Veelgestelde vragen over het taggen van records in Zoho CRM

Wat zijn de voordelen van het taggen van records in Zoho CRM?

Het primaire doel van taggen in Zoho CRM is om u te helpen records te categoriseren en prioriteren, zodat u ze gemakkelijk kunt ophalen. U kunt bijvoorbeeld bepaalde records markeren als 'grote deals' of 'leads van de beurs in Australië' of 'ongewenste leads via verwijzingen', enzovoort. Of u ze categoriseert op basis van het type records of de activiteiten die eraan zijn gekoppeld, of de potentiële winst van de deals, is helemaal aan u.

Beschouw tags als labels voor records. Ze bieden u een eenvoudige manier om een aantal documenten op te halen en eraan te werken. Hieronder volgen enkele snelle punten voor het taggen in Zoho CRM.

• U kunt handmatig tags toevoegen of tags toewijzen bij het importeren van records of records die zijn gemaakt via API's.
• U kunt de toewijzing van tags aan records ook automatiseren via workflowregels.
• U kunt records filteren op Algemene zoekopdracht en via Geavanceerde filters op basis van tags.
• U kunt CRM-rapporten maken op basis van tags voor een module.

Hoe werken tags anders dan een selectielijst voor meerdere selecties?

De dunne lijn die de tags scheidt van de waarden van de selectielijst voor meervoudige selecties, is het doel dat beide dienen.

Hoewel tags zijn bedoeld om u te helpen bij het categoriseren van records en het prioriteren van records, maken selectielijstvelden voor meerdere selecties deel uit van de recordinformatie. Meerdere tags voor een lead kunnen bijvoorbeeld 'Nieuwe lead', 'Lead via beurs' en 'Australische leads' zijn. U kunt ze allemaal aan één record koppelen. Let op het bereik van tags - de ene gaat over het type lead, de andere over de bron van de lead, terwijl de laatste een gebied aangeeft.

Een selectieveld voor meerdere selecties voor dezelfde lead kan echter iets zijn als 'Producten die interessant zijn', wat iets zou kunnen zijn als 'A, B en C'. Dit maakt deel uit van de recordinformatie en niet van een label. U kunt geen reeks waarden hebben zoals weergegeven in tags, omdat dat niet het doel is. Om dit op te lossen met behulp van velden, moet u mogelijk drie aangepaste velden maken. In plaats daarvan kunt u tags maken en aangepaste velden opslaan voor een echte behoefte.

Behalve het verschil in doel, moeten gebruikers beheerders zijn om waarden voor selectievelden voor meerdere selecties toe te voegen. Het is niet mogelijk om het toevoegen, verwijderen of vervangen van opties binnen een selectieveld voor meerdere selecties te automatiseren. Door te taggen kunt u echter wel een tag selecteren in de cloud of een nieuwe tag maken en deze koppelen aan records. U hebt ook de mogelijkheid om tags toe te voegen/te overschrijven bij het massaal bijwerken van records.

Ik kan geen tags toevoegen aan records. Waarom niet?

1. Zorg ervoor dat machtigingen voor het toevoegen van tags zijn ingeschakeld onder Overige machtigingen in uw gebruikersprofiel.
2. De account van uw CRM-organisatie heeft de taglimieten voor de module overschreden, zodat u geen tag kunt toevoegen.
3. U maakt geen deel uit van een betaalde Zoho CRM-versie. Voor de Standard Edition en hoger is het taggen van records beschikbaar.

Kan ik tags toevoegen via API?

Momenteel biedt Zoho CRM geen support voor het toevoegen van tags via API's. Kom regelmatig terug voor updates.

Hoe kan ik zoeken naar records op basis van toegevoegde tags?

U kunt zoeken naar records via een Algemene zoekopdracht en via Geavanceerde filters op basis van tags.

Selecteer in Geavanceerde filters het criterium 'Tag is _____' en voer de tagnaam in. U kunt de betreffende records ophalen.

U kunt ook aangepaste weergaven maken in een module op basis van tags.

Is er een logische operator bij het zoeken naar tags, zodat kan worden gezocht naar [leads van beurzen] EN [leads van Australië]? 

Dit is momenteel niet mogelijk via een zoekopdracht. U kunt echter hetzelfde bereiken met aangepaste weergaven voor een module. Wanneer u een aangepaste weergave voor een module maakt, kunt u criteria toevoegen met de logische operator en de weergave opslaan.

Kan ik tags van Zoho CRM doorsturen naar apps van derden, zoals Mailchimp, via API's?

Dit is momenteel niet mogelijk. Kom regelmatig terug voor updates.

Kan een leadtag worden overgezet naar een contacttag?

Ja, u kunt leadtags overzetten bij conversie, naar een contactpersoon, account en deal.

Waar worden alle tags voor een module beheerd?

Tags voor een module worden beheerd in het gedeelte Tags beheren. Ga naar de gewenste module, klik op het pictogram Meer in de lijstweergave en klik op Tags beheren.

Kan ik de tags gebruiken die door andere gebruikers zijn gemaakt? Kan ik tags die door anderen zijn gemaakt bewerken/verwijderen?

• Ja, tags zijn openbaar en u kunt tags gebruiken die zijn gemaakt door andere gebruikers in uw organisatie.
• U kunt tags die door anderen zijn gemaakt bewerken/verwijderen als u gemachtigd bent voor het aanpassen van modules in uw profiel.

Kan ik tags automatisch vervangen? Als bijvoorbeeld de contactstatus van een klant wordt bijgewerkt naar Gecontacteerd, moet de tag Contact opnemen automatisch vervangen worden door de tag Gecontacteerd.

U kunt tags in bulk automatisch overschrijven via workflowregels en geautomatiseerde acties in Blueprint. ALLE tags die aan de record zijn gekoppeld, worden vervangen door de nieuwe tag en niet door een specifieke tag.

Kan ik vergelijkbare tags samenvoegen? Zo ja, hoe?

Ja. U kunt vergelijkbare tags samenvoegen. Ga naar het gedeelte Tags beheren van een module en selecteer Bewerken. Wanneer u de tagnaam bijwerkt naar een bestaande tag, geeft CRM een waarschuwing: 'Tag bestaat al. Wilt u deze tag samenvoegen?'

Klik op Ja, samenvoegen. De twee tags worden samengevoegd en weergegeven in de bijbehorende records in de module.

Wat gebeurt er als ik tags verwijder die aan een groep records zijn gekoppeld?

Wanneer u een tag verwijdert, wordt deze losgekoppeld van alle records waaraan deze is toegewezen. Als een tag is gekoppeld als onderdeel van criteria in workflowregels, rapporten, aangepaste weergaven, enzovoort (ongeacht waar criteria van toepassing zijn in CRM), wordt u gevraagd om de koppeling eerst te verwijderen in de relevante gedeelten voordat u de tag verwijdert.

Kan ik tags toevoegen via de mobiele CRM-app?

Nee, u kunt momenteel geen tags toevoegen via de mobiele CRM-app.

Kan ik specifieke tags importeren en deze aan records koppelen?

U hebt momenteel niet de mogelijkheid om tags te importeren in CRM. U kunt echter wel tags aan een aantal records toewijzen bij het importeren.

Kan ik tags gebruiken als parameter om rapporten te genereren met Advanced CRM Analytics (Zoho Analytics)?

Op dit moment worden tags niet gesynchroniseerd met Advanced CRM Analytics. Dit is onze routekaart. U kunt echter ingebouwde rapporten genereren in Zoho CRM (module Rapporten), met tags als onderdeel van de rapportcriteria.

Kan ik bestaande tags overschrijven?

Ja, u kunt tags overschrijven. Dit kan via de optie Tags toevoegen in de lijstweergave [Module] of via workflowregels/Blueprint.

Kan ik alleen tags toevoegen aan records die ik bezit?

Standaard kunt u tags toevoegen aan records die u bezit. U kunt ook tags toevoegen aan records waarvoor u de machtiging Toevoegen/bewerken hebt.

Kunnen tags worden geëxporteerd?

Nee. U hebt momenteel geen optie om tags afzonderlijk te exporteren. Wanneer u echter records uit een module exporteert, worden de bijbehorende tags geëxporteerd als een kolom in het spreadsheet.