メール
［設定］の［メール］セクションでは、組織から送信されるメールを管理できます。メールの各種設定やメールテンプレートのカスタマイズを行うには、
- 右上の［設定］に移動します。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
こちらから設定できる各種設定を見てみましょう。
送信者のメールの各種設定
Zoho Booksから送信されるメールの差出人項目で使用するメールアドレスを設定できます。ただし、メールが受信者の迷惑メールフォルダに入ってしまい、気づかれないことがあります。通常、差出人項目のメールアドレスがDKIM（DomainKeys Identified Mail）が設定されていないドメインに属している場合に発生します。
DKIMの概要
DKIMは、スパムを防止するために使用されます。受信者のメールサーバーで、メールがドメインの所有者によって送信および承認されたかどうかを検証できます。
ドメイン分類
Zoho Booksでは、ドメインを2つのカテゴリーに分類しています。メールの差出人項目に使用した場合に受信者の迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性のあるメールアドレスを特定できます。
メールアドレスがどのカテゴリーに属しているかを確認するには、
- 右上の［設定］に移動します。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
- 左側の［送信者のメールの各種設定］をクリックします。
未認証のドメイン
DKIMレコードが設定されていないドメインは、未認証と見なされます。未認証のドメインのメールアドレスをZoho Booksの送信者として使用すると、メールがスパムとして判定される場合があります。スパムとして判定されることを防ぐため、Zoho Booksは組織に代わってメールを送信する際、送信者のメールアドレスを自動的にmessage-service@sender.zohobooks.comに置換します。送信者のメールアドレスを置換することで、迷惑メールとして判定される可能性が低減し、受信者の受信トレイに届きやすくなります。
message-service@sender.zohobooks.comのアドレスは、Zoho Booksから送信されるメールの差出人アドレス（From）のみに使用され、返信先アドレス（Reply-To）には使用されません。受信トレイには名前が表示され、返信すると、返信は直接メールアドレスに配信されます。
カテゴリー内のメールアドレスを差出人（From）項目で使用するには、ドメインを認証する必要があります。
認証済みドメイン
DKIMが設定されたドメインのメールアドレスはZoho Booksで認証済みとして扱われ、メールの差出人（From）項目で安全に使用できます。Zoho Booksから送信しても、迷惑メールとして判定される心配はありません。
ドメインの認証
［未認証ドメイン］のセクションに表示されているメールは、ドメインにDKIMレコードを追加することで認証できます。操作手順は次のとおりです:
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
- 左側のサイドバーで［送信者のメールの設定］をクリックします。
- 認証するドメインの横にある［今すぐ認証］をクリックします。
- DKIMレコードの［ホスト名］と［値］をコピーし、ドメインのDNS設定に追加します。
- ［検証］をクリックします。
分析：新しく追加したレコードがDNSサーバーに反映されるまで、時間がかかる場合があります。検証に失敗した場合は、しばらく待ってから、再度お試しください。レコードの検証中もZoho Booksを引き続き使用できます。
メモ：ドメインプロバイダーにGoDaddyを使用している場合は、DKIMレコードのホスト名を一部変更する必要があります。DKIMレコードを追加する前に、レコードからドメイン名を削除する必要があります。たとえば、ホスト名が1522406527365._domainkey.patricia.comの場合は、ドメイン名を削除し、1522406527365._domainkeyのみを追加します。
DKIMレコードの追加と検証が完了すると、ドメインは［認証済みドメイン］カテゴリーに表示されます。ドメインから送信されるメールは差出人アドレスが置換されずに使用でき、迷惑メールフォルダに振り分けられる心配がありません。
メモ：組織で場所または支店機能が有効になっている場合、各取引は特定の場所または支店に関連付けられます。取引に関するメールは、該当の場所または支店のメインの連絡先のメールアドレスから連絡先に送信されます。
その他の操作
［送信者のメールの設定］ページでは、他にもいくつかの操作を実行できます。
メインの連絡先の設定
メインの連絡先は、Zoho Booksの組織とZohoとの間の連絡に使用されるメールアドレスです。当該アドレスで、Zoho Booksのサブスクリプションに関する重要な更新や、利用状況に関する通知を受信します。
メール送信時に手動で変更しない限り、当該メールアドレスはZoho Booksから送信されるメールの標準の差出人アドレスとして使用されます。
メインの連絡先として設定するには、メールアドレスにカーソルを合わせ、［メインの連絡先として設定］をクリックします。
新しい送信者メールアドレスの追加
Zoho Booksからメールを送信する際に、新しい送信者メールアドレスを追加して選択できます。操作手順は次のとおりです：
- ページ右上の［設定］に移動し、
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
- 左側のサイドバーで［送信者のメールの設定］をクリックし、
- ページ右上の［+新しい送信者］をクリックします。
- ［名前］と［メールアドレス］を追加します。
- ［保存］をクリックします。
追加したメールアドレスに認証メールが送信されます。メールアドレスの認証が完了すると、Zoho Booksから送信されるメールの差出人項目で使用できます。
分析：該当の方法でメールアドレスを追加しても、Zoho Booksからのメール送信に使用できるようになるだけであり、組織へのユーザー追加とは異なります。
認証メールの再送信
前のセクションで説明したとおり、新しい送信者メールアドレスを追加すると、確認メールがメールアドレスに送信されます。ただし、メールが届いていない場合は、認証メールを再送できます。操作手順は次のとおりです：
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
- 左側のサイドバーで［送信者のメールの設定］をクリックします。
- 未認証のメールアドレスの横にある［メールを再送信］をクリックします。
認証メールが再送信されます。
メールアドレスの編集および削除
メールアドレスの右側にある［編集］または［削除］アイコンをクリックすると、Zoho Booksでユーザーのメールアドレスを編集または削除できます。
メールリレー
メールリレーは、迷惑メールとして判定されるリスクを最小限に抑えながら、メールを宛先に転送または中継できます。カスタムSMTPを使用すると、自社ドメインまたはその他の公開ドメインからメールを送信でき、迷惑メールフィルターに判定される可能性を低減できます。カスタムSMTPは送信者の認証および迷惑メールのチェックを行い、より信頼性の高いメール配信を実現できます。カスタムSMTPを使用してZoho Booksからメールを送信するために、メールリレーサーバーを設定できます。操作手順は次のとおりです：
- 右上の［設定］に移動します。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
- 左側の［各種設定］の下にある［メールリレー］セクションに移動します。
- ［+新しいサーバー］をクリックします。
- ［サーバー名］を入力します。
- ［ポート］番号を選択します。
- ［１日のメール上限］を入力します。
- ［安全な連携の使用］項目で設定を選択します。
- ［メール配信の設定］を選択します。ドメイン全体に設定を適用するには、［ドメインベース］を選択します。特定のメールアドレスにのみ設定を適用する場合は、［メールベース］を選択します。
- ［サーバーのドメイン］項目からドメインを選択します。
- 認証が必要な場合は、［はい］を選択し、［ユーザー名］と［パスワード］を入力します。認証が不要な場合は、［認証が必要］の項目で［いいえ］を選択します。
- ［保存］をクリックします。
設定を保存した後、設定したメールリレーを有効にする必要があります。有効にするには、［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］→［メールリレー］に移動し、設定したメールリレーの横にあるトグルを有効にしてください。
メール分析
顧客とのコミュニケーションには、メールが一般的な手段です。ただし、送信したメールを顧客が表示したかどうかを確認するのは手間がかかります。Zoho Booksのメール分析機能を使用すると、顧客に送信した通知メールの状況を管理できます。メール分析機能で通知メールが開封されたタイミングを確認できます。
シナリオパトリシアは顧客のジョンにメールで請求書を送信し、即時の支払いを依頼しました。しかし、ジョンは請求書をまだ受け取っていないと主張しています。パトリシアはメール分析を有効にしているため、ジョンが請求書を表示したかどうかに加え、表示した正確な日時を確認できます。パトリシアはメール分析により状況に応じた対応を取ることができます。
メール分析の有効化
メール分析を有効にすると、次の通知メールを管理できます：
- 請求書
- 前受金請求書
- 見積書
メール分析を有効にするには：
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します
- 左側のサイドバーで［メール分析］をクリックします。
- ［顧客に送信したメールを管理する］を有効にします。
メモ：
- メール分析を有効にすると、Zoho Booksの組織から送信されたメールが管理され、顧客がいつメールを表示したかを確認できるようになります。
- 送信したメールに複数の受信者がいる場合、そのうちの誰かが開封すると、該当する取引は［表示済み］として設定されます。
取引メールのステータスの管理
メール分析を有効にすると、通知メールのステータスを次の場所で確認できます：
取引一覧の表示
［請求書］、［前受金請求書］および［見積書］タブの取引一覧の表示で、通知メールのステータスを確認できます。ステータスは、一覧内の各取引の横に表示されるアイコンで示されます。アイコンの意味は次の通りです：
: 取引がメールで送信されたことを示します。
: 取引の通知メールが開封されたことを示します。
: 取引が顧客ポータルで表示されたことを示します。
: 取引がメールで送信されたことを示します。
: 取引の通知メールが開封されたことを示します。
: 取引が顧客ポータルで表示されたことを示します。
アドバイス：表示フィルターのドロップダウンで［顧客が表示済み］を選択すると、顧客ポータルおよびメール受信トレイで顧客が表示した取引の一覧を表示できます。
取引の詳細ページ
取引の詳細ページでは、画面右上の［コメントと履歴］で取引のステータスを確認できます。
分析：送信したメールに複数の受信者がいる場合、またはCCやBCCにユーザーのメールアドレスが含まれている場合は、いずれかが開封すると、該当の取引は［表示済み］として表示されます。
Zoho Booksによるメール利用状況の管理方法
Zoho Booksは、メールの管理において業界標準となっているWebビーコンを使用して、顧客に送信したメールを管理できます。
Zoho Booksから送信されるHTMLメールの下部には、1ピクセルサイズの小さな画像が埋め込まれています。受信者がメールを開き、画像を表示するよう選択すると、小さな画像がサーバーからダウンロードできます。当該ダウンロードにより、メールが開封された日時をZoho Booksで管理できます。
注：顧客がメール内の画像を表示しない場合、Zoho Booksはステータスを管理できません。そのため、顧客が開封していても、メールのステータスが［未開封］として表示される場合があります。
メールテンプレート
Zoho Booksのメールテンプレートを使用すると、顧客向けの通知メールを作成できます。ブランドイメージを反映したメールテンプレートを作成し、メールの内容をカスタマイズできます。
メールテンプレートの作成
ページ右上の［設定］に移動します。
［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
［テンプレート］セクションで、メールテンプレートを作成するタブを選択します。
アドバイス：あらかじめ用意されたメールテンプレートを複製し、変更を加えて新しいテンプレートとして保存できます。
右上の［＋新規］をクリックして、新しいテンプレートを作成します。
- 作成するメールテンプレートの［テンプレート名］を入力します。
- ［差出人］、［CC］および［BCC］項目のメールアドレスを追加または選択します。
- メールの［件名］を入力します。
- 用途に応じてメール内容をカスタマイズできます。
- テンプレートを標準として使用する場合は、［標準に設定］を設定します。
- ［保存］をクリックします。
- タブ内の複数のメールテンプレートに共通の署名を追加するには、［署名を編集］をクリックします。
- ［ファイルを添付］をクリックすると、各メールテンプレートに最大5件（各5MB）のファイルを追加できます。
- テンプレートを編集するには、［メール内容を表示］またはテンプレート名をクリックします。
メールテンプレートのカスタマイズ
事業内容やブランドイメージをより反映できるように、メールテンプレートの内容をカスタマイズできます。操作手順は次のとおりです：
- ページ右上の［設定］を開きます。
- ［リマインダーと通知］で［メール通知］を選択します。
- ［テンプレート］セクションで、メールテンプレートを作成するタブを選択します。
- 既存のメールテンプレートを選択するか、新しいテンプレートを作成を選択します。
- テキストボックスに、顧客に送信するメッセージを入力します。
- ツールボックスのツールを使用して、メールの内容の書式を設定します。
- メールテンプレートに画像を挿入するには、［画像を挿入］アイコンをクリックします。
- 表示されるポップアップで、［デスクトップからアップロード］または［画像URLを追加］を選択します。
- ［デスクトップからアップロード］を選択した場合は、画像をドラッグ＆ドロップするか、［アップロード］をクリックして必要な画像を追加できます。
- ［画像URLを追加］を選択した場合は、［画像URL］の下のテキストボックスにURLを入力し、［URLを取得］をクリックします。URLが有効な場合、画像が表示されます。
- 画像を追加した後、［画像サイズ］および［画像の位置］を選択します。
- 画像の［Altテキスト］を入力します。画像が読み込まれなかった場合に表示される内容です。
- ［保存］をクリックします。画像はメールテンプレートに追加されます。
- ハイパーリンクを追加するには、リンクを設定する文字列を選択し、［リンクを作成］アイコンをクリックしてURLを入力し、［追加］をクリックします。
- メールの内容を動的にするには、［差し込み項目を挿入］をクリックし、一覧から差し込み項目を選択します。
- 変更を適用するには、［保存］をクリックします。
顧客および仕入先へのメールテンプレートの関連付け
顧客ごとに通知メールをカスタマイズできます。Zoho Booksでは、顧客にメールテンプレートを割り当てることで、顧客ごとの通知メールを送信できます。メールテンプレートを作成した後、顧客に関連付ける手順は次のとおりです：
- 左側のサイドバーで［売上］または［仕入］に移動し、［顧客］または［仕入先］を選択します。
- テンプレートを関連付ける顧客または仕入先を選択します。
- 右上の［その他］ドロップダウンをクリックし、［テンプレートを関連付け］を選択します。
- 表示されるポップアップで、顧客または仕入先に関連付けるテンプレートを選択します。
- ［保存］をクリックします。
選択したテンプレートは顧客の標準として設定され、今後送信するすべてのメールで使用できます。テンプレートはいつでも変更できます。