メール

［設定］内のメール機能では、組織から送信するメールを管理できます。メール設定やメールテンプレートをカスタマイズするには、次の手順を実行します。

• 画面右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。

こちらで設定できる項目を見てみましょう。

送信元メールアドレスの設定

Zoho Booksから送信するメールの差出人欄に使用するメールアドレスを設定できます。ただし、送信したメールが受信者の迷惑メールフォルダーに振り分けられ、気付かれない場合があります。通常、これは差出人欄のメールアドレスが、DKIM（DomainKeys Identified Mail）が設定されていないドメインに属している場合に発生します。

DKIMとは

DKIM（DomainKeys Identified Mail）は迷惑メールの防止に使用され、メールがそのドメインの所有者によって送信および承認されたものかどうかを、受信者側のメールサーバーで認証できるようにする仕組みです。

ドメインの分類

Zoho Booksでは、メールの差出人欄に使用すると受信者の迷惑メールフォルダーに振り分けられる可能性があるメールアドレスを識別できるよう、ドメインを2つのカテゴリーに分類しています。

メールアドレスが属するカテゴリーを確認するには、次の手順を実行します。

• 画面右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。
• 左側のメニューから［送信元メールアドレスの設定］をクリックします。

未認証のドメイン

DKIMレコードが設定されていないドメインは、未認証とみなされます。このようなドメインのメールアドレスをZoho Booksの送信元として使用すると、メールが迷惑メールと判定される可能性があります。これを防ぐため、Zoho Booksではお客さまに代わってメールを送信する際、送信元メールアドレスを自動的にmessage-service@sender.zohobooks.comに置き換えます。これにより、メールが迷惑メールと判定されず、受信者の受信トレイに届きやすくなります。

message-service@sender.zohobooks.comは、Zoho Booksから送信されるメールの差出人アドレスにのみ使用され、返信先アドレスには使用されません。そのため、顧客の受信トレイには引き続きお客さまの名前が表示され、顧客からの返信はお客さまのメールアドレスに直接届きます。

このカテゴリーのメールアドレスを差出人欄で使用するには、ドメインを認証する必要があります。

認証済みのドメイン

DKIMレコードが設定されたドメインのメールアドレスはZoho Booksによって信頼され、メールの［差出人］欄で安全に使用できます。Zoho Booksから送信したメールが迷惑メールと判定される心配はありません。

ドメインの認証

［未認証のドメイン］セクションに表示されているメールは、そのドメインにDKIMレコードを追加することで認証できます。認証するには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。
• 左側のメニューから［送信元メールアドレスの設定］をクリックします。
• 認証するドメインの横にある［今すぐ認証］をクリックします。
• ［DKIM］レコードの［ホスト名］と［値］をコピーし、ドメイン名プロバイダーのDNS設定に追加します。
• ［検証］をクリックします。

DKIMレコードが正常に追加および検証されると、ドメインが［認証済みのドメイン］カテゴリーに表示されます。このドメインから送信されるメールは、メールアドレスが置き換えられることなく差出人アドレスに使用でき、迷惑メールフォルダーに振り分けられる心配もありません。

その他の操作

［送信元メールアドレスの設定］ページでは、その他にもいくつかの操作を実行できます。

メインの連絡先に設定

メインの連絡先とは、Zoho Booksの組織とZohoとの連絡に使用されるメールアドレスです。このアドレスには、Zoho Booksのサブスクリプションに関する重要なお知らせや、利用状況に関するメールが届きます。

また、メールの送信時に手動で変更しない限り、このメールアドレスがZoho Booksから送信するメールの［差出人］アドレスとして初期設定で使用されます。

連絡先をメインに設定するには、メールアドレスにカーソルを合わせ、［メインの連絡先に設定］をクリックします。

新しい送信元メールアドレスの追加

新しい送信元メールアドレスを追加し、Zoho Booksからメールを送信する際に選択できます。追加するには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。
• 左側のメニューから［送信元メールアドレスの設定］をクリックします。
• このページの右上にある［+ 新規送信元］をクリックします。

• ［名前］と［メール］を入力します。

• ［保存］をクリックします。

追加したメールアドレスに認証メールが送信されます。メールアドレスの認証が完了すると、Zoho Booksから送信するメールの［差出人］欄で使用できるようになります。

認証メールの再送信

前のセクションで説明したように、新しい送信元メールアドレスを追加すると、そのメールアドレスに認証メールが送信されます。メールが届かなかった場合は、認証メールを再送信できます。手順は次のとおりです。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。
• 左側のメニューから［送信元メールアドレスの設定］をクリックします。

• 未認証のメールアドレスの横にある［メールを再送信］をクリックします。

認証メールが再度送信されます。

メールアドレスの/Delete編集

メールアドレスの右側にある［編集］アイコンまたは［削除］アイコンをクリックすると、Zoho Booksからユーザーのメールアドレスを編集または削除できます。

メールリレー

メールリレーは、迷惑メールと判定されるリスクを抑えながら、メールを送信先に転送します。カスタムSMTPを使用すると、企業は独自ドメインやその他の公開ドメインからメールを送信できるため、迷惑メールフィルターに検出される可能性を減らせます。また、カスタムSMTPでは送信者の認証や迷惑メールのチェックも行われるため、メールをより確実に配信できます。Zoho BooksからカスタムSMTPでメールを送信するためのメールリレーサーバーを設定できます。手順は次のとおりです。

• 画面右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。
• 左側のメニューで、［各種設定］の下にある［メールリレー］セクションに移動します。
• ［+ 新規サーバー］をクリックします。
• ［サーバー名］を入力します。
• ［ポート］番号を選択します。
• ［1日あたりのメール上限数］を入力します。
• ［安全な接続を使用する］項目で選択肢を選択します。
• ［メール配信設定］を選択します。ドメイン全体に設定を適用するには、［ドメイン単位］を選択します。特定のメールアドレスにのみ設定を適用するには、［メールアドレス単位］を選択します。
• ［このサーバーのドメイン］項目でドメインを選択します。
• 認証が必要な場合は、［はい］を選択して［ユーザー名］と［パスワード］を入力します。不要な場合は、［認証が必要］項目で［いいえ］を選択します。
• ［保存］をクリックします。

設定を保存した後、設定したメールリレーを有効にする必要があります。［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］→［メールリレー］に移動し、設定したメールリレーの横にある切り替えボタンを有効にします。

メール分析

メールは、顧客との一般的な連絡手段です。しかし、送信したメールを顧客が確認したかどうかを調べるのは手間がかかります。Zoho Booksのメール分析機能では、顧客に送信した通知メールを追跡できます。これにより、顧客が通知メールを開いた日時を確認できます。

メール分析の有効化

メール分析を有効にすると、次の通知メールを追跡できます。

• 請求書
• 前受金請求書
• 見積書

メール分析を有効にするには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダーと通知］の下にある［メール通知］を選択します。
• 左側のメニューから［メール分析］をクリックします。

• ［顧客に送信したメールを追跡する］を有効にします。

取引メールのステータスの追跡

メール分析を有効にすると、次の場所で通知メールのステータスを確認できます。

取引の一覧表示

［請求書］、［前受金請求書］、［見積書］の各タブの取引一覧で、通知メールのステータスを確認できます。ステータスは、一覧内の各取引の近くに表示されるアイコンで示されます。各アイコンの意味は次のとおりです。

• ：取引がメールで送信されたことを示します。

• ：取引の通知メールが開封されたことを示します。

• ：取引が顧客ポータルから確認されたことを示します。

取引の詳細ページ

取引の詳細ページでは、ページ右上の［コメントと履歴］で取引のステータスを確認できます。

Zoho Booksがメールの活動を追跡する仕組み

Zoho Booksでは、顧客に送信したメールを追跡するために、メールサービスプロバイダーで業界標準として採用されているWebビーコンを使用します。

Zoho Booksから送信するHTMLメールの末尾には、1ピクセルの小さな画像が埋め込まれています。受信者がメールを開き、画像を表示すると、この小さな画像がZohoのサーバーからダウンロードされます。このダウンロードにより、Zoho Booksはメールが開封された日時を追跡できます。

メールテンプレート

Zoho Booksのメールテンプレートでは、顧客に送信する独自の顧客向け通知メールを作成できます。ブランドイメージを反映したメールテンプレートを作成し、それに応じてメールの内容をカスタマイズできます。

メールテンプレートの作成

• ページ右上の［設定］に移動します。

• ［メール通知］を、［リマインダーと通知］から選択します。

• ［テンプレート］セクションで、メールテンプレートを作成するモジュールを選択します。

  ヒント：作成済みのメールテンプレートを［複製］して編集し、新しいテンプレートとして保存することもできます。

• 新しいテンプレートを作成するには、右上の［+新規］をクリックします。

• 作成するメールテンプレートの［テンプレート名］を入力します。

• ［差出人］、［CC］、［BCC］の各欄にメールアドレスを追加または選択します。
• メールの［件名］を入力します。
• メールの内容を必要に応じてカスタマイズします。
• このテンプレートを標準として使用する場合は、［これを標準に設定］を有効にします。
• ［保存］をクリックします。

• モジュール内の複数のメールテンプレートに共通の署名を追加するには、［署名を編集］ボタンをクリックします。
• ［ファイルを添付］をクリックすると、各メールテンプレートに最大5件のファイル（各5MB）を追加できます。
• テンプレートを編集するには、［メール内容を表示］またはテンプレート名をクリックします。

メールテンプレートのカスタマイズ

ビジネスやブランドのイメージをより適切に反映できるよう、メールテンプレートの内容を個別設定できます。手順は次のとおりです。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［メール通知］を、［リマインダーと通知］から選択します。
• ［テンプレート］セクションで、メールテンプレートを作成するモジュールを選択します。
• 既存のメールテンプレートを選択するか、新しいテンプレートを作成します。

• 顧客に送信するメッセージをテキスト欄に入力します。
• ツールボックスの各種ツールを使用して、メールの内容を書式設定します。
• メールテンプレートに画像を挿入するには、［画像を挿入］アイコンをクリックします。
  • 表示されたポップアップで、［デスクトップからアップロード］または［画像URLを追加］を選択します。
  • ［デスクトップからアップロード］を選択した場合は、画像をドラッグ＆ドロップするか、［アップロード］をクリックして画像を追加します。
  • ［画像URLを追加］を選択した場合は、［画像URL］の下にあるテキスト欄にURLを入力し、［URLを取得］をクリックします。URLが有効な場合、画像が表示されます。
  • 画像を追加したら、［画像サイズ］と［画像の位置］を選択します。
  • 画像の［代替テキスト］を入力します。画像を読み込めない場合、この内容が表示されます。
  • ［保存］をクリックします。画像がメールテンプレートに追加されます。

• ハイパーリンクを追加するには、リンクを設定する単語を選択し、［リンクを作成］アイコンをクリックしてURLを入力し、［追加］をクリックします。
• メールの内容を動的にするには、［差し込み項目を挿入］をクリックし、一覧から差し込み項目を選択します。
• 変更を適用するには、［保存］をクリックします。

メールテンプレートと顧客・仕入先の関連付け

顧客ごとに送信する通知メールを個別設定できます。Zoho Booksでは、顧客にメールテンプレートを割り当てることで、顧客ごとに異なる通知メールを送信できます。メールテンプレートを作成したら、次の手順で顧客に関連付けます。

• 左側のサイドバーで［売上］または［仕入］に移動し、［顧客］または［仕入先］を選択します。
• テンプレートを関連付ける顧客または仕入先を選択します。
• 右上の［その他］ドロップダウンをクリックし、［テンプレートを関連付ける］を選択します。
• ポップアップで、この顧客に関連付けるテンプレートを選択します/vendor.

• ［保存］をクリックします。

これで、これらのテンプレートがこの顧客用の標準として設定され、今後のすべてのメールに使用されます。テンプレートはいつでも変更できます。