ドキュメント管理ソフトウェア
ドキュメントを
かんたんにデジタル化
もう受信トレイを検索したり、紙の束を探したりする必要はありません。オンボーディングから退職面談まで、あらゆる書類業務を一元化された人事関連の文書管理システムで、整理された安全なかたちで管理できます。
ファイルを安全に管理
プライバシーをさらに重視した上で、会社の方針、ハンドブック、オファーレター、評価ファイルなど、すべての重要ドキュメントを分類し保存します。
ドキュメント作成の効率化
ドキュメントを一括で生成し、署名用に送信するとともに、カスタマイズされたテンプレートでコンテンツを動的に維持します。
オンラインでのドキュメントの署名
Zoho People のZoho Sign、DocuSignまたはAdobe Signとの連携を通じて、候補者と従業員が瞬時にドキュメントに署名できるようにします。
ドキュメントの承認ステータスを管理する
承認の受け取りを通じて、ドキュメントをレビューした従業員と、まだレビューしていない従業員を監視します。
Zoho People のドキュメント管理システムを選択するその他の理由
ドキュメントアクセスを規制する
誰がドキュメントを表示、編集、共有できるかを決定します。カスタムアクセスコントロールでは、効果的に未承認のアクセスを制限して、データセキュリティーを維持できます。
個人ファイルのスペースを提供する
パスポート、ライセンス、保険文書、証明書のコピーなど、個人文書を保管するための安全な場所を従業員に提供します。
ファイルの安全性とコンプライアンスを維持する
ドキュメントの有効期限の日付の設定、内部リソースのフォルダの作成、規制に従って確認、更新されたポリシードキュメントの維持を行います。
移動中のファイルのアクセス
どこからでもファイルを保存、編成、共有します。また、Zoho People モバイルアプリを使用してどのようなデバイスでも実行できます。
よくある質問
人事ドキュメント管理ソフトウェアは、デジタルソフトウェアの一種で、一元管理された場所ですべての従業員と組織のドキュメントを安全に保存し、ソート、管理することに役立ちます。
ドキュメントの管理は人事担当者の主要な責務です。オンボーディング時のペーパーワークの送信と収集、オファーレターの電子署名の取得、休暇申請のレビュー、退職ドキュメントの処理などのタスクは、手動で行うと手間と時間がかかる可能性があります。ドキュメント管理システムを実装すると、人事管理チームにとって次のような利点が得られます。
- 管理の簡素化：ファイルの追加、ソート、共有などの手動タスクと比べて時間と労力が節減されます
- セキュリティーの向上：カスタムアクセスコントロール、多要素認証、暗号化、監査証跡などの高度なセキュリティー機能によって、社内と従業員の機密データを保護します。
- ワークフローの自動化：自動化されたワークフローを使用します。オンボーディングドキュメント、休暇申請、パフォーマンスレビューなどの、従業員ライフサイクルのすべての領域のデータを効果的に管理できます。
- 効率的なドキュメントストレージ：物理ドキュメントを保存するには、よりスペースが必要になるだけでなくコストがかかります。クラウドベースのシステムでは、手間をかけずにファイルを安全に保存して編成します。しかもどのようなデバイスからもアクセス可能です。
- コンプライアンスの向上：それぞれの業界固有の規制へのコンプライアンスを維持することで、重い罰則を回避します。
適切なドキュメント管理システム（DMS）で組織による重要なペーパーワークの扱い方を効率化し、生産性を高めることができます。会社が人事ドキュメント管理ソフトウェアを選択した場合に利用可能な主要機能の例は次のとおりです。
- ストレージと編成：簡単なドキュメント作成、ストレージ、任意のデバイスからの取得を促進するシンプルで直感的なクラウドベースシステムを主眼としています。
- 電子署名：電子署名システムの連携によって、ドキュメントの署名と管理のプロセス全体が高速化され、安全かつシームレスになります。
- セキュリティーとコンプライアンス：アクセスコントロールと暗号化による機密ドキュメントの強固な保護が、データのセキュリティーを確保するとともに、業界固有の規制への確実なコンプライアンスを実現しています。
- 連携機能：既存のシステムや外部アプリケーションと簡単に連携できる機能を備えているため、ドキュメント管理を効率化して、時間を節減できます。
- 拡張性：スケーラブルなDMSは技術的な改善に対応して、パフォーマンスに影響を与えずにワークロードを向上させることができます。
Zoho People のファイルサービスは、ドキュメントを保存、管理、共有するための安全な中央リポジトリーとして機能します。このサービスを使用して、以下のことを実行できます。
- 迅速かつ簡単にアクセスできるよう、すべての組織のファイルを一元管理される場所に安全に保存する。
- 承認されたユーザーがコントロールされたアクセスを通じて、機密情報を表示、変更できるようにする。
- 電子署名向けにドキュメントを送信して、そのすべてを1つの場所で管理する。
- 地域別に使用できる法定フォームを編成し、組織の要件に基づいて会社のハンドブックテンプレートをカスタマイズする。
- Zoho Workdrive、Googleドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、Evernoteからファイルをアップロードする。
電子署名は、オンラインで署名されたドキュメントを取得するプロセスです。Zoho People は、Zoho Sign、Adobe Sign、Docusignと連携することで、組織向けにドキュメント署名プロセスを電子形式で効率化します。この連携を通じて、電子署名用に異なるドキュメント（試用期間の確認、ポリシードキュメント、給与改訂レター、退職レターなど）を1人の従業員または従業員のグループに送信し、Zoho People 内で安全に管理できます。