メールのスヌーズ
日々大量のメールをやりとしていると大事なメールが埋もれてしまうことがあります。緊急性は高くなくとも返信しなくてはならない重要なメールもあるでしょう。Zoho Mailのスヌーズ機能を使用すると、そのようなメールを別のフォルダーに保存(スヌーズ)し、必要なときにすぐに取り出すことができます。
スヌーズの仕組み
メールをスヌーズする期間を選択することができます。メールをスヌーズすると、現在保存されているフォルダーから消えて「スヌーズ中」フォルダーに保存されます。そして、指定された期間(例:1時間/1週間など)が経過すると、元のフォルダーに戻ります。その後、メールに返信できます。
「スヌーズ」フォルダーは「フォルダー」の下に表示されます。このフォルダーは、最初にメールをスヌーズした後に作成され、初期設定のフォルダーとなります。
メールのスヌーズ手順
- Zoho Mailにログインします。
- スヌーズするメールを選択します。複数のメールをスヌーズするには、各メールの横にあるチェックボックスを使用してすべて選択します。
- 画面上部の機能の一覧から[スヌーズ]アイコンをクリックします。メールをプレビューまたは選択すると、スヌーズアイコンが表示されます。プレビュー画面が大きすぎる場合は、[処理をさらに表示する]の下にスヌーズ機能が表示されます。スヌーズを選択すると、スヌーズする期間を選択するためのドロップダウン画面が表示されます。
- 表示された画面でスヌーズ期間を指定します。初期設定の機能から選択するか、独自の日時を指定できます。選択されたメールは、元のフォルダーから消えて[スヌーズ中]フォルダーに保管されます。
- スヌーズ中のメールを表示するには、[スヌーズ中]フォルダーに移動します。
スヌーズしたメールでフォルダーに戻されたメールは、配信日時の横にある時計アイコンが表示されます。
スヌーズしたメールがフォルダーに戻されたときは、スヌーズしたときと同じ状態になります。たとえば、スヌーズする前に既にそのメールを開いていた場合、そのメールは「既読」状態で戻されます。
メモ:
会話スレッドからのメールを選択してスヌーズすると、会話表示の設定に応じて、スレッド全体がスヌーズされるか、そのフォルダー内のメールだけがスヌーズされます。
受信フィルター設定を使用してメールをスヌーズすることもできます。受信フィルターを設定する際にスヌーズの条件を設定すると、その条件を満たすメールは設定された時間スヌーズされます。
スヌーズの初期設定画面のカスタマイズ
Zoho Mailでは、初期設定とするスヌーズ時間をカスタマイズすることができます(10分/1時間/1日など)。
- 「設定」アイコンをクリックします。
- 一般設定から、[標準設定]機能の「スヌーズの初期設定」をクリックします。
- 初期設定では、4つの行があり、それぞれ初期設定とするスヌーズ時間を設定できます。行は追加/削除できます。最大で7行まで作成できます。主の3つの機能から選択できます。
- [場所]:スヌーズ時間の目安(例:7時間/8時30分など)を指定します。
- [:]:期限を設定します。たとえば、当日/明日/来週のうちに、メールを元のフォルダーに戻すように設定できます。
- [日時]:メールを受信する日時を正確に設定します。(例:9月23日18時など)
- 最適なスヌーズ時間を設定後、[送信する]をクリックします。
メモ:
[来週]を選択すると、日時を指定する追加の列が表示されます。(例:明日19時/来週月曜日11時)