Zoho Workplace は、中小企業の変革を支援する HashTaqsのミッションを加速させています。

業務プロセス

Hashtaqsのチームは、リーチ拡大と効果的なスケールを目指す中小企業と協業することがよくあります。まず対象市場や既存のブランド認知施策を分析し、顧客ごとに最適化したデジタル変革のスコープとロードマップを策定します。この過程では、チーム内の密な連携と、顧客との同期の取れたコミュニケーションが欠かせません。イベント運営期には、綿密な計画と実行が求められ、業務量も大きく増加します。現在の状況により働き方が大きく変化する中、Hashtaqsは対面イベントを停止し、より多くのデジタル施策へ軸足を移し、リモートチームとの協業を完全オンラインで運営するようになりました。また、デジタルイベントやキャンペーンのROIに対する不安を解消するため、コミュニティーへの継続的な啓発にも多くの時間を投じています。

課題

Hashtaqsのチームは、世界的にCOVIDパンデミックが広がる数か月前から、自社が抱えていた課題や業務上のつまずきを認識していました。創業者兼事業開発責任者のRenee Tan氏は次のように述べています。「創業当初は、導入していたCRMを除き、デジタルツールにはあまり依存していませんでした。そのCRMは非常に高価で、これ以上ほかのツールに費用をかけることに慎重になっていました」既存のCRMは、見込み顧客管理とメールマーケティングに用途が限られていました。パンデミック下では、コミュニケーションツールとファイル保存基盤の必要性が一段と高まったのです。

適切なタイミングでの Zoho 採用

Renee氏とチームは、Workplace バンドル内のZoho Mail の利用を開始し、ビジネス向けコミュニケーションツールを明確に持つ利点をすぐに実感しました。その後、同バンドル内のほかのアプリも次々と試し、活用を広げていきました。「私たちには、アクセスしやすく、理解しやすく、しかも手頃な価格の統合ソリューションが必要でした。Zoho はその条件に合っているように思えました」と彼女は語ります。ほどなくして、Mail 、Cliq 、Connect 、WorkDrive を本格活用するようになりました。この選択は、パンデミックによって全員が自宅待機を余儀なくされていた時期とも重なり、まさに最適なタイミングでした。Workplace の導入により、チームは十分な環境を整えた状態で在宅勤務を受け入れ、不安なく移行することができました。

統合コミュニケーションと円滑なコラボレーション

創業者としてRenee氏は、チームが新しい働き方へ円滑に移行できるよう責任を担っていました。Workplace の導入により、彼女はチームの業務状況をより可視化できるようになり、チームも統一されたメッセージで顧客にアイデアを伝えやすくなりました。さらに、変更やコメントに関するリアルタイム更新の恩恵も受けています。どのWorkplace ツールを使うかは、用途に応じて明確に使い分けられています。Mail は社内外の正式な連絡に、Calendar は特に顧客を含むグループ予定や会議の管理に活用されています。Cliq のチャンネルは、社内の集中的なグループディスカッションや 1 対 1 のチャットに利用され、Connect は日々の業務項目の追跡と進捗確認に使われています。さらに、WorkDrive のチームフォルダーで文書を保存・共同編集することで、ファイル保管の整理と効率化も進みました。対面のほうが望ましいと判断した場面では、すぐに会議を設定して議論を開始できます。

事業と顧客への効果

すべての企業が、デジタルイベントやオンラインでの交流をすぐに信頼できるわけではありません。だからこそ、HashTaqsのチームにとって信頼構築は非常に重要でした。ShowTime（現TrainerCentral）を使ったオンライン研修は、その実現に大きく役立ちました。Renee氏は次のように述べています。「デジタルが長期的に顧客ビジネスへどれほど有効かについては、まだ十分に理解されていません。そのため私たちはShowtime（現TrainerCentral）を通じて、コミュニティーに対し継続的に啓発を行っています。また、定期的な有料参加者向けに、有用な録画動画やウェビナーも多数提供しています」デジタルな働き方の利点を自ら体験し、実感していたHashtaqsのチームは、より高い確信とスムーズさをもって顧客をオンボードできるようになりました。明確かつタイムリーなコミュニケーションと、価値あるオンライン研修によって、顧客もHashtaqsに自社変革を安心して任せられるようになり、実際に変革は実現されました。

Zoho Workplace 導入の効果

総合すると、チームがZoho Workplace を高く評価している主な理由は、アプリ群全体へシングルログインでアクセスできることにより、日常業務の可視性が高まり、生産的なやり取りとコラボレーションが促進され、しかも高水準のセキュリティーが確保される点にあります。Renee氏は次のように締めくくっています。「私たちは当面オフィス勤務へ戻る予定はなく、Workplace はオフィス勤務から在宅勤務への移行を円滑に進めるうえで大きな役割を果たしました。これらのツールにより、タスクやパフォーマンスの把握、そしてスムーズなコミュニケーションが可能になりました。いつでも勧められる製品です」

「私たちには、アクセスしやすく、理解しやすく、しかも手頃な価格の統合ソリューションが必要でした。Workplace はまさに理想的な選択でした。これらのツールは、タスクやパフォーマンスの把握と、円滑なコミュニケーションに役立っています」