取引の承認ワークフロー
取引の承認を設定すると、組織内のユーザーは取引を作成して承認申請できるようになります。
メモ：このヘルプドキュメントは、取引の承認の旧バージョンに関するものです。取引の承認の新バージョンに関するヘルプドキュメントをご参照ください。
［売上］タブと［購入］タブでの取引の承認
［売上］タブで取引の承認を有効にすると、請求書、見積書、受注書、クレジットノート、前受金請求書で利用できるようになります。取引が承認済みになった場合にのみ、ユーザーはその取引に対して次の操作を実行できます。
| 項目 | 操作 |
|---|---|
| 請求書 | 請求書を送信済みに設定、支払いを記録、クレジットの適用、配送伝票の作成、貸倒処理、前受金請求書の使用、請求書のメール送信。 |
| 見積書 | 見積書を送信済みに設定、請求書に変換、受注書に変換、見積書のメール送信。 |
| 受注書 | 請求書に変換、未処理に変換、受注書のメール送信。Zoho BooksアカウントがZoho Inventoryと連携している場合、受注書に対してパッケージの作成と出荷の作成もできます。 |
| クレジットノート | 未処理に変換、返金を記録、クレジットの適用、メール送信。 |
| 前受金請求書 | 前受金請求書を送信済みに設定、返金を記録、メール送信。 |
同様に、［購入］タブで取引の承認を有効にすると、発注書、受取請求書、仕入先のクレジットで利用できるようになります。取引が承認済みになった場合にのみ、ユーザーは該当する［購入］タブで次の操作を実行できます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 受取請求書 | 支払いを記録し、仕入先のクレジットを作成します。 |
| 仕入先のクレジット | 返金を記録し、受取請求書にクレジットを適用します。 |
| 発注書 | 未処理に変換し、受取請求書に変換します。 |
［売上］タブと［購入］タブの取引の承認ワークフローには、次の2つの重要な手順があります。
承認申請
最初の手順は、取引を作成して承認申請することです。
手順は次のとおりです。
- 申請する取引を作成します。
- 取引を保存するには［下書きとして保存］をクリックし、取引を保存して承認申請するには［保存して申請］をクリックします。請求書の場合、取引を印刷するには［保存して印刷］をクリックすることもできます。
取引が承認されると、通知が届きます。
取引の承認
取引が承認申請されると、管理者と承認者が承認できるようになります。設定した承認設定に応じて、取引を承認できます。
- 直接承認
- 複数の承認階層
直接承認
取引が承認申請されると、1人の管理者または承認者が承認できます。
メモ：申請時に承認者へ通知する設定を選択している場合、承認者に通知が送信されます。
承認者または管理者が取引を承認する手順は次のとおりです。
- 承認する取引を開きます。
- ［承認］をクリックします。
ヒント：［承認待ち］または［承認済み］フィルターを選択すると、承認待ちの取引や承認済みの取引をすばやく確認できます。
承認者は、［保存して承認］を選択すると、自分が作成した取引を承認できます。
取引が承認済みになると、組織のユーザーは、上記の［売上］タブと［購入］タブに関連するすべての操作を実行できるようになります。
複数の承認階層
複数の承認階層プロセスを設定している場合、取引は2人以上の承認者の判断に基づいて申請、承認されます。
承認者または管理者が取引を承認する手順は次のとおりです。
- 承認する取引を開きます。
- ［承認］をクリックします。
承認者は、他の承認者による追加確認のために［保存して申請］をクリックできます。
最終承認
Zoho Booksで管理者であるすべてのユーザーは、最終承認者と見なされます。取引に複数の承認階層が必要な場合、最終承認者は他の承認者より優先して取引を承認できます。
他の承認者より優先して取引を承認する手順（自分が取引の承認者ではなく、組織の管理者である場合）は次のとおりです。
申請済みの取引を開きます。
- ［その他］→［最終承認］をクリックします。
他の承認者より優先して取引を承認する手順（自分が管理者権限を持つ承認者の1人である場合）は次のとおりです。
- 承認する取引を開きます。
- ［承認］のドロップダウン→［最終承認］をクリックします。
取引の却下
管理者と承認者は、自分に承認申請された取引を却下できます。
ヒント：取引を却下せず、申請者に取引を編集してもらいたい場合は、理由を入力して取引を下書きに変換できます。
これにより、取引の申請者は必要な変更を行い、取引を再度承認申請できます。
取引を却下するには：
- 取引を開きます。
- ［承認］ボタンの横にあるドロップダウンをクリックし、［却下］をクリックします。
- 取引を却下する理由を入力します。
- ［却下］をクリックします。
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