Zoho BooksとZoho Expenseの連携
Zoho BooksとZoho Expenseは同じ基盤を共有しているため、シームレスに連携できます。Zoho Booksには専用の［経費］タブがありますが、Zoho Expenseでは、経費レポートの自動化処理やレポート承認の効率化など、追加機能を備えた包括的な経費管理を利用できます。Zoho BooksとZoho Expenseを連携すると、会計処理と経費管理を連動させて進められます。
連携のメリット
- 経費や払戻の二重入力を防止できます。
- Zoho Expenseで承認済みの経費や払戻を自動的に会計処理できます。
- 両方のアプリ間で顧客と勘定科目を同期できます。
連携の設定
メモ：1件のZoho Books組織に同時に連携できるZoho Expense組織は1件のみです。
警告：両方のアプリは共通の基盤を共有しているため、一度連携を設定すると無効にできません。
Zoho BooksとZoho Expenseを接続するには：
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［連携］の下にある［Zoho Apps］を選択します。
- ［Zoho Apps］ページで、Zoho Expenseの横にある［今すぐ試す］をクリックします。
Zoho Expense組織をまだお持ちでない場合は、新しい組織が自動で作成されます。クイック設定の手順に従って、組織の利用を開始できます。
両方のアプリが接続されると、以下のデータが同期されます：
- 顧客：Zoho Books内のすべての顧客の詳細とカスタム項目がZoho Expenseで利用できるようになり、その逆も同様です。
- 通貨：いずれかのアプリで外貨を追加している場合、もう一方のアプリでも自動的に利用できるようになります。Zoho Booksでは、経費は基準通貨で会計処理されます。
- プロジェクト：Zoho BooksのプロジェクトがZoho Expenseで利用できるようになり、その逆も同様です。
ヒント：Zoho Booksの仕入先を同期してZoho Expenseのマーチャントとして使用する場合は、support@zohoexpense.comまでご連絡ください。こちらで有効にします。同期が有効になると、Zoho Booksのすべての仕入先がZoho Expenseのマーチャントとして同期され、Zoho Expenseの既存のマーチャントは削除されます。Zoho Expenseで新しく作成されたマーチャントはZoho Booksの仕入先として自動的に反映され、その逆も同様です。
経費カテゴリーの作成
両方のアプリを接続すると、Zoho Expenseのすべてのカテゴリーが、Zoho Booksの勘定科目表で、勘定科目の種類が［経費］の勘定科目として利用できるようになります。
同様に、Zoho Booksで作成した経費勘定科目は、Zoho Expenseで有効なカテゴリーとして利用できるようになります。これを行うには：
- ［会計担当者］→［勘定科目表］に移動します。
- ［+ 新しい勘定科目］をクリックします。
- 勘定科目の種類として［経費］を選択し、その他の詳細を入力します。
- ［Zoho Expenseで有効な勘定科目として表示する］オプションにチェックを入れます。
- ［保存］をクリックします。
承認済み経費の表示
Zoho Expenseでレポートが承認されると、そのレポートに含まれるすべての経費がZoho Booksですぐに利用できるようになります。Zoho Booksの経費一覧を絞り込み、Zoho Expenseからの経費のみを表示することもできます。手順は次のとおりです：
- ［購入］→［経費］に移動します。
- 経費一覧の上にある［すべての経費］ドロップダウンをクリックします。
- ドロップダウンから［Zoho Expenseから］を選択します。
参考：Zoho Booksで作成された経費はZoho Expenseでは利用できません。
払戻の会計処理
Zoho Expenseで払い戻された経費は、Zoho Booksで自動的に会計処理されます。まだ払い戻されていない場合は、Zoho Booksから払戻と会計処理を行うこともできます。
払戻の手動記録
Zoho Booksから払戻を記録するには：
- ［銀行取引］タブに移動します。
- 払戻を記録する口座を選択します。
- 右上の［取引を追加］をクリックします。
- ドロップダウンから［従業員への払戻］を選択します。
- 詳細を入力し、払い戻すレポートを選択します。
- ［保存］をクリックします。
取引の照合
Zoho Expenseで払い戻された経費、またはZoho Booksで手動で払い戻された経費は、手動で追加された取引としてラベル付けされます。ただし、銀行明細をZoho Booksにインポートする際、明細行を分類するか、既存の取引（手動で払い戻された経費）と照合する必要がある場合があります。手順は次のとおりです：
- ［銀行取引］タブに移動します。
- 未分類の取引がある銀行口座を選択します。
- 未分類の取引をクリックすると、Zoho Booksにその取引の最適な照合候補と照合候補が一覧表示されます。
- 必要な取引を選択し、［照合］をクリックします。
明細行に一致する取引がない場合、または既存の取引に関連付けたくない場合は、手動で分類できます。手順は次のとおりです：
- ［手動で分類］タブをクリックします。
- カテゴリーのドロップダウンから［従業員への払戻］を選択します。
- 詳細を入力し、未分類の取引に関連付けるレポートを選択します。
- ［保存］をクリックします。
Zoho Booksでの取引の照合と分類の詳細をご確認ください。
法人カードの照合
Zoho Expenseで組織の法人カードを設定している場合、法人カードのフィードもZoho Booksで利用できるようになります。Zoho Booksで法人カードを照合するには：
メモ：この機能は早期アクセスでのみ利用できます。有効にするには、サポートチーム（support@zohobooks.com）までお問い合わせください。
- 左サイドバーの［銀行取引］に移動します。
- 取引を照合する法人カードを選択します。
- 右上の［口座を照合］をクリックします。
- 表示された新しいページで［今すぐ照合］をクリックします。
- ［開始日］、［終了日］、［期末残高］を入力します。
- ［照合を開始］をクリックします。
- 照合する取引を選択します。
法人カードを照合するには、期末残高と決済済み金額が同じになり、差額がゼロであることを確認してください。必要に応じて、［期末残高］項目の横にある［編集］アイコンをクリックして期末残高を編集できます。
メモ：［法人カード - 照合］ページには、照合済み、分類済み、手動で追加された取引のみが表示されます。
- ［照合］をクリックします。後で照合する場合は、［保存して後で照合］をクリックします。
照合が正常に完了すると、［法人カード - 照合］ページのステータスが照合済みに設定されます。
前払い金の表示
Zoho Expenseでは、経費レポートを作成する際に前払い金を記録できます。Zoho Booksと連携すると、これらの従業員への前払い金を承認済み経費の一覧とあわせて表示できます。Zoho Booksで表示するには：
- ［レポート］→［会計担当者］→［勘定科目の取引］に移動します。
- 左上の［レポートをカスタマイズ］をクリックします。
- ［勘定科目］が［従業員前払金］の新しいフィルターを作成します。
- ［レポートを実行］をクリックします。