領収書の自動スキャン
燃料費、光熱費、送料、備品、コンピューター機器、レンタル料などの経費は、どの企業でも日常的に発生します。これらの経費に対して支払った金額については、領収書を受け取ることが多いでしょう。Zoho Billing では、領収書の自動スキャンを有効にすることで、領収書に記載された情報を取り込むことができます。
Zoho Billing の自動スキャン機能を使用すると、企業で発生したすべての領収書や受取請求書を保管できます。この機能を有効にすると、アップロードしたすべての領収書がスキャンされ、その内容から新しい経費をすぐに作成できます。また、領収書受信トレイ（スキャン前の領収書が最初に保存されるフォルダー）にファイルをアップロードできるユーザーを制限することもできます。
自動スキャンを有効にする
Zoho Billing 組織で領収書の自動スキャンを開始するには：
経費に移動します。
ページ右上のフォルダーアイコンをクリックします。
利用規約に同意したうえで、自動スキャンを有効にするをクリックします。
自動スキャンオプションを有効にすると、領収書受信トレイページにリダイレクトされ、ここから領収書をアップロードできます。
Insight:**自動スキャン**とは、メール送信またはアップロードされたドキュメントに対して、自動的にデータを読み取って取り込む処理のことです。この機能は現在、日本語のドキュメントに対してのみ最適化されています。
領収書をアップロードする
Zoho Billing には、次の 3 通りの方法で領収書をアップロードできます。
- ドラッグ＆ドロップ：デスクトップからファイルをドラッグ＆ドロップします。
- 添付：デスクトップまたはクラウドからファイルを添付します。
Insight:領収書受信トレイにアップロードできるファイル形式は、**jpg、jpeg、png、gif、bmp**、および **PDF** のみです。
領収書をアップロードしたら、領収書受信トレイでステータスを確認できます。ステータスは次の 4 種類のいずれかになります。
| ステータス | 意味 |
|---|---|
| スキャン中 | 領収書を現在処理しています。 |
| 処理済み | 領収書が自動スキャンされ、経費に変換できる状態です。 |
| 読み取り不可 | アップロードした領収書に問題があるため、自動スキャンに失敗しました。判読できない文字が含まれている場合や、画像が認識できない場合、または対応していない言語で作成されている場合などが考えられます。 |
| This file cannot be auto-scanned | アップロードした領収書の形式がサポートされていません。サポートされている形式に変換してから、再度アップロードしてください。 |
Insight:領収書のステータスが変更されると通知が届きます。通知をクリックすると、領収書受信トレイに移動します。
領収書を経費に変換する
アップロードしたすべての領収書は、簡単に経費へ変換できます。手順は次のとおりです。
- 経費 > 領収書受信トレイ に移動します。
- 経費に変換したい領収書で、+ 経費に変換をクリックします。
- アップロードしたファイルが正常に自動スキャンされている場合（ステータスが「処理済み」に変わります）、経費の項目が自動入力されます。自動入力されていない項目は手動で入力できます。
- 保存をクリックして経費を保存するか、保存 & 次へをクリックして保存後、次の領収書に進みます。
- 今回はスキップをクリックすると、その領収書をスキップして次の領収書に進みます。
- 変換された領収書は、添付された領収書とともに［経費］タブで確認できます。
Insight:一度領収書を経費に変換すると、その領収書は領収書受信トレイには表示されなくなります。該当の経費に添付ファイルとして保存されている領収書を参照できます。
ドキュメントレベルの権限
会計士、経理担当者、ビジネスパートナーなど信頼できる担当者に対して、ユーザーとして組織に招待し、ドキュメントタブへのアクセス権を付与できます。
ドキュメントの表示：これを有効にすると、ユーザーは領収書受信トレイ内のすべてのファイルを表示のみできます。
ドキュメントのアップロード：これを有効にすると、ユーザーは領収書受信トレイ内のファイルをアップロードおよび表示できます。
ドキュメントの削除：これを有効にすると、ユーザーは領収書受信トレイ内のファイルを表示および削除できます。
