テンプレートの使用

テンプレートを使用すると、書式設定を何度も繰り返すことなく、事前に設定した内容でメールを送信できます。これは、組織全体でメールを標準化する場合に便利です。また、かんたんに見つけられるように、希望に応じてテンプレートを分類することもできます。

 テンプレートの作成

 メール作成ツールでのテンプレートの作成：

1. Zoho Mailにサインインしてください。
2. ［新しいメール］をクリックして、新しいメールテンプレートを作成してください。
3. 件名を入力してください。テンプレート名はここで入力した件名と同じになります。
4. 必要なメールの内容を入力してください。 
5. 必要な書式をメールの内容に設定できます。 
6. ［保存］の近くのドロップダウンを選択して、［テンプレートの保存］オプションを選択してください。 
   
7. メッセージは、初期設定で［すべてのテンプレート］カテゴリーの下の［テンプレート］フォルダーに保存されます。

 ［テンプレート］フォルダーからのテンプレートの作成：

1. ［テンプレート］フォルダーに移動してください。
2. ［テンプレートの作成］をクリックしてください。
3. タイトルとメールの内容をそれぞれの項目に入力し、必要に応じて書式設定を変更します（テンプレートに入力したタイトルは、メールの件名として表示されます）。
4. ［カテゴリーの選択］ドロップダウンをクリックして、カテゴリーを選択または作成してください。
5. ［保存］をクリックして、テンプレートを保存してください。
   
6. メッセージは、表示された［カテゴリー］の下の［テンプレート］フォルダーに保存されます。

 メール作成ツールからのテンプレートの分類

テンプレートを保存したら、書式設定オプションメニューの［テンプレートの挿入］オプションを使用して、メール作成ツールからテンプレートを分類できます。

ポップアップウィンドウの［+］オプションを使用してカテゴリーを作成してください。完了したら、テンプレートをドラッグ＆ドロップするだけです（複数のテンプレートを選択してカテゴリーにドラッグ＆ドロップできます）。カテゴリーにカーソルを合わせると、表示される各オプションを使用して、カテゴリーを編集または削除することもできます。

テンプレートは複数のカテゴリーに保存できます。テンプレートのプレビューに表示されるカテゴリーの名前をクリックし、テンプレートを保存するカテゴリーのチェックボックスを選択してください。

 保存済みテンプレートの変更

［テンプレート］フォルダーから

1. ［テンプレート］フォルダーに移動してください。 
2. 保存されているすべてのテンプレートが一覧表示されます。 
3. 使用するメッセージを選択して、作成ツールで開きます。 
4. 変更したら、画面右上の［下書きの保存］ドロップダウンから［テンプレートの保存］をクリックして、既存のテンプレートを上書きしてください。

［作成］ウィンドウから

作成ツールエディターの［テンプレート］ウィンドウから、既存のテンプレートを編集することもできます。書式設定オプションの［テンプレートの挿入］アイコンをクリックしてください。

編集するテンプレートを含むカテゴリーに移動し、関連するテンプレートの［編集］アイコンをクリックしてください。

 テンプレートの挿入

1. メールの作成中にテンプレートの内容を挿入できます。 
2. 書式設定オプションの［テンプレートの挿入］アイコンをクリックしてください。
   
3. テンプレートの一覧が表示され、テンプレートの件名と内容のプレビューが表示されます。また、［プレビュー］アイコンをクリックすると、詳細なプレビューを確認できます。検索バーを使用するか、カテゴリーを参照してテンプレートを見つけることができます。
   

   注：

   カテゴリーが表示されているときに検索バーを使用すると、そのカテゴリー内のテンプレートの結果のみが表示されます。

4. 関連するテンプレートを選択して、テンプレートを挿入してください。
   ​

   注：

   • テンプレートの［プレビュー］アイコンをクリックすると、テンプレートの内容を表示できます。
     
   • ［プレビュー］から［挿入］オプションをクリックすると、特定のテンプレートを使用できます。
   • テンプレートフォルダーの一覧から関連するテンプレートをクリックして、テンプレートを使用することもできます。

CRMのテンプレート

Zoho Mailのテンプレートに加えて、［作成］ウィンドウからCRMのテンプレートを表示することもできます。初期設定のCRMのテンプレートのカテゴリーは、［テンプレート］ウィンドウのメールテンプレートの下に一覧表示されます。