スマート通知：受信メール通知

受信通知機能を使用すると、管理者はユーザーが特定のメールを開いたときに表示される通知メッセージまたはバナーを設定することができます。受信通知はユーザー、または組織全体に関連付けることができ、フィッシングや不正なメールからユーザーを保護します。有効な通知は順番に処理され、条件に一致するメールに対して設定された処理が実行されます。 

これらの通知により、受信メールの管理におけるセキュリティと効率性を向上させることができます。たとえば、外部ユーザーからのメールに対しても通知を設定することが可能です。これらの通知は、ユーザーを不正なメールから保護する上で重要な役割を果たします。 

新しい通知の作成

新しい受信通知を作成するには、以下の手順に従ってください。 

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［受信通知］を選択します。 
3. ［今すぐ作成する］ボタンをクリックします。既存の通知がある場合は、上部のメニューから［作成する］ボタンをクリックします。
    
4. ［通知名］と［通知説明］を入力します。
5. 必要に応じて、［有効期限］を設定します。
6. 要件に応じて、［条件の種類］を選択します。
   • かつ：受信メールが設定した条件をすべて満たす場合にのみ、優先処理が実行されます。
   • または：受信メールが設定した条件の1つを満たしている場合に優先処理が実行されます。
   • 詳細：優先処理に対して単一の条件内で「かつ」と「または」の両方の種類の条件を組み合わせることができます。
   • 条件なし：受信したすべてのメールに対して優先処理が実行されます。
7. 条件、動作パラメーター、関連する処理を選択します。
8. ［適用対象］ドロップダウンから、通知を適用したいユーザーを選択します。
   • すべてのユーザー：通知は組織内のすべてのユーザーに適用されます。
   • 選択したユーザーを除くすべてのユーザー：一覧に追加したユーザーを除いて、通知はすべてのユーザーに適用されます。
   • 選択したユーザー：通知は追加したユーザーに適用されます。
9.  関連する設定後、［ユーザーの選択］ボタンをクリックして、ユーザーを含めるか除外します。
10. 一覧に追加したいユーザーを選択して、［続行］をクリックします。該当するユーザーの［削除する］アイコンをクリックすると、一覧からユーザーを削除することができます。
11. 通知の有効化に対して、次のいずれかの処理を行ってください。
    • ルールを作成して、有効にする：通知は、条件と処理に従ってメールの処理を開始するために自動で有効化されます。

    • 新しいルールを作成する：通知は作成されるだけで有効化されません。受信したメールに通知を適用する場合、手動で有効化する必要があります。

      

利用可能な条件

Zoho Mailには、受信メールに通知を追加可能な複数の条件が用意されています。組織の要件に基づいて、1件の通知に複数の条件を設定することもできます。以下の一覧からさまざまな条件を確認できます。

一般認証

添付認証

内容認証

ドメインの認証

ヘッダーの認証

マルウェア認証

受信者の認証

送信者の認証

動作パラメーター

［条件］と［動作パラメーター］を選択した後、選択した条件に対して認証すべき値を入力します。それらの値を入力後、選択した条件でメールに対して実行する［操作］の選択に進みます。

実行可能な操作

指定した条件に一致するメールは、通知で設定された操作に従って処理されます。必要な操作を選択し、必要に応じて以下の表の値を入力します。

通知の処理と優先

受信メールの種類に応じて、任意の数の受信通知を追加することができます。複数通知の場合、処理の順番はリストされた順番によって決まります。優先順位が最も高い通知、つまり最初にリストされたものは、その後にリストされた通知よりも優先されます。メールは特定の通知の条件に一致すると、通知で設定した処理がメールに適用されます。同じメールがリスト内の後続の通知に対して精査されることはありません。

受信通知の変更

通知を編集するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［受信通知］を選択します。
3. 変更する通知を一覧から選択して、画面右上の［編集する］をクリックします。
4. 必要な変更を実行して、［更新する］をクリックします。

さらに、関連付けられているユーザーに基づいて、受信メール通知を検索および編集することができます。検索バーに移動し、要件に応じて一覧から［該当するパラメーター］または［該当しないパラメーター］を選択します。特定のユーザーを選択して、Enterキーを押します。その特定のユーザーに関連付けられているか、関連付けられていない受信通知が表示されます。一覧からルールを選択し、必要な変更を実行することができます。

通知の有効化／無効化

通知を有効／無効にするには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［受信通知］を選択します。
3. ステータスボタンを オンまたはオフに切り替えることで、通知を有効化または無効化できます。

リストからの通知の削除

通知が不要になった場合や期限切れになった場合、削除することができます。通知を削除するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［セキュリティとコンプライアンス］を選択します。
2. ［スマート通知］に移動して、［受信通知］を選択します。
3. 通知を削除するには
   1. 既存または期限切れになった通知の上にカーソルを合わせて、［削除］アイコンをクリックします。
   2. あるいは、該当する通知を選択し、上部メニューの［削除する］をクリックします。
      • 選択したルールを削除する
      • 期限過ぎたルールをすべて削除する
      • すべてのルールを削除する
   3. 表示された確認画面の［削除する］をクリックします。

一覧トから受信通知が削除されます。削除された通知は復元できず、一覧からも完全にに削除されますので、ご注意ください。