Hoe kan low-code helpen in het stroomlijnen van jouw werkbonnen beheer?

De evolutie van kunstmatige intelligentie heeft een opmerkelijke invloed gehad op ons werk en de manier waarop we omgaan met de wereld. In dit steeds veranderende landschap is de opkomst van low-code technologie een opmerkelijke ontwikkeling die veel tractie heeft gekregen.

Low-code platformen maken de ontwikkeling van applicaties mogelijk met minimale codering, waardoor gebruikers sneller en efficiënter oplossingen kunnen creëren. Drag-and-drop-interfaces, visuele ontwikkelingstools en kant-en-klare componenten stellen traditionele ontwikkelaars en citizen developers in staat om samen te werken en applicaties te bouwen die aan hun unieke behoeften voldoen. Deze verhoogde snelheid en wendbaarheid maken low-code een ideale oplossing voor bedrijven die voorop willen blijven in het digitale tijdperk.

De markt voor low-code ontwikkelplatformen zal in 2030 naar verwachting $35,2 miljard bereiken, wat een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 26,9% inhoudt tussen 2022 en 2030. Zoho Creator is een prominent low-code platform dat bedrijven in staat stelt om op maat gemaakte oplossingen te bouwen zonder uitgebreide kennis van code. In deze blog leren we over een uitgebreide app voor het beheer van werkbonnen, gebouwd door low-code-experts bij Aziri, een gecertificeerde Zoho Creator-partner, gevestigd in België.

De applicatie is ontworpen om bedrijven in de bouwsector te helpen bij het beheren van hun activiteiten bij klanten en het verbeteren van de efficiëntie, door het proces van het creëren en volgen van de status van werkbonnen te stroomlijnen. Het biedt gebruikers een gebruiksvriendelijk platform met veel functies die kunnen worden aangepast aan hun behoeften. De app houdt de gewerkte uren, gebruikte materialen, voltooide taken, activiteiten en uitgaven in verband met de werkbon bij. Het bevat ook rapportage- en analyse functionaliteiten om de productiviteit en het inzicht in de prestaties te helpen verbeteren.

Waarom een app bouwen met Zoho Creator?

• Zoho Creator heeft een gebruiksvriendelijke interface waarmee medewerkers van alle technische niveaus snel kunnen leren zonder uitgebreide training.
• Het helpt handmatige gegevensinvoer en andere vervelende taken te verminderen door de processen achter het beheer van werkbonnen te automatiseren.
• Het werkt online en offline op elk apparaat en biedt maximale toegankelijkheid en flexibiliteit.
• De uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden helpen inzicht te krijgen in de werkdruk, gebieden te identificeren die verbetering behoeven en de prestaties van de klantenservice voor te blijven.
• Door processen te stroomlijnen en handmatige gegevensinvoer te elimineren, kan Zoho Creator helpen kosten te besparen en de tijd en middelen te verminderen die nodig zijn voor de dagdagelijkse administratieve taken.

Laat ons in de verschillende modules van de werkbonnen app duiken:

De app opent in een dashboard dat fungeert als landingspagina om de belangrijkste KPI's van de onderneming in één oogopslag te bekijken. Het bevat gegevens over klanten, prospects, lopende orders, maand- en jaaromzet en prognoses op basis van wat er in de pijplijn zit.

Beheer contacten met de klantmodule

De klantmodule verzamelt gegevens van potentiële en bestaande klanten. Je vindt er ook overzichten van verzonden offertes, facturen en afgeronde projecten. Gebruikers kunnen eenvoudig bedrijfsgegevens laten aanvullen die gelinkt zijn aan hun btw-nummer. Zodra het btw-nummer is ingevoerd, vult de app automatisch gegevens in de rest van de vereiste velden in, zoals naam- en adresgegevens, met behulp van een integratie met een centrale database.

Offertes maken met behulp van de offertemodule

In de offertemodule kan je offertes aanmaken en producten, diensten en kortingen toevoegen. Een uitgewerkte offerte wordt automatisch gegenereerd door Zoho Writer, en kan worden verzonden naar de klant ter goedkeuring. Bovendien stelt Zoho Sign de klant in staat om de werkbon digitaal te ondertekenen. Er wordt een status bijgehouden per offerte die automatisch verandert afhankelijk van de goedkeuring of weigering door de klant. De offertemodule helpt bij het maken van een werkbon wanneer een offerte is geaccepteerd of er kan een voorlopige planning worden opgesteld in afwachting van goedkeuring.

Werkbonnen beheren

De volgende module houdt een overzicht bij van alle werkbonnen. Werkbonnen worden automatisch gegenereerd bij de goedkeuring van offertes, waarbij alle relevante gegevens uit de offerte meekomen. Er kan een technicus worden toegewezen aan de werkbon en de binnendienst kan de status van de werkbon opvolgen of meer informatie toevoegen indien nodig.
Ook hier kan de klant een werkbon digitaal ondertekenen ter goedkeuring, waarna het verslag automatisch wordt gegenereerd door Zoho Writer en wordt verstuurd naar de klant.

Werkbonnen inplannen met de planning module

De planning module helpt bij het inplannen van werkbonnen op verschillende techniekers of teams. De technieker kan de mobiele app (met beperkte toegang) gebruiken om zijn toegewezen werkbonnen en alle gerelateerde klantinformatie te bekijken. De technici kunnen ook registreren hoeveel tijd ze aan een werkbon hebben besteed. Daarnaast kan de binnendienst in deze module ook een voorlopige planning opmaken voor werkbonnen die mondeling zijn toegezegd maar nog niet zijn ondertekend.

Facturen genereren met de facturatiemodule

Na het afmelden van de werkbon kan een factuur worden gegenereerd en naar de klant worden verzonden. De factuur berekent automatisch de kosten van de gebruikte benodigdheden en materialen en voegt de arbeidskosten toe op basis van de tijdregistraties van de techniekers. Facturen hebben ook een status om aan te geven of ze naar de klant zijn verzonden, nog moeten worden betaald, betaald zijn, enz.

Pas de app naar jouw wensen aan met de instellingen module

Tot slot laat de instellingen module toe algemene configuraties, e-mailsjablonen, producten en diensten, enz. aan te passen aan de vereisten van elke organisatie/gebruiker. Om meer te weten te komen over deze oplossing voor werkbonnen beheer en/of om low-code BPM-software (business process management) op maat in te zetten voor jouw organisatie, kan je een gesprek met Aziri inplannen.

Zoho Creator biedt aanzienlijke voordelen voor gebruikers. Met zijn snelle applicatie-ontwikkelingsbenadering en visuele bouwer kunnen gebruikers snel aangepaste web- en mobiele applicaties maken zonder uitgebreide codering. De aanpassing opties, integratiemogelijkheden en platformonafhankelijke compatibiliteit van het platform stellen gebruikers in staat applicaties aan te passen aan specifieke zakelijke behoeften, verbinding te maken met services van derden en een breder publiek te bereiken. Zoho Creator biedt ook schaalbaarheids- en beveiligingsfuncties en ondersteunt scripttalen voor het uitbreiden van applicatie functionaliteit, waardoor het het ideale platform is om breed in te zetten binnen je organisatie.