Perangkat Lunak Perencanaan Proyek

Mengapa Anda membutuhkan perangkat lunak perencanaan proyek?

Membuat rencana proyek adalah hal pertama yang harus Anda lakukan saat menangani jenis proyek apa pun. Kita sering mengabaikan rencana proyek demi menyelesaikan pekerjaan. Kita gagal menyadari pentingnya rencana proyek dalam menghemat waktu, uang, sumber daya, dan sebagainya. Perencanaan menyeluruh diperlukan untuk mengurangi banyak ketidakpastian seputar pelaksanaan proyek.

Sebelum Anda dapat merancang proyek, rencana proyek membantu Anda tujuan proyek itu, apa cakupannya, dan bagaimana cara mencapainya melalui proyek Anda.

Rencana Proyek

Misalnya, proyek Anda mungkin berupa salah satu dari yang berikut:

Untuk merencanakan proyek, Anda perlu menetapkan hasil kerja yang tepat, mengalokasikan sumber daya, melacak durasi aktivitas, dan memperkirakan biaya. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki perangkat lunak perencanaan proyek yang efektif dan mudah digunakan serta terjangkau. Dengan Zoho Projects sebagai perangkat lunak perencanaan proyek, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan dan hanya perlu menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelolanya.

Manfaat Bisnis Utama Perangkat Lunak Perencanaan Proyek

Fitur Utama

Mengatur Baseline Proyek

Kinerja proyek secara keseluruhan diukur berdasarkan tiga titik awal proyek yaitu cakupan, jadwal, dan biaya. Laporan ini menyediakan fondasi dan digunakan untuk menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana selama pelaksanaan. Fungsinya adalah sebagai baseline untuk pelaksanaan proyek yang benar.

Penting bagi manajer proyek untuk mendapatkan kejelasan dan persetujuan atas pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan oleh siapa dalam tim. Manajer harus menyadari keputusan yang dibuat setiap pemangku kepentingan/klien dan bagaimana cara mencapai keputusan itu selama berlangsungnya proyek.

Mengembangkan Cakupan Proyek

Pernyataan cakupan sudah tentu merupakan hal terpenting dalam rencana proyek dan harus mencakup: Kebutuhan bisnis, tujuan, cakupan, dan manfaat penyelesaian proyek. Ini dapat dianggap sebagai semacam kontrak antara manajer proyek dan pemangku kepentingan, yang hanya dapat diubah dengan persetujuan pemangku kepentingan.

Menjadwalkan Baseline Proyek

Setelah hasil kerja proyek dikonfirmasi dalam pernyataan cakupan, ini harus dikembangkan menjadi struktur perincian pekerjaan (WBS) dalam semua hasil kerja. Cakupan meliputi semua tugas yang harus dihasilkan dalam proyek, dan karenanya mengidentifikasi semua tugas yang harus dilakukan.

Mengkomunikasikan Rencana Proyek

Salah satu aspek penting dalam rencana proyek adalah rencana komunikasi. Rencana komunikasi harus menyatakan: Siapa orang dalam proyek yang menerima laporan dan seberapa sering, Bagaimana cara melaporkan masalah, siapa yang akan menyelesaikannya dan kapan, dan Di mana informasi proyek akan disimpan, dalam format apa, dan siapa yang bisa mengaksesnya.