前払金請求書

販売する商品や提供するサービスに対して、前払金を回収する事業者も多く存在します。この回収額は、会社に対する収入ではなく負債となります。収益は、商品が配送された時点、またはサービスが完了した時点でのみ発生し、商品が配送されなかったり、サービスが完了しなかったりした場合は、前払金が顧客に返還されます

前払金は、Zoho Inventoryの前払金請求書タブを使用して顧客に請求することができます。このヘルプ記事ではその方法について説明します。

前払金請求書の有効化

前払金請求書を利用するには、まずその機能を有効にする必要があります。手順は以下のとおりです。

• 画面右上にある［設定］アイコンをクリックします。
• ［各種設定］の下の［一般］を選択してください。
• ［前払金請求書］のボックスにチェックを入れます。
• 前払金請求書を記録したい勘定を選択します。この勘定は通常、負債として記録されるため、［前受収益］という勘定を選択することが一般的です。
• ［保存する］をクリックします。

前払金請求書の作成

前払金請求書タブを有効にした後、新しいものを作成することができます。以下の手順で行います。

• 画面左側のメニューから［売上］→［前払金請求書］の順に移動します。
• ［前払金請求書］の隣にある［+］アイコン、または画面右上の［+新しい前払金請求書］ボタンをクリックします。
• ［顧客名］、［前払金請求書の番号］、［前払金請求書の日付］などの必須項目を入力します。
• ［商品］または［サービス］の詳細を入力します。
• ［ 保存する］をクリックします。

支払いの記録

前払金請求書を作成した後、顧客から金額を受け取った際に、それに対する支払いを記録することができます。

• ［売上］→［前払金請求書］に移動します。
• 支払いを記録したい前払金請求書を選択します。
• ［支払いの記録］をクリックします。
  
• 必要な詳細を入力します。
• ［支払いの記録］をクリックします。
• 支払いの記録を表示するには、［支払い］タブをクリックします。
• 支払いの記録を編集または削除するには、「鉛筆」または「ゴミ箱」アイコンをクリックします。
  

請求書への前払金適用

1件の前払金請求書の合計額を、顧客の複数の未払い請求書に割り当てることが可能です。手順は以下のとおりです。

請求書に前払金請求書を適用するには

• 画面左側のメニューから［売上］→［前払金請求書］に移動します。
• 前払金請求書を適用する請求書を選択します。
• 請求書セクションの上部にある［今すぐ適用］をクリックすると、利用可能な前払金が請求書に適用されます。メモ：この請求書は、利用可能な前払金が存在する場合のみに表示されます。
  
• 表示された画面で、請求書に適用する金額を入力します。
• ［保存する］ をクリックします。
  
• 画面上部の［適用された請求書］タブに移動して、保留額が適用されたすべての請求書のリストを表示します。
• ゴミ箱アイコンをクリックして、不要なデータを削除します。
  

請求書に複数の前払金を適用する

特定の顧客に対し複数の前払金請求書を作成した場合、その前払金の総額を未払いの各請求書に適用することができます。方法は以下のとおりです。

• ［売上］→［請求書］の順に移動します。
• 期限が迫っている請求書を選択するか、新しい請求書を作成して下書きとして保存します。
• 顧客に未使用の前払金がある場合、請求書ページに「前払い金を適用できます」という通知が表示されます。顧客から回収した前払金の総額が表示されますので、その下にある［今すぐ適用］をクリックします。
  
• 前払金の金額を、顧客の未払いの請求書の中で分割することができます。
• ［前払金の適用］をクリックします。前払金が請求書に適用されると、調整が請求書に反映されます。
  
• 未使用の貸方票や前払金を未払いの請求書に適用するには、請求書を選択し、［詳細］→［前払金の使用］をクリックする方法もあります。
  

払い戻し

プロジェクトのために顧客から前払いを受け取った後、諸事情によりプロジェクトがキャンセルされることになった場合、前払金の金額を顧客に返金する必要があります。前払金請求書に支払いが記録されている場合、その金額をZoho Inventoryで払い戻すことができます。以下に手順を示します。

• ［売上］→［前払金請求書］の順に移動します。
• 払い戻しが必要な前払金請求書を選択します。
• ［3点リーダーアイコン］→［払い戻し］をクリックします。
  
• 必要な詳細を入力します。
• ［保存］をクリックします。
  

払い戻しを表示するには

• ページ上部の［払い戻しの履歴］のタブをクリックします。
• データの横にあるアイコンから、いつでも取引を編集または削除することができます
• 払い戻しが記録されると、前払金請求書で調整が行われます。

レポート

Zoho Inventoryでは、すべての前払金取引と払い戻しのレポートを作成できます。

• 前払金請求書の詳細
• 受領の履歴
• 払い戻しの履歴

前払金請求書の詳細

作成した前払金請求書、未使用の前払金、選択した日付範囲に適用された請求書の概要を示すレポートを生成できます。レポートは、前払金請求書のステータスで並べ替えることができます。

• レポートを作成するには、［レポート］→［売掛金］→［前払金請求書の詳細］を選択します。
• 上部のカスタマイズをクリックします。
• レポートを作成する日付範囲を選択します。
• ［レポートの実行］をクリックします。

受領の履歴

• このレポートは、未使用額や支払い方法などの詳細を含む、顧客に対して記録された未払い金の概要を生成します。
• 画面左側のメニューから［レポート］タブに移動します。
• ［購入］セクションの［受領の履歴］レポートに移動します。
• レポートの上部にある［カスタマイズ］をクリックします。
• レポートを作成する日付範囲を選択します。
• ［レポートの実行］をクリックします。

払い戻しの履歴

選択した日付範囲内で、顧客から受けた前払金に対する払い戻しの概要を示すレポートを作成できます。

• このレポートを作成するには、［レポート］→［入金］→［払い戻しの履歴］に移動します。
• レポートの上部にある［カスタマイズ］をクリックします。
• レポートを作成する日付範囲を選択します。
• ［レポートの実行］をクリックします。