受信ルール

受信ルールは、管理者がユーザーの受信トレイに届くメールを決定る条件です。ルールは指定したユーザー、または、組織全体に関連付けられます。ルールを有効にすると、メールはルールで指定された条件に応じて検証された後、受信者の受信トレイに配信されます。

受信ルールの作成

受信ルールを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［ルール］に移動して、［受信ルール］を選択します。
3. 初めてルールを作成する場合、［今すぐ作成する］ボタンをクリックします。2回目以降の作成の場合、［すべてのルール］の［作成する］をクリックします。
   
4. ルール名と説明を入力します。
5. 必要に応じて、［有効期限］を設定します。
6. ［条件の種類］を選択します。
   • かつ：受信メールがすべての条件を満たす場合のみに、優先処理が実行されます。
   • または：受信メールが設定した条件の1つを満たしている場合に、優先処理が実行されます。
   • 詳細：優先処理に対して、単一の条件内で 「かつ」 「または」 の両方を組み合わせることができます。
   • 条件なし：受信したすべてのメールで優先処理が実行されます。
7. 条件、動作パラメーター、関連する操作を選択します。
8. ［適用先］ ドロップダウンから通知を適用するユーザーを選択します。
   • すべてのユーザー：通知は組織内のすべてのユーザーに適用されます。
   • 選択したユーザーを除くすべてのユーザー：一覧に追加したユーザーを除いて、通知はすべてのユーザーに適用されます。
   • 選択したユーザー：通知は追加したユーザーのに適用されます。
9. すべてのユーザーを選択した場合、こちらの手順にスキップします。
10. ユーザーを追加／削除するには、［ユーザーを選択する］ボタンをクリックします。
11. ユーザーを追加する場合、追加するユーザーを選択して、［続行］をクリックします。ユーザーを一覧から除外する場合、該当ユーザーの［削除］アイコンをクリックします。
12. ルールを確認後、次のいずれかの操作を実行します。
    • ルールを作成して、有効にする：通知は、条件と処理に基づき、メールの処理を開始するために自動で有効化されます。
    • ルールを作成する：通知は作成されるだけで、有効化されません。受信したメールに通知を適用する場合、手動で有効化する必要があります。 
      
13. 作成後、すべての受信ルールは、指定されたフィルタリング、または、操作の種類に基づいて、以下のトップメニューの下に自動的にリストされます。
    • ［すべてのルール］タブでは、すべての受信ルールの一覧を表示したり、新しいルールを作成したりできます。
    • ［接続フィルターのルール］には、送信者の詳細に基づいて、認証レベルで受信メールが抽出されるように設定したルールが表示されます。
    • ［内容フィルターのルール］には、メールの言語や添付ファイルの制限のようなメールの内容に基づいて、メールを抽出するルールが表示されます。
    • ［転送ルール］には、条件処理にメールの転送を設定した すべてのルールが表示されます。
      
14. トップメニューから希望のタブを選択すると、対応するすべてのルールが表示され、かんたんにアクセスして管理できます。一覧のルールにカーソルを合わせると表示されるドラッグ＆ドロップアイコンを使用してルールを並べ替えることができます。ルールを並べ替えると、現在表示されている順番に基づいてルール処理の優先順位が自動的に変更されます。

利用可能な条件

Zoho Mailには、受信メール抽出可能な複数の条件が用意されています。組織の要件に応じて、1つのルールに複数の条件を設定できます。以下の一覧からさまざまな条件を確認できます。

一般認証

添付の認証

内容認証

ドメインの認証

ヘッダーの認証

マルウェアの認証

受信者の認証

送信者認証

必要な条件を選択後、ルールの設定を完了するには、こちらの手順に進みます。

動作パラメーター

［条件］と［動作パラメーター］を選択した後、選択した条件に応じて認証すべき値を入力します。それらの値を入力後、選択した条件でメールに対して実行する［操作］の選択に進みます。

実行可能な操作

指定した条件に一致するメールは、通知で設定された操作に従って処理されます。必要な操作を選択し、必要に応じて以下の表の値を入力します。

ルールの処理と優先

受信メールの種類に応じて、任意の数の受信ルールを追加することができます。複数の受信ルールがある場合、処理の順番はフィルターの優先順位に基づいて決まります。最も優先順位の高いフィルター（1）は、優先順位の低いフィルター （2） よりも優先されます。メールは特定のルールの条件に一致すと、ルールで設定した処理がメールに適用されます。同じメールが、一覧内の後続のルールに対して精査されることはありません。

受信ルールの変更

要件に基づいて、既存の受信ルールを修正することができます。ルールを編集するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［ルール］に移動して、［受信ルール］を選択します。
3. 優先ルールを選択して、画面右上の［編集する］をクリックします。
4. 優先順位の変更を実行して、［更新する］をクリックします。

さらに、関連付けられているユーザーに基づいて、受信ルールを検索および編集することができます。検索バーに移動して、要件に応じて、一覧から［該当するパラメーター］または［該当しないパラメーター］を選択します。特定のユーザーを選択して、Enterキーを押します。その特定のユーザーに関するすべての受信ルールが表示されます。一覧からルールを選択し、必要な変更を実行することができます。

ルールの有効化／無効化

ルールを有効／無効にするには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［ルール］に移動して、［受信ルール］を選択します。
3. ステータスボタンをオンまたはオフに切り替えることで、ルールを有効化または無効化できます。

一覧からのルールの削除

ルールは、不要になったり、期限が切れたりする状況もあるかもしれません。そのような場合、ルールを削除することができます。ルールを削除するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［ルール］に移動して、［受信ルール］を選択します。
3. ルールを削除するには
   1. 既存または期限切れになったルールの上にカーソルを合わせて、削除アイコンをクリックします。
   2. あるいは、該当するルールを選択し、上部メニューの［削除する］をクリックします。
      • 選択したルールの削除
      • 期限切れのルールの削除
      • すべてのルールの削除
   3. 表示された確認画面の［削除する］をクリックします。