「エンジニアが働きやすい環境」にも貢献
Zoho Workplace 活用による、オンプレミスメール運用からの脱却

「Zoho Workplace の導入で、管理者がメール運用やセキュリティ対応に追われる状況から解放され、業務に集中できる基盤が整いました」

----- 株式会社テレマ 取締役 星野 記史 氏

―まずは、株式会社テレマの事業概要について教えてください。

星野記史氏（以下、星野氏）：当社は独立系のソフトウェア開発会社として、受託開発を中心に事業を展開しています。近年は特にクラウド分野に注力しており、業種や業界を問わず、お客様の業務に合わせたシステムを、主にAWSを活用して開発しています。もともと当社は「エンジニアが働きやすい会社を立ち上げたい」という思いで2011年に設立した会社です。エンジニアが本来の業務に集中できる環境を整えることは、創業当初から大切にしてきた考え方です。

―Zoho Workplace 導入前は、社内の業務基盤はどのような環境だったのでしょうか。

星野氏：社内の業務基盤については、オンプレミス環境での運用が残っていました。特に、メールについてはメールサーバーを自社で構築・運用しており、その管理や保守は私が中心になって担当していました。

株式会社テレマ　取締役　星野 記史 氏

―メールサーバーをオンプレミスで運用する中で、どのような点に課題を感じていましたか。

星野氏：メールはその性質上、24時間止められないので、サーバーのOSに脆弱性が見つかり、セキュリティアップデートを適用したくてもすぐに実施できない課題がありました。また、ブラウザからメールを確認できるように SquirrelMail を使っていましたが、そのために追加のミドルウェアを導入・管理する必要もありました。スパム対策についても、フィルターを入れてはいましたが、それをかいくぐってくるものも多く、スパムフィルターを自前で運用し続けることに限界を感じていました。

―オンプレミス運用ならではのリスクも感じていらっしゃいましたか。

星野氏：ありましたね。ビルの計画停電などでメールサーバーが止まってしまったこともありました。業務に直結するシステムが止まるのは避けたいですし、正直、課題だと感じました。オンプレミスの運用を続ける中で、なんとか保守、運用の負荷を軽減し、安定した業務基盤を整備したいと考えるようになりました。

―オンプレミスでのメール運用の限界を実感したことが、Zoho Workplace 導入検討の出発点になったわけですね。

星野氏：はい。まさにそこがスタートでした。運用やセキュリティ対応を自分たちで抱え続けることに限界を感じ、この先も安心して使い続けられるメール基盤を検討しようと考え始めました。

―オンプレミスでのメール運用に限界を感じる中で、どのような選択肢を検討されたのでしょうか。

星野氏：クラウド型のメールサービスへの移行を前提に、安定性やセキュリティ、運用のしやすさを重視して複数のサービスを比較しました。MicrosoftやGoogleをはじめ、国内外のサービスを検討しましたが、レピュテーションスコアやセキュリティ基準を満たすサービスとなると、実質的にグローバルで実績のある3社に絞られました。その中で、機能・信頼性・価格のバランスが最も優れていると感じたのがZoho でした。私たちの規模や運用体制を考えると、バランスが最も良い選択肢だったと感じています。

―「安心して使えるか」という点では、どのような点を重視されていましたか。

星野氏：特に重視したのは、メールの信頼性です。業務メールが取引先に届かない、あるいは迷惑メールとして判定されてしまうと、それだけで業務に支障が出ます。メールのレピュテーション、つまり“信用度”は非常に重要で、そこを考えると、実績のあるグローバルベンダーであることは外せない条件でした。メールはインターネット上のルールに厳密に従わないと評価が下がりますし、そのあたりをきちんと押さえているかどうかは、管理者としてはどうしても気になります。

―その中で、Zoho Workplace に注目されたきっかけは何だったのでしょうか。

星野氏：Zoho は、以前からCRMの分野で知っていました。しっかりした製品を長年提供している会社という印象があったので「Zoho がメールもやっているなら、一度見てみよう」と思ったのが最初のきっかけです。

―実際にZoho Workplace を検討する際には、どのように評価されたのでしょうか。

星野氏：まずは無料で使えるプランを試してみました。管理者として設定画面を一通り見て、メールの仕様やセキュリティ設定、スパム対策の仕組みなどを確認しました。細かい設定項目まできちんと用意されていて、「これなら問題なさそうだな」という感触を持てたのが大きかったですね。問い合わせをした際の回答からも、基本的なセキュリティ対策はしっかりしていると判断できました。

Zoho Mail 管理者ダッシュボードのセキュリティ項目

―最終的な決め手は何だったのでしょうか。

星野氏：信頼性や機能に加えて、コストパフォーマンスの良さも大きなポイントでした。オンプレミスで運用していたときは、サーバー代や電気代といった“見えるコスト”だけを見がちですが、実際には運用にかかる工数という“見えないコスト”が非常に大きい。Zoho Workplace であれば、その両方を含めて合理的だと説明できましたし、社内でも納得感を得られました。

Zoho Workplace の料金体系（2026年1月時点）

―実際にZoho Mail を使い始めてみて、印象はいかがでしたか。

星野氏：率直に言うと、想像していたよりもスムーズでした。設定や管理画面も分かりやすく、運用面で困ることはほとんどありませんでした。スパム対策やセキュリティ設定も細かく制御できるので、業務用のメール基盤として安心して使えると感じました。また、メール内でメンションを使って関係者に内容を共有できる点も、日常的に便利だと感じています。

メールのメンション共有（ストリーム機能）

―メール運用はどのように変わりましたか。

星野氏：オンプレミスで運用していた頃は、サーバーの状態やアップデートのタイミングを常に意識する必要がありましたが、Zoho Mail に移行してからは、そうした点を自分で管理する必要がなくなりました。メールという業務の基盤部分を、クラウドに任せられるようになったのは大きなポイントです。

Zoho Mail 管理者ダッシュボードで、重要な情報を一目で確認

―メール以外の機能についても、徐々に活用を広げていったのでしょうか。

星野氏：そうですね。メールが安定して使えるようになったことで、「他の機能も使ってみよう」という流れになりました。Zoho Workplace には、カレンダーやチャット、オンライン会議、ファイル共有などが最初から含まれているので、特別な検討をしなくても、自然に試すことができました。

―具体的には、どのような機能を活用されていますか。

星野氏：メンバー間の予定共有にはZoho Calendar を使っていますし、Zoho Cliq はちょっとした確認や相談に便利です。簡単な打ち合わせであれば、オンライン会議でZoho Meeting を使っています。いずれもメールと同じ基盤で連携しているので、ツールを切り替えるストレスがありません。

―ファイル共有についてはいかがでしょうか。

星野氏：ファイル共有については、Zoho WorkDrive を活用しています。プロジェクトごとにフォルダを分け、メンバー単位でアクセス権限を設定できる点が非常に便利ですね。オンプレミスのファイルサーバーと比べて構成が分かりやすく、管理もしやすくなりました。

特に効果を実感したのが、ISMS認証の取得時です。オンプレミス環境は監査の際にリスクとして見られる部分がありましたが、Zoho WorkDrive 上でプロジェクト単位のフォルダ分割と権限管理を徹底したことで、誰がどの情報にアクセスできるのかを明確に説明でき、監査対応がスムーズになりました。

フォルダごとにアクセス権を柔軟に付与可能（画像はイメージ）

―Zoho Office ツール（Writer、Sheet、Show）の活用状況はいかがでしょうか。

星野氏：特に Zoho Sheet はよく使っています。操作も分かりやすく、社内での情報共有や簡単な管理用途であれば、Zoho Office で十分に事足りています。複数人で同時に編集できる点や、バージョン履歴が非常に分かりやすく、過去の状態にすぐ戻せるのも便利ですね。

Zoho Show についても、社内資料の共有で活用しています。PowerPoint の資料を Show に変換してもレイアウトが崩れにくく、50ページを超えるような資料でもスムーズに共有できる点は便利だと感じています。ファイルを送付する必要がなく、URLで共有できるのも使いやすいですね。

一方で、客先や他社ベンダーとのやり取りでは、相手の環境に合わせて Microsoft Office を使うこともあります。社内業務は Zoho Office、社外との連携は相手に合わせる形で使い分けることで、無理のない運用ができていると感じています。

―認証情報の管理など、セキュリティ関連の活用も進んでいると伺いました。

星野氏：はい。Zoho Vault を使って、AWSのアカウント情報など、重要な認証情報を一元的に管理しています。誰がどの情報にアクセスできるのかを明確にできるので、運用面でも整理しやすいと感じています。

―Zoho Workplace 全体を使ってみて、どのような点に価値を感じていますか。

星野氏：一番大きいのは、同じ基盤の中で、必要に応じて機能を広げていける点ですね。メールのリプレースをきっかけに利用を開始、今では業務全体を支えるツール群として利用を拡大することができました。すでに活用している実績があるため、個別にツールを選定して連携する手間が不要で、これは管理する立場としても非常に助かるポイントです。

―Zoho Workplace 導入によって、あらためてどのような効果を実感されていますか。

星野氏：一番大きいのは、管理者としての負荷が大きく軽減されたことです。オンプレミスでメールを運用していた頃は、常に「何か起きないか」を気にしながら業務をしていましたが、Zoho Workplace に移行してからは、そうした不安がほとんどなくなりました。

―精神的な負担の軽減も大きかったのでしょうか。

星野氏：かなり大きかったと思います。サーバーの保守やアップデート、障害対応を自分で考えなくてよいというだけで、日々の業務の進め方が変わりました。メール運用やセキュリティ対応に追われることがなくなり、本来注力すべき業務に集中できるようになりました。

―セキュリティやガバナンスの面では、どのような変化がありましたか。

星野氏：以前は、メールやファイル、認証情報などが個別に管理されていましたが、Zoho Workplace を使うことで、それらを同じ基盤の中で整理できるようになりました。誰が何にアクセスできるのかが明確になり、ISMSの観点でも、状況を説明しやすくなったと感じています。

―現場のメンバーからの反応はいかがでしょうか。

星野氏：大きな混乱もなく、自然に使ってもらえています。メールを中心に、カレンダーやチャット、ファイル共有など、普段の業務に必要な機能が一通りそろっているので、使い方を大きく変える必要がなかったのも良かった点だと思います。

―最近では、Zoho Workplace 以外のツールも導入されていると伺いました。

星野氏：はい。最近では Zoho Projects も導入し、プロジェクト管理にも活用し始めています。これまでメールやファイル共有を中心に業務基盤を整えてきましたが、同じ Zoho のサービスとして自然に連携できる点は大きなメリットですね。

将来的には、従業員情報や勤怠などを管理する Zoho People の活用も検討しています。最初からすべてを導入するのではなく、必要に応じて段階的にツールを広げていける点は、管理する立場としても非常に現実的だと感じています。

―最後に、導入を検討している企業に向けてメッセージをお願いします。

星野氏：オンプレミスでのメール運用に少しでも負担を感じているのであれば、一度立ち止まって見直してみる価値はあると思います。また、Zoho Workplace は、メールを起点に無理なく導入でき、業務全体を支える基盤として段階的に活用していける拡張性の高さも魅力だと思います。同じ基盤の中で機能を横に広げていけるので、気になる機能から「まずはスモールスタートしてみよう」と導入をはじめるのが効果的ではないかと感じています。