「オープンな情報共有」が組織を変える
意思決定の早い組織風土をZoho Workplace で実現

「Zoho Workplace は当社にとって「魔法のツール」です。やりたいことができる環境が手に入りました」

エッカ石油株式会社 デジタルデザインチーム
部長 志喜屋譲氏

―まず、エッカ石油の事業概要について教えてください。

志喜屋譲氏（以下、志喜屋氏）：当社は、沖縄県内でエネルギー事業を軸に、フランチャイズ事業や飲食事業など、複数の事業を展開しています。中でもガス事業は60年以上続く基幹事業で、県内各地に拠点を構えながら、家庭用・業務用を問わず地域の暮らしを支えてきました。ガソリンスタンドやオートガスなど現場を持つ事業が多いのが特徴です。

―そのような事業構造の中で、以前はどのようなIT環境を利用されていたのでしょうか。

志喜屋氏：長年、国内製のグループウェアであるdesknet's NEOを使っていました。メール、カレンダー、掲示板、ワークフローなど、社内コミュニケーションは一通り揃っていましたし、ファイルもオンプレミスのサーバーで管理していました。当時はそれが当たり前でしたし、現場にいた頃は特に不便を感じていなかったというのが正直なところです。

―方で、経営視点では課題もあったのではないでしょうか。

上地啓太氏（以下、上地氏）：一番の問題はスピードです。出先ではメールが見られず、重要な連絡も会社に戻らないと分からない。電話に頼った業務が多く、誰か個人に情報が集中する状態も続いていました。事業のスピードを上げていきたい状況下で、このやり方では限界があるとずっと感じていました。

―導入検討のきっかけは、そうした問題意識からだったのでしょうか。

田中博之氏（以下、田中氏）：外から拝見していても、エッカ石油様ではオンプレミス中心のIT環境の中で業務自体はきちんと運用されていました。一方で、属人的な運用や情報共有にタイムラグが生じやすい構造でもあり、仕組みを見直すことで、さらに大きな改善が期待できると感じていました。

志喜屋氏：社内の問い合わせも大変でした。私がこのチームに来て15年になりますが、以前は各担当者の携帯に直接電話がかかってきていて、誰がどれだけ対応しているかも分からなかった。1日に20件以上の電話がかかってくることもありました。打ち合わせ中でも「現場からの電話は緊急」という空気があり、対応せざるを得ない状態でした。

―ただ、長年使ってきた仕組みを変えることには、社内の抵抗もあったのではないでしょうか。

志喜屋氏：「なぜ今のやり方を変えるのか」という声は当然ありました。でも社長からは「困ってから変えるのでは遅い。困る前に変える」という方針が明確に示されていました。

藤永紀人氏（以下、藤永氏）：「古いツールを止めた」ことも大きいですね。並行運用を続けていると、慣れた方に戻ってしまいます。

―Zoho Workplace の導入にあたっては、他のツールとも比較検討されたそうですね。

神里勇氏（以下、神里氏）：はい。Microsoft 365やGoogle Workspaceといった一般的なクラウドサービスは一通り検討しました。知名度もありますし、選択肢として外せない存在だったと思います。ただ、単純に「どれが多機能か」「どれが有名か」という視点だけでは決めきれませんでした。

―最終的にZoho Workplace を選んだ決め手は、どこにあったのでしょうか。

上地氏：一番大きかったのは、当社の社風とZoho Workplace の「設計思想」が合致していたことです。私は以前から、申請や承認が何段階も積み上がっていくようなワークフローに疑問を感じていました。誰かを通さないと前に進まない仕組みは、スピードを落とすだけでなく、社員の考える力も奪ってしまいます。

とはいえ、申請や稟議そのものをなくすことはできません。そこで現在は、Zoho Forms とZoho Cliq を使って、稟議申請をできるだけシンプルな形に整理しています。必要な情報をフォームで入力し、申請内容は関係者にオープンに共有される。そこでチャットを使って補足や確認を行い、その場で判断していく、という流れです。

Zoho Workplace は、チャットを中心に情報をオープンに共有し、その場で議論して決めていく使い方ができる。その考え方が、私たちが目指したい働き方に一番近いと感じました。

Zoho Forms で作成した稟議申請フォーム（左）。申請送信後、関係者のグループチャットがZoho Cliq で自動作成される（右）

―機能面以上に、「使い方」や「設計思想」を重視されたわけですね。

平良宇宙氏（以下、平良氏）：はい。実際に触ってみて感じたのは、ツール同士がシームレスに連携していることです。メール、チャット、ファイル共有が分断されておらず「ここを起点にすれば業務が流れる」というイメージがしやすいです。私は入社したばかりで、業務ツールはZoho Workplace しか触ったことがありませんが、直感的に操作でき、ITに詳しくないメンバーでも当たり前のように使える点も大きかったと思います。

―導入初期から、経営層も深く関わっていたと聞いています。

神里氏：当社の社長自身がかなり早い段階から触っていました。トップが「これはいい」「こう使いたい」と具体的に話してくれたので、実際の業務に落とし込みやすかったです。

上地氏：私自身、導入にあたって「まずは自分で使ってみよう」と思い、いろいろな機能を試しました。その中で便利だと気付いたのが、Zoho Mail のメンション機能です。

以前は、関係者に共有しようとするとメールを転送するのが当たり前でしたが、転送は意図せず情報が広がってしまうリスクもあります。その点、Zoho Mail では、メールにメンションを付けてコメントで用件を補足することで、「誰に、何を伝えたいのか」を明確にしながら、安全に情報を共有できます。

Zoho Mail のメンション共有（ストリーム）機能

―パートナーであるワックアップの存在も、後押しになったのではないでしょうか。

田中氏：エッカ石油様の場合、「とりあえず入れて終わり」ではなく、その先の使い方まで一緒に考える必要がありました。Zoho Workplace は拡張性が高い分、どう使うかで価値が大きく変わります。その意味で、エッカ石油様は「やりたいこと」が明確だったので、それを形にするお手伝いができました。

―Zoho サービスを導入後、具体的にどのような効果がありましたか。

岸本つかさ氏（以下、岸本氏）：当社では、社内からの問い合わせ窓口として、Zoho SalesIQ を使った社内サポート用のチャットボットを導入しています。電話や個別連絡ではなく、まずはチャットボットで自己解決を促す仕組みにしたことで、対応工数が大幅に削減できました。

それだけでなく、問い合わせ先を集約した結果、「どんな問い合わせが多いのか」「誰がどう答えているのか」がチーム全体で見えるようになりました。特定の人しか分からない質問も、過去のやり取りを見れば対応できる。ナレッジが自然と共有されています。

志喜屋氏：以前は1日20件くらい電話がかかってきていました。それが今は3件程度です。しかも、電話が来るということは本当に緊急だということ。優先順位がはっきりしました。

社内向けFAQページに設置されたチャットボット

―社外との連携についてはいかがですか。

志喜屋氏：社外取引先ともZoho Cliq で直接つながっています。先方はスピード感を重視しているため、そのニーズにZoho Cliq は答えてくれます。このスピード感はメールでは絶対にできないです。

―ファイル共有についてはいかがでしょうか。

志喜屋氏：オンプレミスの共有ファイルからZoho WorkDrive に移行しましたが、ほとんど混乱はありませんでした。Windowsのフォルダと同じ感覚で使えるので、特に説明しなくても自然に使われています。現場のベテラン社員も、実はクラウドを使っていると意識せずに利用しているくらいです。

―Zoho Workplace の導入を通じて、あらためてどのような効果を実感されていますか。

志喜屋氏：一言で言えば、「仕事の流れが止まらなくなった」という感覚です。以前は、誰かに電話をして、つながらなければ待つ、戻ってくるまで進まない、ということが当たり前でした。今はチャットを起点に情報が集まり、その場に関係者がそろっていればすぐに話が進む。業務のスピードが明らかに変わりました。

―数字で見ても、変化は出ていますね。

志喜屋氏：そうですね。上述の通り、社内問い合わせの電話は約3分の1に減りました。そして、数字で見える効果だけでない変化も感じています。一番大きいのは「属人化が減った」ことです。やり取りが可視化されることで、「あの人しか分からない」という状態が少しずつ解消されてきました。結果として、チーム全体で仕事を回している実感を持って業務を進めることができています。

―パートナーの立場から見て、今回の取り組みをどう評価されていますか。

田中氏：非常にうまくいっている事例だと思います。特に印象的なのは、ツールを入れること自体が目的になっていない点です。Zoho Workplace を「どう使えば業務が楽になるか」「どうすれば組織が前に進むか」という視点で捉えている。だからこそ、現場にも定着しているのだと感じます。

―今後、さらに強化していきたいポイントはありますか。

志喜屋氏：今はコミュニケーションと情報共有が中心ですが、今後はFormsやFlowなどと組み合わせて、業務プロセスの自動化、省力化を、もう一段進めていきたいと考えています。問い合わせ対応で蓄積されたデータや知見を、次の改善につなげていきたいですね。

─最後に、Zoho Workplace を通じて目指す組織の姿を教えてください。

志喜屋氏：当社にとってZoho はやりたいことを実現できる魔法のツールです。田中様に「これできますか？」と聞くと、「できるよ」と返ってくる。現場が「まさかできないよね」と思っていることも、「できるよ」と言われてびっくりする。それがすごいと実感しています。

田中氏：業務効率化のフェーズが終わって、次はトップラインを上げる方にZoho を使っていただきたいです。MAの機能なども活用して、さらに事業を伸ばしていってほしいですね。