人事管理システムとは
人事管理システムとは、採用管理や人事評価、勤怠管理、給与計算といった、従業員に関する様々な人事情報を一元的に管理し、人事業務全般の効率化を図るためのシステムを指します。人事管理システムは人事情報のデジタル化によって「業務効率化・ペーパーレス化」と「従業員情報の一元管理」を促進します。
なお、ここでは「人事システム」も「人事管理システム」と同義の用語として扱います。
多様な人事管理システムの「役割」
人事システムは、以下の情報を管理・活用します。
基本情報
氏名、生年月日、住所、所属部署、役職、入社年次など
労務情報
労働時間、出退勤時刻、給与、社会保険料、税金などが含まれます。
評価・育成に関する情報
目標設定、人事評価、スキル、資格、研修受講履歴など
採用情報
応募者の詳細および選考状況について
これらの情報をシステムで一元管理することで、人事業務の効率化を図るとともに、データ分析に基づく戦略的な人材配置や育成、さらにはセキュリティの強化を実現します。
人事システムには、採用管理や人事評価、給与計算、勤怠管理など、特定の機能に特化したものから、これらを統合的に管理できるものまで多様な種類があります。したがって、一つのシステムですべてを解決しようとするのではなく、人事における課題や解決したいポイントを明確にした上で、導入を進めることが重要です。
人事管理システムの導入状況
近年、人事管理システムを導入する企業は増加傾向にあり、キーマンズネットの調査によると、人事システムを導入している企業は全体の43%となっています。
人事システムの導入状況
導入されている人事管理システムの種別
HRproの調査によれば、最も多く導入されているのは、「給与管理」システムで80%を占めています。次いで「勤怠（就業）管理」システムが第2位（64％）、第3位は「人事管理」システム（59％）となっています。業務の効率化に直結する定型業務のシステム化から着手したい、といった人事部門の意図が見て取れる結果です。
導入している人事系システム
いますぐ人事管理システムの導入を検討すべき企業は
「人事の作業負荷が大きい企業」
人事システムは「業務効率化・ペーパーレス化」と「従業員情報の一元管理」を支援するシステムですから、導入を早急に検討すべき企業は、人事・労務管理にかかる業務負担の増大に直面している企業です。特に従業員数が数十名を超え始めた企業や、多店舗展開を行っている企業では、管理業務が急速に複雑化するため、早期にシステム導入を検討することが望ましいとされています。
Excelや紙での
管理に限界を感じている
従業員情報や勤怠データ、給与計算、年末調整の情報が各所に分散しているため、集計や更新に多大な手間と時間がかかっている
データ入力や計算におけるヒューマンエラーのリスクを感じている
定型業務の
作業時間を削減したい
給与計算や社会保険の手続き、入社・退社に関わる各種手続きといったルーティン業務が、人事担当者の業務時間の大部分を占めている
多様な働き方への
対応が複雑化している
フレックスタイム制やリモートワーク、外国籍社員の増加など、多様な勤務形態に対応する勤怠・給与管理が煩雑になっている
「ひとり人事」による
業務過多を感じている
人事担当者が一人、または少人数で全ての業務（採用、勤怠、給与計算、労務、評価など）を担っており、業務過多となっている
人事・労務業務の
「属人化」が深刻
特定の担当者しか業務の進め方やデータ管理方法を知らない状態で、担当者の異動や退職によって重要なノウハウが失われる懸念がある
事例
Zoho People で多国籍な社員の人事管理業務を大幅に効率化
会社概要
「StellarStation」を開発・提供する株式会社インフォステラは、その革新的なビジネスモデルと高度な技術力により、国際的に高い評価を得ています。
課題
同社では社員の半数以上が外国籍であり、日本語を話せない社員も多く在籍しています。事業の特性から、今後もこの傾向は一層加速していく見込みです。
事業拡大に伴い社員数が増加する中で、従来の表計算ソフトを用いた人事情報管理には限界を感じていました。例えば、休暇の残日数に関しては、従業員一人ひとりと個別にやり取りを行う必要があり、コミュニケーションが煩雑化していました。
以前は国産の人事管理ソリューションを導入していましたが、英語表示が不十分で、日本語を理解できない新入社員のオンボーディング時には人事部が代理で入力作業を行わざるを得ず、人事システムが業務効率化につながっていないことが最大の課題でした。
人事システムの選定経緯
日本企業の製品は英語をはじめとする多言語対応が十分でない一方、外資系大手の製品は初期費用だけで数千万円もの見積もりを提示されていました。そのような中、Zoho People は初期費用無料で、ユーザーあたりの月額料金も非常に低コストである上に、日本語や英語を含む多言語に対応している点が、導入の決め手となりました。
導入結果
全員に平等に就業規則に従った休暇日数が割り当てられて管理されていることが明確になり、個々人がきちんと申請して承認される状態が人事システムによって実感できる状態が実現されました。本事例は、適切な人事システムの導入により複雑化した人事部門の業務課題を解消し、効率化と情報の一元管理を実現した代表的なケースと言えるでしょう。
人事管理システムの導入・比較手順
人事管理システムの導入および選定は、企業の重要な経営戦略の一環であるため、慎重かつ段階的に進めることが求められます。一般的な導入および比較の手順は、以下の通りです。
導入目的と現状課題の明確化
このステップが最も重要です。何を解決したいのか、導入後に何を実現したいのかを明確にします。
課題の洗い出しと可視化
現在の人事業務フローを棚卸し、「誰が」「いつ」「どのような作業」に時間がかかっているか（特に非効率な作業）を洗い出します。
例：「給与計算に毎月1週間かかっている」「評価シートの回収・集計に時間がかかる」「従業員のスキル情報がバラバラで分からない」など。
導入目的の決定
「業務効率化（工数・コスト削減）」が目的なのか、「戦略人事（人材育成・配置の最適化）」が目的なのか、優先順位を明確にします。
新システムに求める要件（RFPの元）の作成
解決したい課題に基づき、新システムに求める必須機能とあったら便利な機能を切り分けてリストアップします。
例：必須「給与計算連携」「Webでの年末調整機能」「多言語対応」、便利「タレントマネジメント機能」。
システムの選定と絞り込み
目的と要件に合ったシステムをリサーチし、候補を絞り込みます。この際の注意点は以下の2点です。
原則、SaaS（クラウド）型のシステムを選定すること
まず①についてですが、オンプレミス型の人事システムは「運用・保守コストが高い」、「システムの老朽化・陳腐化」、「他システムとの連携の困難さ」など、多数の課題を抱えています。
SaaS型人事システムのカスタマイズ性も年々高まっている現代において、原則的に選択するメリットはほとんどありません。特に初めての人事管理システム導入にあたっては、SaaS（クラウド型）のシステムを前提に検討することをおすすめします。
Zoho People は数あるクラウド型人事システムの中でも、コストパフォーマンスとカスタマイズ性に優れた人事システムです。
クラウド型人事システムの料金比較
| 製品 | 料金 | カスタマイズ性 |
|---|---|---|
 | ￥350(月) / 1ユーザー | ◎ |
| J社人事システム | ￥300～(月) / 1ユーザー | △ |
| O社人事システム | ￥5,500～(月) / 5ユーザー | ◯ |
| F社人事システム | ￥2,000～(月) / 5ユーザー | △ |
| T社人事システム | ￥180,000～(月) | △ |
※ Zoho People 給与管理機能を備えた「プレミアムプラン」、他社は最廉価プランにおける比較
必ず無料トライアル・デモを通じて実際の操作性を確認すること
次に②についてですが、絞り込んだ製品候補に関しては無料トライアルで具体的な機能やコスト、運用面が自社の複雑なルール（変形労働時間制や独自の評価制度など）に対応できるかを必ず確認しましょう。その際には、人事担当者だけでなく、一般従業員が使用する画面（申請・承認など）も併せてチェックすることをおすすめします。
現場にマッチしない人事システムを導入してしまわないために、製品トライアルを活用して「操作性」を入念に確認するようにしてください。もちろんZoho Peopleは無料で製品の完全版をお試しいただけます。
導入スケジュールと体制の構築
選定したシステムの導入に向けて、具体的なスケジュールと社内体制を構築します。プロジェクトリーダーの選任、各部署との連携体制の整備、データ移行計画の策定、そして段階的な導入スケジュールの策定が主な作業となります。
運用・評価
システムを本稼働させ、定着と効果測定を行います。
本稼働と定着化
システムを実際に運用し、現場からのフィードバックを受けて研修や操作マニュアルの整備などを行います。
効果測定と評価
導入前に設定した目的（例：給与計算の工数20%削減、評価の完了率95%達成）に対して、導入効果を定量的に測定し、システムの評価を行います。
Zoho People はかんたんに導入してかんたんに使える、
初めての導入に最適な人事システムです
Zoho People のインターフェイスは、説明不要で誰でも使えます。かんたんで直感的なZoho People を使用するために、IT知識は必要ありません。そのため、いわゆる「ひとり人事」の業務負担に悩む担当者の最初の人事システムとしても、最適です。
特に人材管理とタレントマネジメントに関する機能は充実しており、成長過程にあって低コストで人事システムの導入を考えている中小企業や、社員の離職や定着率に悩む製造業の企業様におすすすめです。
また、画面言語は日/英含む24言語に対応している点も多くのお客様に喜ばれています。Zoho People は、グローバル企業や海外展開を見据えるスタートアップにとっても最適な人事管理ソリューションです。
「どのプランが適しているか分からない」「契約前に確認したい
ことがある」などお気軽にお問い合わせください。