Zoho BooksとZoho Expenseの連携 Zoho Books
Zoho BooksとZoho Expenseは同じコア機能を持つため、シームレスに連携できます。
Zoho Booksには経費モジュールがありますが、Zoho Expenseは経費レポートの自動化や効率的な承認フローを含む、より高度な経費管理を提供します。これらを連携すると、会計と経費管理がスムーズに連動します。
連携の利点
- 経費や払い戻しの重複入力を防止します。
- 承認された経費と払い戻しをZoho Expenseに自動的に計上します。
- 両アプリ間で顧客情報とアカウント情報を同期します。
連携の設定
注：一度に接続できるのは、1つのZoho Booksの組織に対して1つのZoho Expenseの組織のみです。
注：Zoho BooksとZoho Expenseの連携を一度設定すると、無効にすることはできません。
Zoho BooksとZoho Expenseを連携するには：
- ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
- ［連携］の下の［Zohoサービス］を選択してください。
- ［Zohoサービス］のページで、Zoho Expenseの横にある［今すぐ試す］をクリックしてください。
Zoho Expenseの組織をまだ設定していない場合、自動的に新しい組織が作成されます。シンプルなセットアップ手順で組織の開始をサポートします。両アプリが正常に接続されると、次のモジュールが同期されます。
- 顧客：Zoho Booksの顧客情報（カスタム項目を含む）がZoho Expenseで利用可能になり、その逆も可能です。
- 通貨：どちらかのアプリで外貨を追加した場合、自動的にもう一方のアプリでも利用可能になります。Zoho Booksでは経費は基準通貨で記録されます。
- プロジェクト：Zoho BooksのプロジェクトがZoho Expenseでも利用可能になり、その逆も可能です。
アドバイス：Zoho Booksの仕入先をZoho Expenseの購入先と同期したい場合は、別途ご案内いたしますので、support@zohoexpense.comまでお問い合わせください。同期が有効になると、Zoho Booksの仕入先はZoho Expenseの購入先として同期され、既存の購入先が削除されます。Zoho Expenseで新しく作成された購入先は、自動的にZoho Booksの仕入先としてプッシュされ、その逆も可能です。
経費カテゴリーの作成
アプリの連携を確立すると、Zoho Expenseのカテゴリー全体がZoho Booksの勘定科目表として利用できます。ただし、これらのカテゴリーはすべて［経費］という勘定種類に分類されます。
同様に、Zoho Books内で作成した経費勘定は、Zoho Expense内で有効なカテゴリーとして利用できます。以下の手順に従ってください。
- ［経理担当者］→［勘定科目表］に移動してください。
- ［+ 新しく作成］をクリックしてください。
- ［勘定の種類］を［経費］として選択し、他の詳細情報を入力してください。
- ［Zoho Expenseで有効な勘定として表示する］オプションを有効にしてください。
- ［保存］をクリックしてください。
承認済み経費の表示
Zoho Expenseでレポートが承認されると、そのレポートに含まれるすべての経費がすぐにZoho Booksに表示されます。さらに、Zoho Booksでの経費リストをフィルタリングして、Zoho Expenseからの経費のみを表示することもできます。以下が手順です。
- ［購入］→［経費］に移動してください。
- 経費リストの上にある［すべての経費］フィルターをクリックしてください。
- ドロップダウンから、［Zoho Expenseから］を選択してください。
ヒント：Zoho Booksで作成された経費は、Zoho Expenseに表示されません。
払い戻しの処理
Zoho Expenseで払い戻し対象となる経費は、自動的にZoho Booksで計上されます。払い戻しが行われていない経費についても、Zoho Booksから払い戻しと計上を行うことができます。
手動で払い戻しを記録
Zoho Booksで払い戻しを手動で記録するには：
- ［銀行］モジュールに移動してください。
- 払い戻しを記録する勘定を選択してください。
- 右上隅にある［取引の追加］をクリックしてください。
- ドロップダウンから［従業員払戻金］を選択してください。
- 必要な情報を入力し、払い戻し対象のレポートを選択してください。
- ［保存］をクリックしてください。
取引の突き合わせ
Zoho Expenseで払い戻された経費やZoho Books内で手動で払い戻しされた経費は、［手動で追加された取引］としてラベルが付きます。ただし、Zoho Booksに銀行取引明細をインポートする際には、取引明細を分類するか既存の取引（手動で払い戻された経費など）と対応付ける必要があるかもしれません。以下がその手順です。
［銀行］モジュールに移動してください。
未分類の取引が含まれる銀行口座を選択してください。
未分類の取引をクリックすると、Zoho Booksがその取引に対する［最適な一致］と［可能な一致］を一覧表示してください。
関連する取引を選択し、［照合する］をクリックしてください。
取引の突き合わせに対応する取引明細がない場合、または既存の取引と関連付けたくない場合は、手動で分類することができます。以下が手順です。
- ［手動で分類］タブをクリックしてください。
- カテゴリーのドロップダウンから［従業員の払い戻し］を選択してください。
- 必要な情報を入力し、未分類の取引と関連付けるレポートを選択してください。
- ［保存］をクリックしてください。
Zoho Books内での取引の突き合わせと分類に関する詳細は、こちらをクリックしてください。
立替金の表示
Zoho Expense内では、経費レポートを作成する際に立替金を記録することができます。Zoho Booksと連携すると、従業員の立替金と承認済み経費のリストを簡単に確認できます。Zoho Books内でこれを表示するには、以下の手順に従ってください。
- ［レポート］→［経理担当者］→［勘定の取引］に移動してください。
- 左上にある［レポートのカスタマイズ］をクリックしてください。
- 勘定を［従業員立替金］として指定した新しいフィルターを作成してください。
- ［レポートの実行］をクリックしてください。