見積書（旧英語名：Estimates）
メモ：Estimatesモジュールは、Quotesに名称変更されました。「Quotes」は、商品の固定価格を提示するこのモジュールの機能を正確に表す用語です。見積書を使用すると、企業は法的拘束力のあるドキュメントを作成し、顧客に送信できます。
見積書とは、販売予定の商品、価格、販売条件を記載して顧客に送信する提案書です。Zoho Booksでは、見積書を作成して顧客に送信できます。顧客が見積書を承諾すると、すぐに受注書や請求書に変換できます。また、見積書から前受金請求書やプロジェクトを作成するなど、追加の操作も行えます。
見積書の仕組み
Zoho Booksで見積書を作成したら、顧客に送信できます。別の方法で見積書を共有した場合は、手動で送信済みに設定できます。顧客が見積書を承諾すると、承諾済みに設定されます。顧客が別の方法で見積書を承諾した場合は、手動で承諾済みに設定できます。その後、顧客に商品やサービスを提供する準備ができたら、承諾済みの見積書を受注書または請求書に変換できます。
見積書の作成
- Zoho Booksの組織にログインします。
- 左サイドバーの［売上］に移動し、［見積書］を選択します。
- 右上にある［+ 新規］をクリックします。
- ［新しい見積書］ページで、次の項目を入力します。
- 顧客名：見積書を作成する顧客をドロップダウンから選択します。
- 見積書番号：見積書番号は自動入力されます。必要に応じて、［設定］アイコンをクリックし、カスタムの見積書番号を入力するオプションを選択できます。
- 参照番号：必要に応じて、参照番号を入力します。
- 見積書の日付：見積書を作成すると、初期設定では現在の日付が選択されます。見積書の作成中に日付を変更できます。
- 有効期限：見積書の有効期限の日付を選択します。顧客はこの日付以前に見積書を承諾または拒否できます。
- 営業担当者：顧客へのこの売上を組織内の特定のユーザーに担当させる場合は、ドロップダウンから営業担当者を選択します。
- プロジェクト名：既存のプロジェクト用にこの見積書を作成する場合は、ドロップダウンからプロジェクトを選択します。見積書用に新しいプロジェクトを作成する場合は、ドロップダウンの［+ 新しく追加］をクリックします。
- 価格表の選択：この見積書に適用する価格表をドロップダウンから選択します。
- 商品テーブル：テーブルで商品と数量を選択して追加します。個別の商品に価格表を適用するには、テーブルの［単価］列にある［価格表の適用］ドロップダウンから価格表を選択します。
メモ：この機能は初期設定では有効になっていません。有効にする方法や詳細については、価格表を有効にする方法に関するヘルプドキュメントをご参照ください。
- 送料：該当する送料を入力します。
- 調整：調整額をここに入力します。取引金額を減らすには、マイナス記号（-）を使用します。
- 顧客向けのメモ：顧客に必要なメモを追加します。見積書の設定で既に追加している場合は、ここに表示されます。
- 取引条件：顧客向けの取引条件を追加します。見積書の設定で既に追加している場合は、ここに表示されます。
- この見積書の前受金請求書を自動作成する：顧客が顧客ポータルで見積書を承諾した際に前受金請求書を自動生成するには、このオプションにチェックを入れます。合計金額から前受金として回収する割合を指定し、決済サービスを設定します。
- 見積書を下書きステータスで保存するには［下書きとして保存］をクリックし、保存して顧客にメールで送信するには［保存して送信］をクリックします。
ヒント：顧客が見積書を直接表示、コメント、承諾、拒否できるように、まだ設定していない場合は顧客用の顧客ポータルを設定してください。
見積書を作成したら、顧客に送信できます。別の方法で既に共有している場合は、送信済みに設定できます。
メモ：見積書を下書きとして保存すると、レポートには含まれません。レポートに含めるには、顧客に送信するか、送信済みに設定する必要があります。
見積書のインポート
事例：ジルカー株式会社は別の会計システムから移行中で、既存の見積書をすべて一括でインポートしたいと考えています。［見積書のインポート］オプションを使用すると、ジルカーは見積書を手動で追加する代わりに、すべての見積書をZoho Booksに簡単にインポートできます。
見積書をローカルに保存している場合や、別の会計システムからZoho Booksに移行中の場合は、簡単にインポートできます。手順は次のとおりです。
- Zoho Booksの組織にログインします。
- 左サイドバーの［売上］に移動し、［見積書］を選択します。
- 右上の［その他］アイコンをクリックし、ドロップダウンから［見積書のインポート］を選択します。
- ［インポート］ページで［ファイルを選択］をクリックし、インポートするファイルを選択します。
メモ：
- インポートできるファイル形式は、CSV、TSV、XLSのみです。
- ファイルサイズは10MB以下にする必要があります。
ヒント：形式の参考としてサンプルファイルをダウンロードして使用できます。必要に応じて、インポートするデータを入力してください。
- ファイルを選択したら、［設定］タブで次の項目を入力します。
- 文字のエンコード：初期設定はUTF-8（Unicode）です。ファイルに応じて適切なエンコードを選択してください。
- 見積書番号を自動生成：インポートする見積書の見積書番号を自動生成するには、このチェックボックスを選択します。
参考情報：ファイルの形式が異なる場合は、オンラインまたはオフラインの変換ツールを使用して、対応形式（CSV、TSV、またはXLSX）に変換してください。
- ［次へ >］をクリックします。
- ［項目の関連付け］タブで、次の操作を行います。
- 初期設定のデータ形式：初期設定の日付形式は［項目単位で形式を選択］、小数形式は1234567.89です。必要に応じて形式をカスタマイズするには、［編集］をクリックします。
- 必要に応じて項目を関連付けます。今後のインポートで関連付けた項目を再利用するには、［今後のインポートで使用するためにこれらの選択内容を保存］をクリックします。
- ［次へ］をクリックします。
- 次に、［プレビュー］ページで関連付けた項目を確認し、［インポート］をクリックします。
これで、見積書を含むファイルがZoho Booksにインポートされます。
顧客への見積書のメール送信
下書きの見積書を顧客にメールで送信するには：
- Zoho Booksの組織にログインします。
- 左サイドバーの［売上］に移動し、［見積書］を選択します。
- 顧客に送信する下書きの見積書にカーソルを合わせて選択します。
- ［詳細］ページで、［見積書の送信］をクリックします。
- 次のページで、必要に応じてメールの内容を確認し、更新します。見積書のPDFのコピーを含めるには、［見積書のPDFを添付］にチェックを入れます。他の添付ファイルを追加する場合は、［添付ファイル］をクリックしてファイルをアップロードします。
- ［送信］をクリックします。
これで、見積書が顧客のメールアドレスに送信され、顧客は見積書を表示、承諾、または辞退できます。
見積書を送信済みに設定する方法
別の方法で顧客に見積書を既に送信している場合は、その見積書を送信済みに設定できます。手順は次のとおりです。
- Zoho Booksの組織にログインします。
- 左サイドバーの［売上］に移動し、［見積書］を選択します。
- 送信済みに設定する見積書にカーソルを合わせて選択します。
- ［詳細］ページで、上部の［その他］アイコンをクリックし、ドロップダウンから［送信済みに設定］を選択します。
見積書を承諾済みに設定する方法
別の方法で顧客に見積書を送信した場合は、見積書を手動で承諾済みに設定する必要があります。見積書を手動で承諾済みに設定するには：
- Zoho Booksの組織にログインします。
- 左サイドバーの［売上］に移動し、［見積書］を選択します。
- 承諾済みに設定する見積書にカーソルを合わせて選択します。
- ［詳細］ページで、［その他］アイコンをクリックし、ドロップダウンから［承諾済みに設定］を選択します。
見積書を辞退済みに設定する方法
顧客が見積書を承認せず、これ以上変更できないことが確実な場合は、見積書を辞退済みに設定できます。手順は次のとおりです。
- Zoho Booksの組織にログインします。
- 左サイドバーの［売上］に移動し、［見積書］を選択します。
- 顧客によって承認済みの任意の見積書にカーソルを合わせて選択します。
- ［詳細］ページで、［その他］アイコンをクリックし、ドロップダウンから［辞退済みに設定］を選択します。
これで、選択した見積書が辞退済みに設定されます。