はじめに - 見積書
見積書は、顧客に送信する提案書で、販売を予定しているすべての商品とその価格を記載したものです。顧客が見積書を承諾すると、その見積書を基に請求書へ変換できます。
見積書を作成
Zoho Billing で見積書を作成するには：
- 営業に移動し、Quotesを選択します。
- ページ右上の+ 新規をクリックします。
- 顧客情報、商品情報、その他の必須項目を入力します。
- この見積書に対する前受金を登録したい場合は、この見積書に対する前受金請求書を自動作成するオプションを選択します。
- 下書きとして保存をクリックして下書きを作成するか、保存して送信をクリックして、すぐに顧客のメールアドレス宛に送信します。
見積書を下書きステータスで保存した場合、売上としては集計されません。有効にするには、見積書を顧客に送信するか、送信済みに設定する必要があります。
承認済みに設定
見積書を顧客に送信した後、顧客はそのまま承諾する場合もあれば、内容の変更を依頼してくる場合もあります。見積書を承認済みに設定する方法は 2 通りあります。
顧客が、顧客ポータルから直接見積書を承認することができます。
または
手動で承認済みに設定することもできます。手順は次のとおりです。
- 営業に移動し、Quotesを選択します。
- 顧客が承認した見積書を選択します。
- その他ボタンをクリックし、ドロップダウンから承認済みに設定を選択します。
却下済みに設定
顧客が見積書を承認せず、かつこれ以上内容を修正できないと判断した場合は、その見積書を却下済みに設定できます。
見積書を却下済みに設定するには：
- 営業に移動し、Quotesを選択します。
- 却下済みに設定したい見積書を選択します。
- その他ボタンをクリックし、ドロップダウンから却下済みに設定を選択します。
見積書をインポート
Zoho Billing に見積書を追加するもう 1 つの方法は、インポート機能を利用することです。システム内にある見積書を CSV、TSV、または XLS 形式でインポートできます。
見積書をインポートするには：
- 営業に移動し、Quotesを選択します。
- ページ右上のハンバーガーアイコンをクリックします。
- 見積書をインポートを選択します。
- ファイルをアップロードの横にあるファイルを選択をクリックします。サンプル CSV ファイルまたはサンプル XLS ファイルをクリックして、参照用のサンプル CSV または XLS ファイルをダウンロードできます。
- ファイルの文字エンコードと区切り文字を選択します。
- インポートするファイル内の見積書番号を自動採番したい場合は、見積書番号を自動生成チェックボックスをオンにします。
- 次へをクリックします。
- 項目のマッピングページで、すべての項目が正しくマッピングされていることを確認します。
- 次回以降も同じインポート形式を使用したい場合は、今後のインポートでもこの選択内容を使用するオプションを選択します。
- 次へをクリックします。
- インポートをクリックします。