フォルダーの共有

フォルダーの共有

フォルダー共有では、メールのフォルダー全体を組織のメンバーと共有できます。フォルダーを共有したユーザーは、メールや、メールについてのコメントを表示できます。

共有できるのはカスタムフォルダーのみです。フォルダー共有オプションは、組み込みフォルダーには使用できません。カスタムフォルダーを共有する際の権限レベルは3つあります。 

 フォルダーの共有の仕組み:

自分で作成したカスタムフォルダーを、組織内の他のユーザーと共有できます。

  1. 任意のカスタムフォルダーを右クリックし、[フォルダーの共有]オプションを選択してください。 
  2. 表示されるダイアログで、フォルダーを共有する人の名前を数文字入力してください。 
  3. フォルダーを共有する組織のメンバーを選択してください。 
  4. 各ユーザーの[権限]を選択してください。共有権限は次のとおりです。 
    • 表示
    • 作成
    • 委任
  5. [共有]をクリックし、他のユーザーに共有フォルダーへの招待を送信してください。 

ユーザーを招待すると、「共有フォルダー」についての通知が送信されます。ユーザーは、個人設定に応じて、共有フォルダーを承認または却下できます。 

 

共有への招待を承認すると、フォルダーが招待された人の[自分に共有]セクションに表示されます。 

これで、フォルダー内のメールの共同作業ができるようになりました。自分または共有されているすべてのメンバーが、共有フォルダー内のすべてのメールにコメントできます。すべての共同作業者に、コメントについての通知が送られます。「フィルター」を設定すると、一部のメールを共有フォルダーに自動的に移動できます。これにより、フィルターの条件に一致する新着メールが共有フォルダーに移動し、自動的に他のユーザーと共有されます。メールを手動で共有フォルダーに移動することもできます。 

これで、共有フォルダー内のメールを個別に共有することも可能になりました。ただし、他のユーザーは、この共有フォルダーにメールを移動することはできません。 

表示専用での共有:

「表示」権限でフォルダーを共有した場合、他のユーザーはフォルダー内のメールの表示と、コメントの追加のみを行うことができます。ただし、ユーザーがメールを読んだとしても、メールは既読に設定されません。 

作成権限での共有

「作成」権限ありでフォルダーを共有した場合、メールの表示とメールへのコメント追加のほかに、次のことが可能になります。 

  • メールにフラグを追加する。
  • メールを既読に設定する。 
  • フラグをすべての共同作業者に共有し、表示する。 

注:

  • 自分と共有されているフォルダーは、すべてのデスクトップIMAPクライアント(Outlook、Macメール、Thunderbird、Spark)や、AndroidとiPhoneのネイティブメールアプリで表示できます。
  • また、Thunderbird IMAPクライアントは、表示と作成の権限を持つクライアントからのフォルダーの共有もサポートしています。詳細はこちら

フォルダーの委任:

フォルダーを「委任」すると、フォルダーを共有する際に、自分のアカウントから[送信元アドレス]を選択できます。これによりユーザーは、自分に代わってメールを表示、コメントできるほか、メールに応答、返信もできるようになります。委任により、ユーザーは、選択したメールアドレスを使用して、自分の代わりにフォルダー内のメールに返信できます。  

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