使われない社内掲示板は不要。
導入したツールを定着させる
運用方法
デジタル時代において、社内コミュニケーション活性化のためのツール導入は、多くの企業にとって欠かせない選択肢となっています。Zoho Connectのような社内掲示板ツールは、情報共有の迅速化や社員のエンゲージメント向上に大きな可能性を秘めていますが、単に導入するだけで劇的な成果が得られるわけではありません。実際には、導入後に期待外れに終わるケースも少なくなく、その成否を分けるのは運用方法にあります。
社内掲示板とは
社内掲示板とは、業務連絡や社内情報、イベント案内、ナレッジ共有など、社内全体の情報を一元的に共有するためのダッシュボードやツールを指します。従来、物理的なホワイトボードや広報誌が担ってきた情報伝達の役割を、PCやスマートフォンからリアルタイムでアクセスできるデジタル型掲示板に集約するのがメリットです。
コミュニケーションツール導入の成否は「定着率」で測られる
情報システム部門を対象に行ったある調査によると、グループウェアの導入に至らない理由として「導入後、現場に浸透するか不安」と回答した企業が44.8%に上りました。
社内SNSや掲示板は基本的に全社員が横断で利用してはじめてその真価が発揮されます。それだけに、企業に与えるインパクトは絶大です。そして、一度導入したツールを他社製品にリプレイスするには大変な工数を伴います。
そのため、コミュニケーションツールを導入の成否は「継続的に多くの社員が利用しているかどうか」（定着率）で計測されるべきなのです。
POINT① ツール選定のカギは機能
の豊富さではなく「操作性」
では、”閲覧されない”、”使われない”社内掲示板を導入してしまわないためにはどうすればよいのでしょうか。
ツールの「定着率」が重要だと聞くと、つい「便利に使ってもらうために機能が豊富なツールを選ぼう」と考えがちですが、これは大きな誤解です。重要なのはツールの機能性ではなく、「操作性」です。キーマンズネットの調査によれば、企業がグループウェアに求めるのは「操作性」で、61.5%と他の要素を大きく引き離して1位となっています。さらに、同調査で3位につけたのは「ユーザーインターフェース」（45.0%）で、この点からも現場への配慮が見て取れます。一方で機能の豊富さは32.5%、昨今注目のAI機能は18.3%と、多機能・高機能であるかどうかはほとんどの企業が重視していないことが分かります。
グループウェアに求めるポイント ※複数回答
(出典 : グループウェアの利用状況に関するアンケート / キーマンズネット)
Zoho Connect の最大の特徴は「操作性」です
Zoho Connect は、全世界6,000社、100万人以上のユーザーが利用する、掲示板機能を備えたグループウェアです。現場が求める軽快な操作性と、モバイル対応、そして翻訳機能を完備しながら、圧倒的な低コストで提供されており、グローバル企業や多国籍企業のコミュニケーション課題を解決できるツールとして、多くの企業に選ばれています。
誰もが直感的に操作できるフィード機能は、社内掲示板として理想のインターフェースを提供します。
POINT②「参加意識」を醸成する
社内掲示板は、導入したあとの運用が大切です。特に社員の参加意識の醸成は重要なテーマです。参加意識を高め、社内掲示板を迅速に定着させるためには、トップダウンのアプローチが有効です。
社内掲示板の立ち上げに際してはプロジェクトチームには各部署から参加してもらい、支店全体で作り上げる体制を構築するのも良いでしょう。
経営トップや管理職が率先して参加を呼びかけ、自らも積極的に投稿する姿勢を示すことも非常に効果的です。
【事例】社員数が増えるにつれて発言への遠慮が発生
日本のある大手総合人材サービス企業では、創業当初からSE職の社員向けに社内掲示板システムを導入してきました。当初は、約8割の社員が少なくとも週に一度は利用していたといいます。しかし、企業買収などにより社員数が200名から1500名に増加するにつれて、投稿数は次第に減少しました。当時の執行役員は、「1500名もの社員に向けて発言することに遠慮が生まれ、また、知らない同僚が増えたことや業務量の増加により、会社への帰属意識が薄れてしまったことが原因だと考えられる」と語っています。
そこで、社内掲示板を刷新するにあたり、まずは有望な社員に声をかけ、英語トレーニングや仕事と家事の両立など、社員の関心が高いテーマでコミュニティを立ち上げました。また、各コミュニティのメンバー同士が直接交流できる場も設けるなど、多角的な取り組みを実施しました。
その結果、新しい社内掲示板の開設から1カ月が経過した時点で、SEの半数が少なくとも一度は利用していたことが報告されています。
Zoho Connect は参加意識を醸成する双方向型の社内掲示板です
Zoho Connect は、経営層からの情報発信を補助する機能を数多く内包したグループウェアです。
例えば、参加者数の上限を設けずに、オンラインによる全社ミーティングやライブイベントをかんたんに配信できます。
役員やリーダーとのインタラクティブなQ＆Aセッションを配信することで、
あらゆる社員が最新の開発状況や企業情報を把握でき、成長力のある優れた企業文化を醸成できることでしょう。
POINT③
「投稿範囲」をコントロールする
社内掲示板を運用する際に、忘れてはならない重要なポイントの一つが「投稿範囲」の管理です。
社内掲示板を利用するメンバーは、業務内容はもちろん、勤務場所や勤務形態、勤務時間もさまざまです。特に社員数の多い企業では、日々の投稿数が増加し、フィードをすべて確認しきれない状況が生じています。
紙の社内報や掲示板では、こうした違いを一括りにして社内情報を共有せざるを得ませんでした。しかし、デジタル化された社内掲示板の強みは、情報の送り先をターゲットごとに絞り込める点にあります。
その部署の担当者や関連部署に必要な情報を適切に配信することで、コンテンツの有用性を向上させましょう。このような運用が徹底されれば、社員にとって掲示板が価値あるものとなり、自然と閲覧や投稿の頻度が高まっていきます。
【事例】社内掲示板で顧客満足度も向上
通信大手企業では、屋外で業務をするスタッフやコールセンターのスタッフなど、1万人近い様々な職種の社員が約90拠点に散らばって業務を行っています。そこで、部署ごとに社内掲示板の配信コンテンツを選択・管理する運用方針を採りました。
例えばコールセンターの担当者に対しては各地の荒天情報を提供するようにしたところ、突然の雷雨の際に寄せられる電話への対応が格段にスムーズになったそうです。
Zoho Connect は投稿範囲の管理に優れた社内掲示板です
Zoho Connect は、投稿の公開範囲の管理にも優れています。特にチャンネル別のディスカッションやグループ機能は、配信の対象を関心のあるメンバーだけに限定し、多様なメンバーの意見やアイデアを効果的に集約するうえで大いに役立つでしょう。
