Langsung ke
Perencana proyek
Perencana proyek adalah alat untuk memvisualisasi dan merencanakan proyek Anda secara online dengan mudah. Alat ini akan mereplikasi setiap aspek rencana proyek, mulai dari anggaran dasar, struktur uraian pekerjaan, pencatatan risiko, hingga kalender sumber daya.
Apa itu rencana proyek?
Rencana proyek adalah alat yang krusial dalam membuat manajemen proyek yang efektif. Selain berfungsi sebagai panduan bagi manajer proyek, anggota tim, mitra, klien, dan pemangku kepentingan lainnya, rencana proyek juga merupakan kunci untuk memastikan bahwa semua anggota bekerja sama dengan tujuan yang sama. Rencana proyek mencatat setiap detail proyek agar proyek dapat berjalan lancar dan dapat dikontrol jika terjadi penyimpangan.
Apa itu perencanaan proyek?
Perencanaan proyek menduduki tahap kedua dalam siklus proyek. Semua detail proyek diuraikan di sini, termasuk jadwal, anggaran, pencapaian, risiko, sumber daya, lingkup, hasil kerja, dan tenggat waktu.
Mengapa rencana proyek itu penting?
Jika rencana proyeknya solid, anggota tim dan pemangku kepentingan pun dapat mengetahui hal-hal yang diperlukan untuk menyukseskan proyek. Kualitas dapat terjaga dengan baik, tugas-tugas krusial dapat ditangani dengan cepat, dan hambatan dapat dideteksi sejak dini. Perpaduan ketiganya akan membuahkan hasil kerja yang berkualitas tinggi.
Apa saja komponen rencana proyek?
Sebagai manajer proyek, Anda tentunya tidak ingin proyek Anda menggantung tanpa kejelasan hanya karena perencanaannya tidak efisien. Untuk menghindarinya, pastikan Anda telah menyelesaikan berbagai komponen perencanaan dari jauh hari. Dengan demikian, Anda dan tim Anda tidak akan kerepotan di tengah jalan. Berikut adalah komponen-komponen utama yang harus disertakan dalam rencana proyek:
- Lini masa
Lini masa berisi tenggat-tenggat waktu tugas dan dapat ditentukan setelah berkonsultasi dengan para pemangku kepentingan. Tentukan pencapaian-pencapaian yang harus diraih agar progres proyek dan produktivitas tim dapat dilacak.
- Sasaran dan tujuan
Performa suatu tim akan lebih prima jika mereka memiliki sasaran yang konkret dan tujuan yang jelas. Sasaran harus bersifat realistis dan terukur agar hasil kerjanya nanti juga berkualitas tinggi.
- Cakupan
Lini masa harus ditetapkan dengan baik sebelum menetapkan cakupan, tujuan, dan sasaran proyek.
- Budget (Anggaran)
Setiap proyek harus berjalan sesuai alokasi anggarannya. Ingat bahwa setiap proyek memiliki kebutuhannya masing-masing. Namun, prosedur penilaian modal manusia, lanskap, dan sumber daya umumnya tetap sama untuk setiap proyek.
- Komunikasi
Pekerjaan dapat selesai dengan cepat jika orang-orang yang terlibat konsisten menerima kabar perkembangan proyek, dan ketika para tim rutin menghadiri rapat. Komunikasi yang aktif akan menghilangkan silo, menjembatani kesenjangan, dan menjaga tim tetap sejalan.
- Penilaian kualitas
Ketika Anda menetapkan pedoman kualitas yang harus dipatuhi tim, hasilnya adalah proyek yang memuaskan.
- Risiko
Ada risiko-risiko yang berpotensi muncul di tengah jalan. Anda dapat memahaminya jika bekerja sama dengan tim dan para pemangku kepentingan.
Cara membuat rencana proyek
Anda tidak lagi memerlukan pena dan kertas untuk mencatat rencana. Sekarang, Anda cukup menggunakan perencana proyek online. Berikut adalah deskripsinya:
01. Buat struktur uraian pekerjaan
Setelah menentukan cakupan, Anda perlu memecah-mecahnya agar lebih mudah dikerjakan. Dengan perencana proyek, Anda dapat mencatat dan melacak setiap tahap dengan mudah. Hanya butuh hitungan menit untuk menyusun berbagai pencapaian, tugas individu, dan subtugas.
02. Jadwalkan proyek dengan diagram Gantt
Langkah berikutnya adalah menjadwalkan lini masa proyek. Anda juga harus mempertimbangkan interdependensi antara berbagai item pekerjaan. Di sinilah diagram Gantt berperan. Gunakan untuk menjadwalkan tugas, mengatur dependensi, menganalisis jalur penting, dan mengatur baseline agar bisa dibandingkan dengan progres real-time.
03. Alokasikan sumber daya dengan optimal
Waktunya memasukkan tim dan para pemangku kepentingan lainnya. Pertimbangkan keahlian dan spesialisasi tim Anda agar setiap pekerjaan dapat dialokasikan ke orang yang tepat. Software perencanaan proyek akan menganalisis beban kerja setiap pengguna agar alokasi tugas berjalan optimal.
04. Atur rencana anggaran
Anggaran awal per item kerja harus disertakan saat merencanakan proyek secara online maupun offline. Buat rencana anggaran agar dapat dibandingkan dengan pengeluaran dan biaya aktual nantinya. Tetapkan batas anggaran dan pantau pengeluaran dengan prakiraan anggaran, EVM, dan rencana laporan vs laporan yang sebenarnya.
05. Rencanakan komunikasi yang efektif
Manfaat utama alat bantu virtual adalah fitur-fitur kolaboratif interaktifnya yang sangat lengkap. Agar para pemangku kepentingan tidak melewatkan informasi, Anda dapat menyusun penyampaian kabar terbaru, panggilan, dan rapat virtual yang dilakukan rutin. Forum dan umpan juga berfungsi untuk memastikan bahwa percakapan terjadi secara organik.
Apa saja lima tahapan sebuah proyek?
Sebuah struktur akan membantu Anda saat memulai suatu proyek, mengatasi hambatan yang ditemui, dan menyelesaikan proyek tersebut. Agar lebih mudah, bagilah proses-proses ini menjadi lima tahapan. Lima tahap utama suatu proyek adalah:
1) Inisiasi
Tahap ini menandai awal sebuah proyek. Ciri-cirinya adalah sasaran, tujuan, dan lini masa yang lebih luas. Pada tahap ini, tim akan menetapkan tujuan proyek secara keseluruhan serta nilai bisnisnya. Ini juga saat yang tepat untuk membuktikan bahwa hasil akhirnya dapat dicapai. Jika tidak, pemangku kepentingan mungkin tidak akan bersedia memberikan lampu hijau.
3) Pemantauan dan pengendalian
Tahap ini tidak kalah krusial. Ketika ada banyak hal yang dipertaruhkan, akan sangat membantu jika Anda memiliki pemantauan rutin proses kerja. Umumnya, tahap ini berjalan beriringan dengan tahap eksekusi. Tim akan terus memantau item pekerjaan guna memastikan bahwa hasil kerjanya selaras dengan sasaran proyek. Indikator proyek utama (KPI) dan faktor penting keberhasilan (CSF) digunakan untuk memantau kemajuan proyek, mengidentifikasi potensi ancaman, mengukur progres, dan mengakomodasi perubahan apa pun. Peninjauan rutin akan memastikan bahwa proyek berlangsung sebagaimana mestinya dan segala jenis masalah yang muncul dapat diatasi.
2) Perencanaan
Selanjutnya adalah perencanaan. Tim perlu menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas, memperkirakan anggaran, mengamankan sumber daya, dan membuat lini masa yang konkret. Manajer proyek menugaskan pekerjaan dan tenggat waktu kepada para anggota tim. Di titik ini, individu diharapkan memegang teguh tanggung jawab masing-masing. Komunikasi yang baik saat rapat adalah kunci mendorong terciptanya ide, terutama dalam hal peralatan, rentang waktu, anggaran, dan anggota tim yang bertanggung jawab atas setiap tugas.
4) Eksekusi
Tim menggunakan data-data yang terkumpul pada tahap inisiasi dan perencanaan guna menyelesaikan proyek. Rapat berlangsung rutin, anggota tim bekerja tanpa kenal lelah, dan manajer proyek sigap mengawasi alur kerja.
5) Konklusi
Sebagai garis finis proyek, tahap ini berisi penandatanganan kontrak, rilis produk, dan penyelesaian hasil kerja. Tim mengadakan rapat evaluasi untuk membahas apa yang berjalan baik, apa yang bisa diperbaiki, cara meningkatkan produktivitas, dan cara meningkatkan pelaksanaan proyek berikutnya.
Apa itu software perencanaan proyek?
Software perencanaan proyek membantu manajer proyek dalam memastikan tercapainya tujuan proyek tanpa hambatan yang berarti. Software ini menyediakan ikhtisar kondisi keseluruhan proyek, pelacakan item kerja yang cermat, dan sederet fitur intuitif seperti dasbor, widget, diagram Gantt, dan laporan.
Keunggulan software perencanaan proyek online
Pelacakan proyek
Lacak status proyek dengan perencana proyek online agar laporan dapat diserahkan ke manajemen tepat waktu.
Manajemen cakupan
Pastikan semua orang memahami siapa melakukan apa, kapan, dan seberapa banyak
Manajemen jadwal
Buat jadwal yang tepat, pastikan alur kerja berjalan tanpa hambatan, dan selesaikan proyek tepat waktu.
Alokasi sumber daya
Tanpa menunggu lama, segera tugaskan pekerjaan, alokasikan sumber daya yang sesuai, dan uraikan tanggung jawab.
Pekerjaan yang efisien
Tidak perlu lagi mengingat-ingat semua tugas Anda dan memasang segala macam pengingat.
Jaminan kualitas
Integrasikan semua item kerja untuk menjaga kualitas proyek sambil sekaligus menekan biaya.
Fitur utama software perencanaan proyek
Mengatur baseline proyek
Keseluruhan kinerja proyek diukur berdasarkan tiga titik awal proyek: cakupan, jadwal, dan biaya. Laporan ini merupakan fondasi untuk menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana selama pelaksanaan.
Mengembangkan cakupan proyek
Pernyataan cakupan sudah tentu merupakan hal terpenting dalam rencana proyek. Hal ini harus meliputi kebutuhan bisnis, tujuan, cakupan, dan manfaat menyelesaikan proyek. Pernyataan ini adalah semacam kontrak antara manajer proyek dan para pemangku kepentingan, dan hanya dapat diubah dengan persetujuan pemangku kepentingan.
Menjadwalkan baseline proyek
Setelah hasil kerja proyek dikonfirmasi dalam pernyataan cakupan, ini harus dikembangkan menjadi struktur perincian pekerjaan (WBS) dalam semua hasil kerja. Cakupan meliputi semua tugas yang harus dihasilkan dalam proyek, dan karenanya mengidentifikasi semua tugas yang harus dilakukan.
Mengelola sumber daya proyek
Langkah perencanaan proyek berikutnya adalah memecah-mecah anggaran dan sumber daya lainnya. Ini termasuk mendistribusikan pekerjaan kepada semua anggota tim secara optimal agar tidak seorang pun kelebihan atau kekurangan tugas. Tahap ini berjalan beriringan dengan penjadwalan proyek sehingga keduanya dapat saling memengaruhi.
Mengomunikasikan rencana proyek
Rencana komunikasi adalah salah satu aspek penting dalam perencanaan proyek. Rencana komunikasi harus berisi beberapa hal: kepada siapa dan seberapa sering laporan proyek harus dikirimkan; cara melaporkan masalah; siapa yang akan menyelesaikannya; kapan, di mana, dan dalam format apa informasi proyek akan disimpan; serta siapa yang bisa mengakses informasi-informasi tersebut.
Langkah-langkah perencanaan proyek
Sebesar atau sekecil apa pun proyeknya, proyek akan disesuaikan untuk memenuhi tuntutan khusus setiap bisnis. Namun, pada dasarnya, berbagai langkah perencanaan proyek ini tetap sama. Berikut ini adalah tujuh langkah yang harus diikuti saat merencanakan proyek:
Tentukan cakupan proyek
Cakupan proyek menentukan rencana tindakan berdasarkan tujuan dan objektif proyek yang telah diputuskan. Hal inilah yang akan menjadi pegangan tim dan bisnis Anda. Dokumentasikan dengan baik agar Anda dapat merujuknya kembali jika proyek menyimpang dari rencana awal. Cakupan proyek juga berperan membatasi elemen-elemen yang tidak esensial sehingga tim Anda dapat fokus mengerjakan sesuatu yang bernilai.
Tentukan sasaran dan tujuan dengan jelas
Sasaran adalah hasil yang dapat dicapai, sedangkan tujuan adalah tindakan yang diambil untuk mencapai sasaran tersebut. Kedua hal ini merupakan fondasi sebuah proyek. Jika ditetapkan dengan benar, keduanya adalah kunci kesuksesan proyek Anda. Jika ditetapkan dengan sembarangan, proyek Anda akan kacau balau. Pastikan tim Anda mengetahui sasaran proye agar mereka tahu apa yang diharapkan, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya sesegera mungkin.
Bangun relasi dengan pemangku kepentingan
Agar proyek berjalan lancar, penting untuk berkonsultasi dengan pemangku kepentingan yang tepat. Anda perlu menemui orang-orang yang bertanggung jawab atas tahapan proyek ini, mulai dari inisiasi hingga eksekusi. Kumpulkan informasi dari berbagai figur profesional ini. Perspektif yang bervariasi akan mendorong proyek Anda menuju kesuksesan.
Kumpulkan dan delegasikan
Setelah tim Anda terkumpul dan tugas-tugas yang ada siap didistribusikan, ingatlah untuk mempertimbangkan beban kerja saat ini, cara kerja, dan keterampilan setiap orang. Jadwalkan rapat dan kumpulkan ide-ide segar untuk melihat apa yang cocok bagi bisnis Anda dan gaya kerja tim Anda. Setelahnya, Anda akan dapat melihat mana yang perlu diprioritaskan dan mana yang bisa ditunda.
Susun anggaran dan sumber daya
Setiap tugas memerlukan seperangkat sumber daya yang harus siap saat proyek dimulai. Dengan perkiraan anggaran proyek yang tepat, biaya-biaya sumber daya ini akan dapat terpenuhi. Anggota tim, peralatan, materi pelatihan, dan item-item lainnya merupakan sumber daya krusial dalam sebuah proyek. Pastikan Anda mengetahui tugas-tugas yang perlu dieksekusi serta domainnya, keterampilan yang diperlukan setiap orang, biaya sumber daya secara keseluruhan, dan apakah Anda memerlukan kontraktor berlisensi untuk menyediakannya.
Ketahui risiko Anda
Proyek apa pun pasti akan menemui risiko. Oleh karena itu, Anda memerlukan daftar risiko agar dapat mempertimbangkan berbagai kemungkinan dan menguji toleransi risiko proyek. Daftar risiko adalah dokumen yang memetakan prediksi risiko dan kaitannya dengan langkah-langkah yang harus diambil. Agar Anda dapat mengenali risiko dan kendala yang mungkin muncul sebelum hal ini menjadi ancaman, pastikan Anda melacak progres proyek dan mempelajari laporan proyek analitisnya secara berkala.
Komunikasikan hingga selesai
Komunikasi yang halus bisa terwujud dengan panggilan terjadwal, penyampaian kabar terbaru di saluran, dan rapat mingguan. Berpapasan di koridor, rapat mendadak yang berlangsung berjam-jam, atau momen "Aha!" yang lalu Anda bagikan kepada tim melalui platform komunikasi juga dapat menjadi faktor penentu keberhasilan proyek. Apa pun itu, pastikan semua orang senantiasa mendapatkan informasi terbaru.
Cara membuat rencana proyek dengan Zoho Projects
Ukir kisah sukses proyek Anda dengan rencana yang kokoh dari Zoho Projects. Begini cara memulainya:
Buat proyek baru, atau gunakan template yang sudah ada
Jika Anda membuat proyek baru, Anda bisa mengisi tanggal mulai dan selesainya, menetapkan pemilik proyek, mengaktifkan tenggat waktu yang ketat, menambahkan deskripsi, mengaitkan tim, mengubah tab sesuai preferensi, dan menjadikannya proyek pribadi atau publik. Anda bisa mengedit detail yang telah diisi sebelumnya atau menggunakan template langsung apa adanya.
Aktifkan opsi anggaran
Setelah mengaktifkan opsi anggaran di pengaturan, Anda dapat merencanakan anggaran, melacaknya, menagih klien, dan memperoleh sumber daya yang diperlukan.
Tugas dan penugasan
Begitu proyek dimulai, Anda dapat membuat daftar tugas, uraian tugas, dan subtugas, lalu menetapkan penanggung jawabnya. Anda juga dapat membuat pencapaian agar proyek Anda tidak terasa seperti jalan di tempat. Dengan demikian, Anda dapat mengetahui posisi proyek saat ini dan apa yang perlu diselesaikan untuk kembali ke jalur yang tepat. Minta tim Anda mencatatkan jam kerja mereka pada lembar waktu agar Anda tahu siapa yang mengerjakan apa dan berapa lama.
Laporan
Analisis kinerja tim dan jalannya proyek dengan laporan kustom nan canggih seperti laporan lembar waktu, laporan masalah, laporan tugas, dan laporan proyek. Tanyakan pendapat tim Anda terkait data dan sesuaikan proyek jika diperlukan.
Bagan Gantt
Diagram Gantt berperan menjaga momentum proyek Anda. Lihat tenggat waktu, tugas mendesak, tugas reguler, penyimpangan, dan keterlambatan apa pun. Ketika daftar tugas Anda dipampangkan dalam bentuk visual yang menarik seperti ini, Anda pun dapat mengubah durasi setiap tugas dengan mudah. Rencana proyek Anda pun siap meluncur.
Template perencanaan proyek sederhana
Template dapat menghemat banyak waktu Anda, terutama jika organisasi Anda kerap mengerjakan proyek yang serupa. Untuk menyederhanakan perencanaan proyek Anda, Zoho Projects telah menyediakan template yang dapat Anda edit sesuai kebutuhan, serta template industri spesifik seperti konstruksi, pengembangan software, manufaktur otomotif, dan lainnya.
Kami percaya bahwa produktivitas Anda dapat ditingkatkan dengan alat bantu yang tepat. Di Zoho Projects, Anda dapat menyusun rencana proyek dari nol dan menyimpannya sebagai template untuk keperluan mendatang. Entah itu template uraian tugas sederhana atau perincian biaya yang mendetail, kreasikan sebebas Anda. Baca selengkapnya tentang template proyek