster Password Encryption.
  • Het CSV-bestand wordt geëxporteerd als een zipbestand. U moet het geëxporteerde bestand uitpakken om het CSV-bestand te openen.

Add Group:

U kunt met de optie Add Group groepen toevoegen aan het bedrijf. U kunt de groepsgegevens kiezen en de groep toevoegen.

Export Group(s):

Met de optie Export Groups(s) op de groepsweergave-pagina kunt u groepsgegevens exporteren. In het exportmenu vindt u drie opties.

  1. Als u op Export Group klikt, worden alle groepen die aan uw bedrijf zijn gekoppeld, als CSV-bestand geëxporteerd.
  2. Als u met het selectievakje bepaalde groepen hebt geselecteerd en vervolgens op Export Group klikt, verschijnt de extra optie Export selected Groups. Hiermee worden alleen de groepen geëxporteerd die u hebt geselecteerd.
  3. Als u groepen op domein hebt gefilterd en vervolgens de optie Export Group gebruikt, verschijnt de extra optie Export all filtered Group. Hiermee exporteert u alle groepen die voor het geselecteerde domein zijn gemaakt.

Apply Policy:

U kunt e-mailbeleid toepassen op groepen in de lijst. Als u deze optie selecteert, worden alle geconfigureerde beleidsregels weergegeven. Selecteer het gewenste beleid en pas het toe op de gebruikers in de lijst. U kunt ook een nieuw beleid toevoegen door te klikken op Add New in de lijst.

Delete:

U kunt groepen selecteren met behulp van het desbetreffende selectievakje en vervolgens op Delete in het bovenste menu klikken.

Groepsgegevens

Op de groepsweergave-pagina kunt u klikken op een bepaalde groep om de specifieke gegevens van een groep te bekijken. 

Groepen Zoho Mail

Groepsalias maken:

  1. Aanmelden bij mailadmin.zoho.com.
  2. Ga naar het tabblad Groups en selecteer General.
  3. Klik bij Group Email ID op Create Mail Alias.
  4. Voer het e-mailadres in het pop-upvenster in, selecteer het betreffende domein uit de vervolgkeuzelijst en klik op OK. 

Groepsleden

De beheerders of de groepsmoderators kunnen leden toevoegen aan de groep. De beheerder kan in het ledengedeelte de gedetailleerde informatie over de configuratie van leden wijzigen of hun rol.

  1. Aanmelden bij www.zoho.com/mail als beheerder of moderator van de groep. 
  2. Selecteer Control Panel >> Groups als u een beheerder bent.
  3. Selecteer de groep waarvan u leden wilt beheren.
  4. Selecteer het tabblad Members om de lijst met leden in de groep te bekijken.
  5. De opties voor het toevoegen van nieuwe leden aan de groep zijn beschikbaar in het rechterpaneel. 
  6. Klik op 'Select and add users from Org' om de gebruikers in een pop-upvenster weer te geven en te selecteren.
  7. U kunt klikken op 'Select all members from the Org' om alle gebruikers van het bedrijf te selecteren voor de groep. Wij raden u aan om te controleren of u wilt dat alle gebruikers van het bedrijf worden toegevoegd aan de groep voordat u deze optie gebruikt. 
  8. U kunt ook de e-mailadressen van gebruikers, gescheiden door een komma, opgeven om gebruikers rechtstreeks via hun e-mailadres toe te voegen.
  9. Als u externe leden aan de groepen toevoegt, ontvangt het externe lid een e-mailbevestiging om het lidmaatschap van de groep te accepteren.  

Gegevens groepsleden bewerken

Als u alle gebruikers hebt toegevoegd aan een groep, kunt u acties uitvoeren zoals het wijzigen van rollen, het in bulk verwijderen van gebruikers, enzovoort.

Change Role:

U kunt een aantal groepsleden selecteren en hen een specifieke rol toewijzen.

  1. Selecteer de gebruikers van wie u de groepsrollen wilt wijzigen.
  2. Klik op de vervolgkeuzelijst Change Role en kies de gewenste rol. 

View:

Doorgaans worden alle groepsleden weergegeven als u de groepsgegevens bekijkt.

Als u alleen de moderators of de groepsleden wilt bekijken in die weergave, klikt u op de optie View en kiest u Moderators, Members of Pending Invitations in de lijst.

Export:

U kunt de groepsgegevens van enkele van de leden exporteren. Kies de optie Export en kies of u de gegevens wilt exporteren voor alle gebruikers, leden of moderators. De betreffende gegevens worden geëxporteerd in een CSV-bestand.

Let op:

  • De geëxporteerde gegevens van groepsleden worden opgeslagen als CSV-bestand. Tijdens het exporteren kunt u het CSV-bestand met een wachtwoord versleutelen door het selectievakje Encrypt with Password in te schakelen in het pop-upvenster Password Encryption.
  • Het CSV-bestand wordt geëxporteerd als een zipbestand. U moet het geëxporteerde bestand uitpakken om het CSV-bestand te openen.

Gebruikers verwijderen:

Selecteer een groep gebruikers in de lijst en klik op de optie Remove om de geselecteerde gebruikers uit de groep te verwijderen.

Groepsweergave in gebruikersgegevens:

Een lijst van alle groepen waarvan een gebruiker deel uitmaakt, wordt weergegeven in het gedeelte User Details van dat specifieke lid.

Als u de groepen wilt zien waarvan een gebruiker lid is, volgt u deze instructies:

  1. Aanmelden bij mailadmin.zoho.com.
  2. Ga naar het gedeelte User Details en selecteer de desbetreffende gebruiker.
  3. Selecteer het tabblad Mail Accounts.
  4. Onder Member Of kunt u alle groepen bekijken waarvan deze gebruiker lid is.
  5. Als u deze gebruiker wilt toevoegen aan een groep, klikt u op de optie Add Group.
  6. Alle groepen die zijn gemaakt in het bedrijf worden weergegeven.
  7.  Schakel de selectievakjes in voor de desbetreffende groepen en klik op Add.

E-mail beheren

Wanneer de groepen beheerde groepen zijn of bedrijfs-/privégroepen met beperkingen, worden de e-mails in beheer gehouden, op basis van de bevoegdheden en de leveringsinstellingen van de groep. De moderators van de groep of de beheerders van het bedrijf kunnen de groep beheren om de e-mails die in beheer zijn gehouden, vrij te geven. 

De e-mails die gemarkeerd worden weergegeven, zijn mogelijk spammails en worden aangeduid door het spampictogram. De e-mailkopteksten worden weergegeven in een pop-upvenster als u klikt op de kolom From. Op basis van de kopteksten kunnen de e-mails worden goedgekeurd of geweigerd.  

Aangepaste instellingen - geavanceerde opties

U kunt de geavanceerde instellingen voor de groep gebruiken om de opties voor e-maillevering, de meldingsinstellingen en de opties voor groepstype (toegangsniveau) aan te passen. De beheerder kan ook de e-mailadressen of domeinen definiëren die moeten worden beperkt of beheerd, zelfs in openbare of andere groepen. Daarnaast kan de beheerder ook de externe e-mailadressen of domeinen toevoegen waaraan het rechtstreeks moet worden toegestaan e-mails te verzenden, zelfs in beheerde groepen. 

Instellingen toegangsniveau:

De instellingen van het toegangsniveau zijn gebaseerd op het groepstype dat is vereist voor het bedrijf. Er zijn aangepaste opties beschikbaar voor het beheren van de groepen en de toegangsniveaus. 

  1. Everyone - openbare groep 
    • Iedereen kan e-mail verzenden naar de groep.
    • Alle e-mails worden afgeleverd aan de groepsleden. 
  2. Organization Members - bedrijfsgroep 
    • Alleen de leden van hetzelfde bedrijf kunnen e-mails versturen naar de groep.
    • Wanneer anderen e-mails verzenden naar deze groep, kan het e-mailbericht worden beheerd/teruggestuurd naar afzenders, op basis van de gekozen optie in het gedeelte voor e-mailbeheer.
  3. Group Members - privégroep
    • Alleen de groepsleden kunnen e-mails versturen aan de groep.
    • Wanneer anderen e-mails verzenden naar deze groep, kan het e-mailbericht worden beheerd/teruggestuurd naar afzenders, op basis van de gekozen optie in het gedeelte voor e-mailbeheer. 
  4. Only Moderators - beperkte groep
    • Alleen de groep moderators kan rechtstreeks e-mails versturen naar de groep.
    • Wanneer anderen e-mails verzenden naar deze groep, wordt de e-mail beheerd. De individuele lid/moderator-bevoegdheden kunnen echter ook worden aangepast in het ledengedeelte. 

Meldingsinstellingen:

Notify Moderator(s) when an email is held for Moderation: indien deze instelling is geselecteerd, ontvangen alle moderators van de groep een e-mailmelding wanneer een e-mail in beheer wordt gehouden. De moderators kunnen de e-mailinhoud in de melding bekijken en de e-mails goedkeuren of weigeren. 

Notify Author when his email is rejected: indien deze instelling is geselecteerd, ontvangt de afzender een e-mailmelding over de weigering van een naar de groep verstuurde e-mail, wanneer een e-mail naar een beheerde groep wordt geweigerd door de moderator. 

Notify Moderator(s) after an email has been approved or rejected: wanneer er meerdere moderators zijn voor een groep, kan deze optie worden gebruikt om te weten te komen dat een andere moderator een e-mail die in beheer is gehouden, heeft goedgekeurd of geweigerd. 

Suppress email notification on member addition or deletion: de gebruikers ontvangen een geautomatiseerde e-mail wanneer ze worden toegevoegd aan een nieuwe groep of verwijderd uit een groep. Als de optie is geselecteerd, wordt de e-mailmelding over het groepslidmaatschap onderdrukt.  

E-maillevering en bevoegdheden:

Deliver Email only if the group email address is in To or Cc: indien deze optie is geselecteerd, worden de e-mails waarvan het e-mailadres van de groep in het veld Bcc staat, in beheer gehouden. Alleen de e-mails die zijn geadresseerd aan de groep en de adressen in Aan/Cc worden afgeleverd. 

Allow members of the group to send email using Group Email Address as From address: in sommige gevallen moeten de groepsleden antwoorden vanaf de e-mailadressen van de groep en niet vanaf hun individuele gebruikersaccounts. Dit is zeer geschikt voor openbare klantgerichte groepen zoals ondersteuning/sales en gespecialiseerde groepen, zoals HR, sociale media, enzovoort. Als de optie is geselecteerd, wordt het e-mailadres van de groep toegevoegd als verzendadres voor alle groepsleden. Bij het beantwoorden van naar de groep verzonden e-mails wordt het e-mailadres van de groep automatisch ingesteld als het verzendadres. 

Lidinstellingen: 

De beheerders kunnen bepaalde instellingen voor de leden overschrijven met de aangepaste lidinstellingen voor de groep. 

Selecteer in het veld ‘Post Approval’ de optie 'Accept' om het lid toe te staan e-mails te verzenden naar een beheerde groep. Klik op 'Hold' om de e-mails in beheer te houden. 

Selecteer in het veld ‘Send as Group’ de optie ‘Allowed’, om het e-mailadres van de groep toe te voegen als een e-mail-alias van de groep voor het lid dat het kan gebruiken als verzendadres. Selecteer ‘Not Allowed’ om niet toe te staan dat het lid het e-mailadres van de groep gebruikt als verzendadres. 

Voor externe groepsleden geldt dat ze na 10 fouten inactief worden. De beheerder kan klikken op Reset om de telling van fouten opnieuw in te stellen en e-maillevering aan de externe leden weer in te schakelen. 

Spamcontrole:

In de spamcontrole van groepen kan de beheerder of moderator de e-mailadressen/domeinen van de zwarte lijst voor de groep toevoegen. Ook kunnen bepaalde e-mailadressen op een witte lijst worden gezet voor de groep, voor de e-mails die moeten worden afgeleverd in het postvak IN van de gebruikers. 

Over het algemeen heeft de zwarte/witte lijst van het bedrijf voorrang boven de zwarte/witte lijst van de groep of van individuen. 

Stappen om de zwarte/witte lijst voor de groepen te definiëren:

  1. Aanmelden bij www.zoho.com/mail en open Group Settings (in het configuratiescherm/home van de groep).
  2. Selecteer het pictogram Bewerken om de groepsinstellingen te wijzigen. 
  3. Selecteer Spam Control om een paar e-mailadressen/domeinen toe te voegen aan de witte of zwarte lijst.
  4. Selecteer in het gedeelte 'Quick Add' aan de rechterkant Black List of White List.
  5. Voer het e-mailadres/domeinen in het tekstvak in.
  6. Klik op Save.

Lijsten Toestaan/weigeren (e-mailadres/domeinen): 

De witte en zwarte lijsten helpen te bepalen of de inkomende e-mails van specifieke domeinen/e-mailadressen als spam moeten worden geclassificeerd of niet. In aanvulling op de witte en zwarte lijsten kan de beheerder ook domeinen/e-mailadressen toevoegen aan de lijsten Toestaan/weigeren. De lijsten Toestaan/weigeren zijn beschikbaar voor alle groepstypen. 

Lijst Toestaan:  

Wanneer een groep een beheerde groep of een bedrijfs-/privégroep is, zijn er enkele beperkingen wanneer externe gebruikers e-mails verzenden aan de groepsaccounts. Dit zorgt ervoor dat sommige e-mails in beheer worden verplaatst, wanneer ze worden verzonden vanaf externe domeinen of e-mailadressen. De beheerder zal echter beschikken over een paar uitzonderingen, waarbij e-mails van bepaalde externe accounts direct automatisch worden toegestaan, zonder de vertragingen die ontstaan door beheer of doordat groepen de e-mails niet ontvangen omdat ze zijn teruggestuurd. 

In dit geval moet de beheerder het e-mailadres of domein toevoegen aan de lijst Toestaan. 

Lijst Weigeren: 

Zelfs in gevallen waarbij de groep een openbare groep is die altijd alle e-mails moet kunnen ontvangen, kan de beheerder genoodzaakt zijn e-mails van bepaalde domeinen of e-mailadressen te beperken door ze terug te sturen of door iemand de e-mails te laten beheren. Dergelijke e-mailadressen of domeinen kunnen worden toegevoegd aan de lijst Weigeren.  

Vasthouden voor goedkeuring: 

Als u niet zeker weet of u de e-mails van een specifiek domein/e-mailadres wilt weigeren, en e-mails van deze adressen ook niet rechtstreeks wilt afleveren aan de groepen, kunt u deze toevoegen aan de beheerlijst en ze vasthouden ter goedkeuring. 

Stappen om domeinen/e-mailadressen toe te voegen aan de lijsten:

  1. Aanmelden in het configuratiescherm van Zoho Mail op https://mailadmin.zoho.com.
  2. Klik op Groups en selecteer het tabblad Advanced. 
  3. Selecteer onder de lijsten Toestaan/weigeren de optie 'Add Email Address' of 'Add domain'.
  4. Geef de domeinen of e-mailadressen op die u wilt toevoegen aan de lijst. 
  5. U kunt meerdere e-mailadressen of domeinen toevoegen door ze te scheiden met een komma.
  6. Selecteer of u ze wilt toevoegen aan de lijsten Toestaan/weigeren of Vasthouden voor beheer. 
  7. Klik op Add om de actie te voltooien.

E-mailopties

In dit gedeelte kunt u de inhoud van allerlei geautomatiseerde berichten opgeven, verzonden naar meerdere gebruikers en geactiveerd door verschillende gebeurtenissen. De verschillende gebeurtenissen die e-mails activeren, zijn:

  • Nieuwe gebruiker toegevoegd aan de groep - e-mail abonnement
  • Gebruiker verwijderd uit de groep - e-mail opzegging abonnement
  • E-mail geweigerd door de moderator - e-mail weigering
  • E-mail teruggestuurd - e-mail retournering
  • E-mail ontvangen - bevestiging
  • Bericht in wachtrij moderator - goedkeuring inhoud e-mail
  • E-mail naar beheerder, als een groepslid e-mail verzendt - goedkeuring lid beheer inhoud e-mail 
  • E-mail naar beheerder, als een niet-lid e-mail verzendt - goedkeuring niet-lid beheer inhoud e-mail
  • Wanneer een als spam aangemerkte e-mail in de wachtrij staat - SPAM goedkeuring tekst
  • Wanneer de e-mail-ID van de groep niet in Aan of Cc staat - staat niet in Aan of Cc

Op basis van het gekozen groepstype is alleen bepaalde inhoud geldig voor de groep. Geef aangepaste inhoud op en klik op Save om de wijzigingen op te slaan.

Agenda-instellingen:

De instellingen van de groepsagenda kunnen worden gewijzigd door de groepsbeheerder vanuit het configuratiescherm. Er zijn verschillende opties met betrekking tot het maken van gebeurtenissen en andere toegangsniveaus die de groepsleden hebben voor de agenda.

Overlapping gebeurtenissen:

U kunt kiezen of u wilt toestaan of weigeren dat meerdere agenda-gebeurtenissen worden gemaakt voor dezelfde datum en tijd. 

Bevoegdheid om externe gebruikers uit te nodigen voor groepsgebeurtenissen:

Wanneer een groepsgebeurtenis is gemaakt, kunt u de leden beperken die mogen worden uitgenodigd voor de gebeurtenis. U kunt de bevoegdheden zo instellen dat uitnodigingen alleen worden verzonden naar gebruikers van de groep, naar gebruikers van de groep en het bedrijf, of naar iedereen in het bedrijf.

Goedkeuring beheer voor het maken van gebeurtenissen:

Leden kunnen standaard gebeurtenissen maken in de groepsagenda's. U kunt kiezen of deze gebeurtenissen moeten worden goedgekeurd door de groepsbeheerder voordat de gebeurtenis wordt toegevoegd aan de groepsagenda.

Persoonlijke agenda’s delen met de groep:

Persoonlijke agenda's die zijn gemaakt door de leden van de groep kunnen zo nodig worden gedeeld met de groep. De bevoegdheid kan worden ingeschakeld, uitgeschakeld of zodanig worden ingesteld dat de agenda wordt gedeeld na goedkeuring door de beheerder.

Meldingen inschakelen/uitschakelen groepsagenda:

Meldingen voor activiteiten zoals het toevoegen, bijwerken of verwijderen van een gebeurtenis uit een groepsagenda, kunt u in- of uitschakelen. 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com