Zoho Mailのユーザーガイド

テンプレートの使用

テンプレートを使用すると、書式設定を何度も繰り返すことなく、事前に設定した内容でメールを送信できます。これは、組織全体でメールを標準化する場合に便利です。また、かんたんに見つけられるように、希望に応じてテンプレートを分類することもできます。

 テンプレートの作成

 メール作成ツールでのテンプレートの作成:

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. [新しいメール]をクリックして、新しいメールテンプレートを作成してください。
  3. 件名を入力してください。テンプレート名はここで入力した件名と同じになります。
  4. 必要なメールの内容を入力してください。 
  5. 必要な書式をメールの内容に設定できます。 
  6. [保存]の近くのドロップダウンを選択して、[テンプレートの保存]オプションを選択してください。 
  7. メッセージは、初期設定で[すべてのテンプレート]カテゴリーの下の[テンプレート]フォルダーに保存されます。

 [テンプレート]フォルダーからのテンプレートの作成:

  1. [テンプレート]フォルダーに移動してください。
  2. [テンプレートの作成]をクリックしてください。
  3. タイトルとメールの内容をそれぞれの項目に入力し、必要に応じて書式設定を変更します(テンプレートに入力したタイトルは、メールの件名として表示されます)。
  4. [カテゴリーの選択]ドロップダウンをクリックして、カテゴリーを選択または作成してください。
  5. [保存]をクリックして、テンプレートを保存してください。
  6. メッセージは、表示された[カテゴリー]の下の[テンプレート]フォルダーに保存されます。

 メール作成ツールからのテンプレートの分類

テンプレートを保存したら、書式設定オプションメニューの[テンプレートの挿入]オプションを使用して、メール作成ツールからテンプレートを分類できます。

ポップアップウィンドウの[+]オプションを使用してカテゴリーを作成してください。完了したら、テンプレートをドラッグ&ドロップするだけです(複数のテンプレートを選択してカテゴリーにドラッグ&ドロップできます)。カテゴリーにカーソルを合わせると、表示される各オプションを使用して、カテゴリーを編集または削除することもできます。

テンプレートは複数のカテゴリーに保存できます。テンプレートのプレビューに表示されるカテゴリーの名前をクリックし、テンプレートを保存するカテゴリーのチェックボックスを選択してください。

注:初期設定では、テンプレートは一覧表示で表示されます。[サムネイル表示]アイコンをクリックすると変更できます。

 保存済みテンプレートの変更

[テンプレート]フォルダーから

  1. [テンプレート]フォルダーに移動してください。 
  2. 保存されているすべてのテンプレートが一覧表示されます。 
  3. 使用するメッセージを選択して、作成ツールで開きます。 
  4. 変更したら、画面右上の[下書きの保存]ドロップダウンから[テンプレートの保存]をクリックして、既存のテンプレートを上書きしてください。

[作成]ウィンドウから

作成ツールエディターの[テンプレート]ウィンドウから、既存のテンプレートを編集することもできます。書式設定オプションの[テンプレートの挿入]アイコンをクリックしてください。編集するテンプレートを含むカテゴリーに移動し、関連するテンプレートの[編集]アイコンをクリックしてください。

 テンプレートの挿入

  1. メールの作成中にテンプレートの内容を挿入できます。 
  2. 書式設定オプションの[テンプレートの挿入]アイコンをクリックしてください。
  3. テンプレートの一覧が表示され、テンプレートの件名と内容のプレビューが表示されます。検索バーを使用するか、カテゴリーを参照してテンプレートを見つけることができます(カテゴリーが表示されているときに検索バーを使用すると、そのカテゴリー内のテンプレートの結果のみが表示されます)。
  4. 関連するテンプレートを選択して、テンプレートを挿入してください。
  5. 選択したテンプレートの内容が、作成中の現在のメッセージに挿入されます。

テンプレートフォルダーの一覧から関連するテンプレートをクリックして、テンプレートを使用することもできます。 

注:

テンプレートの内容を表示するには、テンプレートの[プレビュー]アイコンをクリックしてください。[プレビュー]から[挿入]オプションをクリックすると、特定のテンプレートを使用できます。

CRMのテンプレート

Zoho Mailのテンプレートに加えて、[作成]ウィンドウからCRMのテンプレートを表示することもできます。初期設定のCRMのテンプレートのカテゴリーは、[テンプレート]ウィンドウのメールテンプレートの下に一覧表示されます。(スクリーンショット)

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メールお問い合わせ窓口: support@zohomail.com