スマート通知：送信メール通知

管理者は、送信メール通知機能を利用して、組織から送信されるメールに免責事項や独自のヘッダーを追加することができます。送信通知を特定のユーザーまたはすべてのユーザーに関連付けることで、セキュリティーをさらに強化することができます。送信メール通知は、機密情報の保護、企業ポリシーの順守、特定のキーワードを含むメールなど、さまざまな条件に基づいて送信されるように設定できます。設定した通知は、条件に一致するすべてのメールに適用されます。 

新しい通知の作成

新しい送信通知を作成するには、以下の手順に従ってください。 

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティーとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［送信通知］を選択します。 
3. ［今すぐ作成する］ボタンをクリックします。または、既存の通知がある場合、上部のメニューから［作成する］ボタンをクリックします。
   
4. ［通知名］と、必要に応じて［通知説明］を入力します。
5. ［有効期限］を設定します。
6. ［条件の種類］を選択します。
   • かつ：送信メールは、指定した条件にすべて一致する場合のみ、該当する処理が実行されます
   • または：送信メールは指定した条件のいずれかに一致する場合、該当する処理が実行されます。
   • 詳細：1つの処理に、［かつ］条件と［または］条件の両方を組み合わせることができます。
   • 条件なし：選択した場合、受信したすべてのメールには設定した処理が実行されます。
7. 条件、条件パラメーター、該当する処理を選択します。
8. ［適用先］ドロップダウンから、通知を適用したいユーザーを選択します。
   • すべてのユーザー：組織のすべてのユーザーに適用されます。
   • 選択したユーザーを除く：適用除外リストに追加したユーザーを除くすべてのユーザーに適用されます。
   • 選択したユーザー：指定したユーザーにのみ適用されます。
9.  該当する設定を選択し、［ユーザーを選択する］ボタンをクリックして、対象のユーザーを追加します。
10. リストに追加したいユーザーを選択し、［続行］をクリックします。リストからユーザーを除外する場合、該当ユーザーの削除アイコンをクリックします。
11. 通知を確認後、次のいずれかの手順を実行します。
    • 作成して通知を有効にする：通知が作成され、条件に一致するメールに自動で適用されます。
    • 新しい通知を作成する：通知は作成されますが、メールに自動で適用されません。つまり、受信したメールに通知を適用する場合、手動で有効化する必要があります。
      

利用可能な条件

Zoho Mailには、送信メールに通知を追加するための複数の条件が用意されています。要件に応じて、1つの通知に対して複数の条件を設定できます。通知に利用可能な条件は、以下の通りです。

一般条件

添付条件

コンテンツの条件

ヘッダーの条件

受信者の条件

差出人の条件

条件パラメーター

条件とパラメーターを選択した後、検証したい値を入力します。上記を指定した後、条件に基づいて実行したい処理を選択します。

利用可能な処理

条件に一致するメールは、通知に関連付けられた処理のとおりに実行されます。該当する処理を選択し、必要に応じて次の表に示されている値を入力します。

通知の処理と優先度

送信されるメールに応じて、複数の通知を追加することができます。複数の通知が適用されている場合、通知の優先度の順番に従って処理が実行されます。最も優先度の高い通知（1）、つまり最初にリストされている通知は、その後にリストされている優先度の低い通知よりも優先されます。指定の通知の条件に一致するメールが届くと、通知で指定した処理がそのメールに適用されます。同じメールには、リスト内の後続の通知のルールは適用されません。

受信通知の変更

通知を編集するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティーとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［送信通知］を選択します。
3. 編集したい通知をリストから選択し、画面右上の［編集する］をクリックします。
4. 必要な変更を実行して、［更新する］をクリックします。

さらに、関連付けられているユーザーに基づいて送信メール通知を検索して編集することもできます。検索バーに移動し、要件に応じてリストから［該当する］または［該当しない］のパラメーターを選択します。該当するユーザーを選択して、［Enter］キーを押します。その特定のユーザーに関連付けられている、または関連付けらえていないすべての送信通知が表示されます。次に、リストからルールを選択し、必要な変更を実行します。

通知の有効化／無効化

通知を有効化または無効化するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティーとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［送信通知］を選択します。
3. 通知を有効または無効にするには、ステータスボタンを オンまたは オフに切り替えます。

リストから通知の削除

通知が不要になった場合や期限切れの場合、［削除する］機能を使用して削除できます。通知を削除するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティーとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［送信通知］を選択します。
3. 通知の削除方法
   1. 既存の通知または期限切れの通知にカーソルを合わせて、 削除アイコンをクリックします。
   2. または、該当する通知を選択し、上部メニューで［削除する］をクリックして、削除する範囲を以下から選択することもできます。
      • 選択したルールを削除する
      • すべての期限切れルールを削除する
      • すべてのルールを削除する
   3. 表示される確認画面で［削除する］をクリックします。

これにより、送信通知がリストから削除されます。送信済み通知を一度削除すると、リストから完全に削除されますのでご注意ください。