タスクの追加

個人タスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. タスクアプリに移動するか、または他の方法でタスクを作成できます。タスクの作成ウィンドウがポップアップ表示されたら、タスクのタイトルと担当者を指定します。
  3. ドロップダウンリストから[個人タスク]を選択します。その横のドロップダウンリストをクリックして個人カテゴリーを選択することもできます。
  4. その他の必要な詳細情報を入力したら、[保存]をクリックします。

グループタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. タスクアプリに移動するか、または他の方法でタスクを作成できます。タスクの作成ウィンドウがポップアップ表示されたら、タスクのタイトルと担当者を指定します。
  3. ドロップダウンリストから適切なグループを選択します。その横のドロップダウンリストをクリックしてグループカテゴリーを選択することもできます。
  4. その他の必要な詳細情報を入力したら、[保存]をクリックします。

繰り返しタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. タスクアプリに移動するか、または他の方法でタスクを作成できます。タスクの作成ウィンドウがポップアップ表示されたら、タスクのタイトルと担当者を指定します。
  3. ドロップダウンリストから、適切なタスクタイプ(グループタスクまたは個人タスク)、そして必要に応じてカテゴリーを選択します。
  4. 完了したら、[繰り返し]アイコンをクリックして、繰り返しパターン設定を開きます。
  5. 適切な繰り返しパターンを選択し、[保存]をクリックします。
  6. その他の必要な詳細情報をタスクに追加したら、[保存]をクリックします。

サブタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. タスクアプリに移動するか、または他の方法でタスクを作成できます。タスクの作成ウィンドウがポップアップ表示されたら、タスクのタイトルと担当者を指定します。
  3. 適切なタスクタイプ(グループタスクまたは個人タスク)、その他の必要な詳細情報を選択します。
  4. [サブタスク]セクションで、タスク名と担当者を指定します。Enterキーを押してサブタスクを保存します。サブタスクは、必要な数を追加し、組織内の任意のユーザーを担当者にできます。
  5. 完了したら、[保存]をクリックしてタスク全体を作成します。

さまざまなタスク作成方法

[新規タスク]ボタンを使用した追加

  1. Zoho Mailにサインインし、[タスク]に移動します。
  2. 画面左側の[新規タスク]ボタンをクリックします。
  3. [タスクの追加]ポップアップにタスク名とその他の必要な詳細情報を入力します。
  4. 完了したら、[保存]をクリックします。

[スマート作成]メニューを使用したタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. タスクとして追加するテキストを選択します。[スマート作成]メニューが表示されます。
  3. [タスクの作成]アイコンをクリックします。
  4. 選択したテキストがタスクのタイトルと説明として追加されます。これらの項目は、必要に応じて編集したり、詳細を追加したりできます。
  5. 完了したら、[保存]をクリックします。

[メールビュー]ペインからのタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. 任意のメールから、[その他の操作]アイコンをクリックします。
  3. ドロップダウンから、[追加先]をクリックし、[タスク]を選択します。
  4. メールの件名がタスクのタイトルになり、メール全文が説明に追加されます。これらの項目は、必要に応じて編集したり、詳細を追加したりできます。
  5. 完了したら、[保存]をクリックします。

[メール一覧]ペインからのタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. タスクとして追加するメールを右クリックします。
  3. [追加先]をクリックし、[タスク]をクリックします。
  4. メールの件名がタスクのタイトルになり、メール全文が説明に追加されます。これらの項目は、必要に応じて編集したり、詳細を追加したりできます。
  5. 完了したら、[保存]をクリックします。

メールからグループタスクを作成するときに、リンクされた会話をグループと共有することもできます。タスクと、それに対応するメールは、グループの[ストリーム]ページで確認できます。タスク内の[関連するメールを開く]アイコンを使用して、タスクの作成元メールを表示することもできます。

ストリーム投稿としてのタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインし、[ストリーム]に移動します。
  2. メッセージ作成ツールをクリックし、[タスクの追加]に進みます。
  3. タスクのタイトルを入力します。タスクのタイトルの横で@メンションを使用して、タスクを同僚または自分自身に割り当てることができます。
  4. タスクをグループに追加する場合は、ドロップダウンからグループ名を選択します。個人タスクにしておく場合は、ドロップダウンから[自分のストリーム]を選択します。この場合、タスクは[個人タスク]に追加され、他のユーザーが見ることはできません。
  5. 必要に応じて、サブタスクなどその他の詳細を追加します。 
  6. 完了したら、[追加]をクリックします。

ビューからのタスクの追加

  1. Zoho Mailにサインインし、[タスク]に移動します。
  2. 任意のビューやデザインモードから、[+]アイコンをクリックします。
  3. タスクのタイトルを入力し、担当者を@メンションします。
  4. キーボードのEnterキーまたはReturnキーを押します。

メモ:

この方法でタスクを追加すると、タスクの追加元セクションの値が自動的に適用されます。たとえば、タスクを優先度別にグループ化したとします。そして、高、中、低の3つのセクションが表示されています。この場合、[高]セクションにある[+]アイコンをクリックして新しいタスクを追加すると、そのタスクは自動的に優先度高に設定されます。[担当者]、[カテゴリー]、[ステータス]など他の項目も同様です。

チートシートを使用したタスクの追加

Zoho Tasksには、タスクの作成や追加に便利な機能が予め用意されています。次の形式で自分にメールを送信することでタスクを追加できます。メールの件名がタスクのタイトル、メールの内容がタスクの説明として追加されます。

メールの送信先タスク作成の詳細
<username>+task@domainname.comrebecca+task@zylker.com個人タスクを作成します。
<username>+task+1Sep2020@domainname.comrebecca+task+1Sep2020@zylker.com期限のある個人タスクを作成します。 
<username>+task+1Sep@domainname.comrebecca+task+1Sep@zylker.com2020年9月1日を過ぎていない場合はその年の9月1日を期限とするタスク、過ぎている場合は翌年の9月1日が期限のタスクを作成します。

<group-id>+task@domainname.com

cc: member@domainname.com

marketing+task@zylker.com

cc: paula@zylker.com

グループタスクを作成し、メールのCCに追加したメンバーに割り当てます。この例では、タスクはPaulaに割り当てられます。

<group-id>+task+1Sep2020@domainname.com

cc: member@domainname.com

marketing+task+1Sep2020@zylker.com

cc: paula@zylker.com

期限が2020年9月1日のグループタスクを作成し、CCに追加したメンバーに割り当てます。この例では、タスクはPaulaに割り当てられます。

タスクアプリのチートシートにアクセスするには、[その他の操作]アイコンをクリックし、[チートシート]をクリックします。

タスクのインポート

タスクの一覧からタスクを1つずつ追加するのは面倒な場合があります。[インポート]オプションを使用すると、CSVファイルを使用して簡単にタスクを追加できます。.csvファイルを使用してタスクをインポートするには

  1. Zoho Mailにサインインし、[タスク]に移動します。
  2. タスクのアップロード先セクションに移動します。このタスクは後でいつでも編集できます。
  3. [その他のオプション]アイコンをクリックし、[インポート]をクリックします。
  4. タスク情報を含む.csvファイルをアップロードします。
  5. アップロードが開始されます。その後は他の操作を続行できます。インポートが完了すると、メール通知が届きます。

タスクへのカスタム項目の追加

組織にはさまざまな違いがあります。組織のユーザーがタスクに情報を追加できるようにすることもできます。たとえば、建設業界の場合、ユーザーがタスクを追加するプロジェクトの場所を追加できると便利です。このような場合は、カスタム項目を追加できます。

カスタム項目は、作成先のグループに固有です。カスタム項目を追加するには

  1. Zoho Mailにサインインし、[タスク]に移動します。
  2. 個人タスクにカスタム項目を追加する場合は、LHSメニューから[個人タスク]を選択します。グループにカスタム項目を追加する場合は、対応するグループを選択します。
  3. [その他の操作]アイコンをクリックし、[タスク設定]に進みます。
  4. [タスク設定]で[カスタム項目]セクションに移動します。
  5. 項目タイプを選択します。
    • テキスト項目:値を入力する必要があります。この項目には、英数字と特殊文字を入力できます。
    • 数値:任意の数値を値として指定できます。整数または小数を指定できます。
    • ドロップダウン[オプションの追加]をクリックして値のセットを指定し、その中から値を選択できるようにします。
    • 複数選択[オプションの追加]をクリックして値のセットを指定し、その中から1つまたは複数の値を選択できるようにします。
  6. [必須]を有効にすると、タスクの作成時にユーザーがそのカスタム項目に入力することが必須になります。
  7. 生成されるプレビューを確認し、結果に満足できたら[作成]をクリックします。

他のZohoアプリへのタスク追加

Zoho Mailの統合ビューを使用すれば、Zoho CRMやZoho Connect、Zoho People、Zoho Projectsといった他のZohoアプリケーションに、[タスク]からタスクを直接追加できます。詳細については、ここをクリックしてください。

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メールお問い合わせ窓口:support@zohomail.com