Zoho Mailでの検索

Zoho Mailの検索

Zoho Mailでは、メールサービスだけでなく、メモ、カレンダー、タスク、ブックマーク、ストリームなどのアプリケーションとメールボックスを密に連携させて、ビジネスの運営に役立つプラットフォームを提供しています。これらのアプリケーションにより、ビジネスの運営に必要なあらゆる機能を1か所で利用できます。 

しかし、メールボックスには膨大な量の情報やデータ共有が存在するため、すべてを追跡し、探している特定のメールやストリーム投稿を見つけるのはますます困難な作業になっています。これをかんたんにするため、Zoho Mailにはメールだけでなく、ストリーム、タスク、メモ、カレンダー、添付ファイル、連絡先、ブックマークといった他の項目も検索できるオプションが用意されています。

項目全体の検索

Zoho Mailでは、現在使用しているアプリケーションに応じて、検索項目が自動的に選択されます。たとえば、ストリームを使用している場合、検索バーで検索項目が自動的にストリームに変更されます。 

それでも別のアプリケーションで検索したい場合は、ドロップダウンをクリックして検索を実行するアプリケーションを選択できます。関連するアプリケーションをリストから選択すると、入力したクエリーが、そのアプリケーションのみで検索されます。また、各アプリケーションに加え、各項目に関連付けられている複数のパラメーターからも選択できます。

検索を行うには、検索対象項目を選択して検索キーを入力し、該当するパラメーターをリストから選択して、Enterキーを押してください。同様に、検索に複数のパラメーターを含めて絞り込むことができます。

メールの検索

メールを検索する場合は、リストから［メール］項目を選択してください。メール内で、さまざまな条件に基づいて検索を実行できます。パラメーターを指定せずに単に検索キーを入力すると、関連するパラメーターのリストが表示されます。適切なものを選択して、検索を続行できます。 

ストリームの検索

ストリーム投稿は、投稿、メモ、タスクなどのさまざまな項目で構成されます。場合によっては、特定のストリームグループまたは自分のストリームウォールからデータを取得したいことがあります。

この場合、リストからストリームを選択して、検索キーを入力できます。［ストリーム］検索カテゴリーでは、［投稿者］、［投稿の内容］、［@メンション付き］、［コメント記入者］、［グループ内］などの複数のパラメーターを使用できます。 

探しているストリームコンテンツがメモ、タスク、またはメッセージのいずれかであることが確実な場合は、［フィルター条件］オプションを使用して、検索する項目を選択できます。［フィルター条件］オプションでは、利用可能なすべてのストリーム項目のリストが表示されます。

たとえば、グループ［マーケティングディスカッション］で「Patricia Boyle」による投稿を検索する場合は、検索項目を［ストリーム］に変更してください。検索項目で［グループ内：］を選択し、グループリストから［マーケティングディスカッション］グループを選択してください。次に［投稿者：］を選択し、該当するユーザー名またはメールアドレスの最初の数文字を入力してください。関連する結果のリストが表示されます。  

メモ検索

［メモ］項目を選択すると、自分が追加した個人メモや、グループメモを検索できます。

メモの内容、メモの色、追加先のグループ、メモを追加したユーザーに基づいて検索できます。これにより、特定のメモを絞り込んでかんたんに検索できます。

予定の検索

招待された予定、グループカレンダーに追加された会議や予定を確認したり、特定の予定を検索したりするには、件名、場所、主催者などに基づいてカレンダーを検索してください。関連する検索キーを入力すると、個人用カレンダーまたは登録しているグループカレンダーからの結果が検索条件に従って返されます。

タスクの検索

複数のグループに属していて、複数のグループのタスクを追跡することが困難な場合があります。

タスクを検索したくても、タスクがどのグループに追加されたのかがわからない場合があります。あるいは、タスクが特定のグループに割り当てられていることがわかっていても、誰が割り当てたかがわからない場合があります。

このような場合は、タスク検索が役立ちます。タスクを割り当てたユーザー、期限、タスクが割り当てられたグループなどの任意のタスク条件に基づいて検索できます。検索では、検索条件に基づいて結果が得られます。

添付ファイルの検索

Zoho Mailの［添付ファイルビューアー］メニューには、検索する添付ファイルを絞り込むためのフィルターが用意されています。さらに、名前、添付ファイルの内容、ファイルの種類、ファイルのサイズ、属する項目、受信日、タグ、お気に入り、送信したユーザーに基づいて添付ファイルをフィルターすることもできます。 

連絡先の検索

指定した連絡先項目に基づいて、メールボックスから連絡先を検索できます。特定の連絡先のメールアドレスはわかっているが、その他の詳細情報が必要な場合は、［連絡先］項目を選択し、［メールで検索］オプションを選択して、メールアドレスを入力してください。入力したメールアドレスと一致する検索結果が表示されます。 

ブックマークの検索

ブックマークのアプリケーションを使用すると、重要なリンクをメールボックスのグループまたは個人のブックマークに保存できます。これらのブックマークは、他のアプリケーションを起動するのと同じように、後でメールボックスから起動できます。ブックマークのタイトル、詳細などのパラメーターを使用して、これらのブックマークを検索できます。 

さらに、このような複雑な検索を「保存済みの検索」に保存できます。これにより、1回のクリックで同じ検索を実行しつつ、最新のメールからその時点の結果を取得できます。保存済みの検索の使用方法の詳細については、こちらを参照してください。

クイックアクセス

特定の設定を開く、特定のフォルダーやストリームグループに移動する、別のアプリケーションに移動するなどの操作すべてを、検索バーの［クイックアクセス］オプションから実行できます。アクセスするストリームグループや設定ページの最初の数文字を入力し、表示されたオプションから選択してください。これにより、必要なページが直接開きます。

クイックアクセスを使用して、特定の設定オプションを変更することもできます。クイックアクセスメニューに次のオプションを入力し、リストから目的のオプションを選択してアカウントに適用してください。

• テーマの選択 - 表示テーマを変更してください。
• メール表示画面の選択 - 新着メールを開く方法を選択します（プレビュー、新しいウィンドウ、新しいタブなど）。
• メール作成画面の選択 - 作成ウィンドウを開く方法を選択します（新しいタブ、インライン、新しいウィンドウなど）。
• 開封確認の選択 - 開封確認をいつ送信するかを選択します（常時、送信しない、尋ねる）。
• 外部画像の読み込み - 受信したメールに外部画像を読み込むタイミングを選択してください。
• 時刻形式の選択 - アカウントの時刻形式を選択してください。

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検索履歴

［履歴］メニューから以前の検索にアクセスできます。その特定のセッションの最近の検索はすべてここに表示されます。これらの検索結果は、メールボックスを更新した後、または新規サインイン後には表示されません。 

Zoho全体の検索

また、Zoho全体の検索を使用して、メールや連絡先を検索することもできます。Zoho全体の検索では、さまざまなZohoアプリケーションの項目をかんたんに検索できます。メールボックスの右下隅にある検索アイコンをクリックすると、［Zoho全体の検索］ウィンドウが開きます。キーボードショートカット（cmd + /）を使用してもウィンドウを起動できます。 

［Zoho全体の検索］ウィンドウの左メニューの［メール］タブをクリックしてください。検索バーに連絡先の名前を入力してEnterキーを押すと、その連絡先に関連するすべてのメールのリストが表示されます。この検索ウィンドウでは、メールを表示するだけでなく、これらのメールの返信や転送も直接行うことができます。また、連絡先カードから［Zohoアプリ全体検索］オプションを選択して、その連絡先の検索を開始することもできます。

フィルターのオプション

用意されているフィルターを使用して、検索結果を絞り込むことができます。 

• メールアドレス/エイリアス別：フィルターバーに表示されているメールアドレスをクリックしてください。すべてのエイリアスを含むドロップダウンが表示されます。メールアドレスをいずれか1つ選択すると、入力した連絡先から、選択したメールアドレスで送信/受信されたメールのみが表示されます。
• フォルダー別：［すべてのフォルダー］オプションをクリックすると、すべてのフォルダーのドロップダウンが表示されます。任意のフォルダーを選択すると、検索対象をそのフォルダーに限定できます。
• ［詳細］フィルター：［詳細］オプションをクリックすると、［日付範囲］、［タグ］、［添付ファイル付き］、［フラグ付き］、［返信付き］などのフィルターを適用できます。