CRM変数

CRM変数

CRM変数は擬似的なタブ項目で、静的で再利用可能な情報をZoho CRMアカウントに保存するために使用されます。

CRM変数には一意の値を設定でき、メールのテンプレート、差し込み文書のテンプレート、各種書類のテンプレートの差し込み項目として幅広く使用できます。また、関数、カスタムリンク、カスタムボタン、Web通知(Webhook)、関連リスト、APIで再利用可能な認証パラメーターとしても使用できます。

利用条件

必要な権限管理者権限を持つユーザーが、CRM変数を作成、設定、管理できます。

CRM変数の作成

CRM変数を作成するには

  1. [設定] > [開発者向け情報] > [CRM変数]に移動してください。
  2. [+ 新しい変数の作成]をクリックしてください。
  3. [CRM変数の作成]ページで、次の操作を行ってください。
    • わかりやすい[変数名]と[詳細]を入力してください。
    • 要件に応じて、一覧から[データの種類]を選択してください。
    • 次に、変数名が分類されるグループを選択してください。新しいグループを作成して、それぞれのグループにCRM変数を分類することもできます。
      組織ごとに最大10個のグループを作成できます。
  4. [保存]をクリックしてください。

利用例

関数でのCRM変数の使用

Zoho CRM関数を使用すると、使いやすいプログラムを実行して、関連するCRMタブ内のデータや外部サービスのアプリケーションのデータをかんたんに更新できます。関数の詳細については、こちらをご覧ください。

次のようなシナリオについて考えてみましょう。

CRMで商談の商談が成約したときに、プロジェクトをZoho Projectsまたは外部サービスのプロジェクト管理ソフトウェアで作成する。また、[取引先]または[商談]でプロジェクトのリンクを確認して、プロジェクトの進捗状況を確認する。

Zoho CRMで上記の関数を設定する際、APIキーや認証トークンなどのパラメーターを追加して、Zoho Projectsアプリと通信できるようにする必要があります。認証トークンをCRM変数として作成できます。この変数は、関数が実行されるたびに再利用できます。これにより、データの整合性と再利用性が向上してください。

CRM変数を作成して関数に関連付けるには、次の手順に従ってください。

ステップ1:認証トークンとしてCRM変数を作成する。

ステップ2:商談の商談が成約したときに、Zoho CRMに自動的にプロジェクトを作成する関数をZoho CRMに作成する。

認証トークンの値が変わるたびに関数の設定を編集する必要はありません。CRM変数の値を直接変更でき、それが自動的に関数に関連付けられます。そのため、関数がトリガーされるたびにCRM変数が使用され、それぞれの処理が自動的に実行されます。

同様に、Web通知、カスタムボタン、関連リストなどで同じCRM変数を再利用できます。

メールのテンプレートでのCRM変数の使用

Zoho CRMでは、お客さま(見込み客と連絡先)にメールを送信するためのメールのテンプレートを自社用に作成できます。メールのテンプレートの詳細については、こちらをクリックしてください。

Zoho CRMでメールのテンプレートを作成する際、編集画面で差し込み項目を追加し、これらの項目をコピーして貼り付ける必要があります。これで、新しく作成されたCRM変数も差し込み項目の下に表示され、必要に応じていつでも使用できるようになります。

たとえば、CRM変数を使用してメールのテンプレートにコードなどの組織固有の詳細を挿入し、お客さまにメールを送信できます。コードのCRM変数を作成するだけで、メールのテンプレートに差し込み項目を含める必要がある度に、組織全体でこの変数を使用して、各ユーザーにメールを送信できます。

CRM変数の編集

必要に応じて、既存のCRM変数を編集できます。Zoho CRMアカウントの管理者のみが変数を編集できます。

CRM変数を編集するには

  1. [設定] > [開発者向け情報] > [CRM変数]に移動してください。
  2. リストから必要な変数を選択し、[編集]アイコンをクリックしてください。
  3. 要件に応じて変更内容を編集して更新し、[保存]をクリックしてください。

また、異なるグループに分類されている既存のCRM変数を一括編集することもできます。

CRM変数を一括編集するには

  1. [設定] > [開発者向け情報] > [CRM変数]に移動してください。
  2. リストから目的の変数グループを選択し、CRM変数の編集]をクリックしてください。
  3. 要件に応じて変更内容を編集して更新し、[保存]をクリックしてください。

CRM変数の削除

Zoho CRMの管理者は、いつでもCRM変数を削除できます。

CRM変数を削除するには

  1. [設定] > [開発者向け情報] > [CRM変数]に移動してください。
  2. 作成されたCRM変数のリストがページに表示されます。削除するCRM変数を選択し、[削除]アイコンをクリックしてください。

重要事項

  • 管理者権限を持つユーザーが、CRM変数を作成、管理できます。
  • 各組織は、最大10個のグループを作成できます。
  • 各グループには、最大25個の変数を作成できます。したがって、各組織で275個の変数を作成できます。

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メールお問い合わせ窓口: support@zohocrm.com