そもそもグループウェアとは何か。実態を知ればあるべき姿が見える
全社員の働き方を左右するグループウェアの選定は、多くの情報システム部門の方々も慎重になり、頭を悩ませる問題です。多機能なグループウェアの定義を言語化できないという方も多いのではないでしょうか。データからグループウェアの実態を掘り下げることで、あるべき導入の姿を明確にします。
グループウェアとは？ グループウェアの定義
グループウェアとは、
・組織内のコミュニケーションと情報共有を円滑にし
・業務効率を向上させるために
・統合されたソフトウェア
のことです。
日本市場における代表的な製品は Microsoft Office365、
Google Workspace、サイボウズ Office、そしてZoho Connect
などがあります。
上記の定義をひとつひとつ分解してみていきます。
組織内のコミュニケーションと情報共有を円滑にし
社員同士のコミュニケーションを活発にしたい。重要な情報がうまく共有されない、共有が遅い。経営者やマネージャーであれば誰しもが一度は悩むテーマだと思います。
グループウェアは、ITの力でそれを実現するものです。例えば、スケジュール共有。朝礼で30分かけて確認し合っていたスケジュールが、カレンダー機能で簡単に可視化できるので、上長は業務に関するアドバイスにより時間をかけられるようになります。
業務効率を向上させるために
グループウェアは業務の「効率化」を支援します。そのため、「働き方改革」の文脈で導入が検討されることも多いです。例えば、過去の類似案件の提案資料を探すのに時間をかけていた営業が、クラウドストレージを通じてすぐにアクセスできるようになります。業務連絡も外出先からスマホで確認できれば、移動時間が有効活用されます。
統合されたソフトウェア
「統合された」という部分がポイントです。他の多くのアプリケーションと異なり、グループウェアの機能は非常に豊富で、それらが一つのソフトウェアに集約されています。機能が豊富であるがゆえに、社員の働き方に対する影響度合いが非常に大きなシステムであることを覚えておいてください。
グループウェアの導入効果
勤務先で利用しているグルー
プウェアの満足度
（出展：グループウェアの利用状況に関する
アンケート / キーマンズネット）
キーマンズネットが行った調査によると、グループウェアを導入した企業の内、81%が導入結果に対して前向きな回答をしています。
勤務先でグループウェアを利用する目的
（出展：グループウェアの利用状況に関するアンケート / キーマンズネット）
・スケジュール管理・共有（82.7%）
・社内の情報共有（掲示板・ニュース）（80.2%）
・ファイル共有・文書管理（69.8%）
・チャット・メッセージ（66.7%）
といった点が主な利用目的としてあげられています。
あまりに多彩なグループウェアの機能
グループウェアの機能は多岐に渡り、また製品によっても異なります。ここに列挙した機能をすべて網羅している製品は稀で、また、そのような製品を探し回る必要もありません。
後ほど詳しく解説しますが、グループウェア導入の課題は「定着率」です。
そのため、「高機能であればあるほどよい」というのは誤りで、機能が多少限定的であっても「現場が求めている機能を使いやすく提供できるか」が重要です。
| 機能 | 解説 |
|---|---|
| スケジュール | カレンダー機能です。社員のスケジュールをひと目で可視化します。 |
| メール | メーラーとしても機能するグループウェアは多いです。 |
| 施設予約 | 会議室や貸与備品の予約を管理します。 |
| ファイル共有 | 文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDFなどのファイルを共有のクラウドで管理します。 |
| Web会議 | コロナ禍をきっかけに、多くのグループウェアがWeb会議機能を提供するようになりました。 |
| 掲示板 | 全社通知やディスカッションに活用されます。メールと異なり後から内容の変更ができますし、コミュニケーションの相互性に優れています。 |
| メッセージ | 個別のちょっとしたやりとりを促進します。チャット機能として提供される場合もあります。 |
| 文書管理 | ファイル共有と似ていますが、契約書や見積書、マニュアルなど、従来紙の状態で保存されていた書類を、バージョンを管理しながら保管します。 |
| ワークフロー | 社内稟議の申請から承認・決裁までの一連の手順や流れをシステム上で行い、効率化する機能です。 |
| 社員名簿・アドレス帳 | 社員の連絡先をすぐに取り出せる機能です。書面で管理するよりも更新が容易で、検索性に優れています。 |
| アンケート | 全社員が利用するグループウェアの特性を活かして、社内アンケートを簡単に実施できます。社員の多い企業で便利な機能です。 |
| タスク管理 | グループウェアは日々頻繁にアクセスするソフトウェアですから、日々のToDoを管理したりアラートをあげたりする機能を備えていることが多いです。 |
利用頻度の高い機能は「スケジュール」と「メール」に偏っている
（出展：グループウェアの利用状況に関するアンケート / キーマンズネット）
キーマンズネットが実施した調査によると、多様なグループウェアの機能の中にも、現場で利用頻度が高いものとそうでないものに偏りがあることが分かります。
企業規模を問わず明らかに利用頻度が高いのは「スケジュール」と「メール」で、この両者はグループウェア選定時に重点的に使い勝手を検討すべき機能と言えます。一方で、一見便利そうなタスク管理機能は現場ではあまり好意的に受け止められていないようです。
また、企業規模によっても機能の利用頻度にかなり差が見られます。例えば中小企業では掲示板機能をよく活用していますが、企業が大きくなるとメッセージ機能の方が便利だと感じられているようです。また、中小企業ではほとんど活用されていないアンケート機能に、大企業では一定のニーズがある様子が見て取れます。
以下に、大まかな傾向をまとめました。
| 機能 | 中小企業 | 大企業 |
|---|---|---|
| スケジュール | ◎ | ◎ |
| メール | ◎ | ◎ |
| 施設予約 | △ | ◎ |
| ファイル共有 | ◯ | ◎ |
| Web会議 | △ | ◯ |
| 掲示板 | ◎ | △ |
| メッセージ | △ | ◯ |
| 文書管理 | □ | □ |
| ワークフロー | □ | □ |
| 社員名簿・アドレス帳 | □ | △ |
| アンケート | □ | △ |
| タスク管理 | △ | △ |
※ ◎：非常によく使われる、◯：ある程度使われる、△：あまり使われない、□：使われにくい
実はグループウェアは
「情報の持ち出し」も防止する
グループウェアはコミュニケーションと情報共有を円滑化させるソフトウェアですが、裏を返せばグループウェアにアクセスしなければ社内のほとんどの情報にアクセスできなくなるということでもあります。
ややネガティブな言い回しとなりましたが、実はこれはグループウェアの隠れた長所です。
グループウェアのこうした側面は、社員の退職・離職時に効果を発揮します。
グループウェアのアカウントを停止すれば、退職した社員は社内の情報に一切アクセスできなくなるのです。
もしグループウェアを用いずに個別のカレンダーツールやクラウドストレージで情報共有を図っていた場合はどうでしょうか。そのままでは退職後もスケジュールが露見してしまいますし、ストレージ内の重要ファイルにもアクセスできてしまいます。
これを防ぐにはツール個別に共有を切る必要があるため、社員の退職の度に現場や情報システム部門の手間が発生しますし、万が一共有の停止漏れがあった場合は情報漏えいのリスクに常にさらされることになります。現場判断でバラバラのツールを利用していると、このリスクはさらに高まります。
グループウェアは情報を一元化するとともに、情報の持ち出しを防ぐ手段でもあるのです。
今すぐグループウェアの導入を検討すべき企業
① 情報の共有を書面に頼っている。
グループウェアはさまざまな機能で情報とコミュニケーションのデジタル化を支援します。デジタル化された情報は検索性が高く、必要なデータやコミュニケーション履歴にすぐにアクセスできるようになります。その都度メモを取ったり、デスクの引き出しやファイルバインダーを探し回ったりする手間から解放されるのです。
② 情報共有を無料のツールに頼っている。
または、社員の出入りが激しい。
カレンダーツールやタスク管理ツール、スプレッドシートなど無料のツールを活用して、紙の書面こそ減ってきているものの、ツールが分散することでアカウント管理が煩雑化していないでしょうか。社員が退職した時の情報漏えい対策はきちんと行えていますか？社員数が多い企業では、かなりの負担になっているのではないでしょうか。グループウェアを導入すれば、あらゆるツールが一カ所に集約されますので、権限とアクセスの管理が容易になります。また、後任への引き継ぎがスムーズになるのもメリットです。
多くの企業がつまずく。グループウェア導入
の課題は「定着率」と「コスト」
では、グループウェアの導入にあたってどのような点に注意すればよいのでしょうか。
情報システム部門を対象に行ったある調査によると、グループウェアの導入に至らない理由として「導入後、現場に浸透するか不安」と回答した企業が44.8%に上りました。
グループウェアは基本的に全社員が横断で利用してはじめてその真価が発揮されます。それだけに、企業に与えるインパクトは絶大です。そして、一度導入したグループウェアを他社製品にリプレイスするには大変な工数を伴います。
もし、せっかくコストをかけて導入したグループウェアが思うように使われないとしたら......。
情報システム部門がグループウェアの選定と導入にちゅうちょし、慎重になる理由がここにあります。
グループウェアを導入したある企業の例
Google社のグループウェア（当時はGoogle Apps）の導入を決定し、メーラーもGmailに切り替えることになった中小企業。今でこそブラウザー型メーラーの利便性は広く知られていますが、当時はまだメーラーにMicrosoft Outlookを使うのが一般的な時代でした。
そのため、多くの社員がせっかく導入してくれたグループウェアに切り替えられず、古いアプリケーションの利用を続けていたそうです。会社側は何度も講習会を実施して徐々に利用率を高めようとしたのですが、普及率が90％を超えるまで少なくとも半年以上はかかったとのこと。
いくら便利で高機能なものであっても、これまで使い続けてきたものを急に切り替えるのは難しいというのが伝わるエピソードです。
「コスト」も導入の大きな障害
また、こちらは「グループウェアを利用していない理由」を訪ねた別の調査結果です。
「利用コストが高い」が33.3%、「上層部に対して費用対効果の説明が難しい」が16.7%を占める結果となっています。
グループウェアを利用していない理由
たしかにグループウェアの導入効果である「コミュニケーションの円滑化」や「情報共有」は体感として得られたとしても、社内に費用対効果を明示しにくいものです。また、グループウェアは年々、高機能化・高額化しています。
例えば、Google Workspaceのスタンダードプランは1ユーザーあたり月額が￥1,600（2025年現在）となっており、社員数によっては年間で大きな負担となります。
現場が求めているのは先進機能ではなく「操作性」
グループウェアに求めるポイント ※複数回答
キーマンズネットの調査によれば、企業がグループウェアに求めるのは「操作性」で、61.5%と他の要素を大きく引き離して1位となっています。
つまり、グループウェアが定着しない一番の要因は使い勝手の悪さということです。
なお、同調査で3位につけたのは「ユーザーインターフェース」（45.0%）で、この点からも現場への配慮が見て取れます。
一方で機能の豊富さは32.5%、昨今注目のAI機能は18.3%と、多機能・高機能であるかどうかはほとんどの企業が重視していないことが分かります。全社員が常時アクセスし、利用するソフトウエアであるからこそ、機能の多さよりも「操作性」が重要視されていると考えられます。
現場に使われないグループウェアを導入してしまわないために、製品トライアルを活用して「操作性」を入念に確認するようにしてください。もちろんZoho Connect は無料で製品の完全版をお試しいただけます。
「操作性」「コスト」に優れた
Zoho Connect は、世界中で選ばれています
Zoho Connect は全世界6,000社、100万人以上のユーザーが利用するグループウェアです。
最大の特徴として高く評価いただいているのが、直感的で操作性に優れたインターフェース。ITリテラシーの低い方でもすぐに利用を開始していただけます。情報システム部門や経営者が抱える「導入後、現場に浸透するか不安」といった課題に向き合った、定着率の高いグループウェアです。
ぜひ、いますぐ製品トライアルを活用して、その優れた「操作性」をご体験ください。
※ もちろんスマホにも対応しており、外出先からもご活用いただけます
石油・ガス業界のリーダーであるSERGASグループは従業員と部門間の構造化されたコミュニケーションの欠如により、B2C サブスクリプション契約を結んだ顧客のフォローアップに課題を抱えていました。
サブスクリプション顧客は契約前と後で担当者が異なり、営業と運用の引き継ぎがうまくいかなかったり、契約後の顧客の状態やタスクを伝達し合う手段が欠如していることでカスタマーサポートにも不備が発生したりしていたようです。
そこで、Zoho Connect を進行中のタスクと完了したタスクを明確に共有すると共に、予期せぬ事態が発生した際の情報共有プラットフォームに活用しました。
「 Zoho Connect は使いやすく、効率的で、手頃な価格で、規模の大小を問わず、あらゆるタイプの企業が従業員と共同作業を行うのに最適なプラットフォームです。絶対にお勧めします。」
そしてZoho Connect はその圧倒的な低価格で、グループウェア導入における「コスト」「費用対効果」の懸念も解消します。
オーソドックスなエンタープライズプランでも1ユーザーあたりの月額はわずか¥100/月（年間払いの場合）でご利用を開始していただけます。これは、他社グループウェアのわずか1/16のコストです。
利用頻度の高いメールの送受信機能こそ有していませんが、必要な場合はZoho Mail がオプションとして提供されており、こちらはもちろん同じアカウントで利用可能。メール機能を付加しても1ユーザーあたりの月額は￥220/月（Zoho Mail ライトプラン + Zoho Connect エンタープライズプラン、年間払いの場合）です。
メール機能を付加したとしても、他社製品の1/5未満の低コストを実現しているのです。
低コストで使いやすく、定着率に優れたZoho Connect が、御社のコミュニケーション課題を解決に導きます。
ぜひ、無料の製品トライアルをお試しください。
※本資料は各社製品ページの情報(1)をもとに作成しています。なお、製品の実際と異なる場合においても、弊社では責任を負いかねます。
(1)https://workspace.google.com/intl/ja/
※掲載情報は2025年9月18日時点のものです。最新情報につきましては、必ず各社にお問い合わせのうえご確認ください。
※本ページ／本文書に記載されている会社、ロゴ、製品の固有名詞は各社の商号、商標、または登録商標です。