Rencana proyek adalah alat krusial untuk manajemen proyek yang efektif. Selain berfungsi sebagai panduan bagi manajer proyek, anggota tim, mitra, klien, dan pemangku kepentingan, rencana proyek juga merupakan kunci untuk memastikan bahwa semua anggota bekerja sama dengan tujuan yang sama. Rencana proyek mencatat setiap detail proyek hingga ke menitnya, sehingga proyek dapat berjalan lancar dan dapat dikontrol jika terjadi penyimpangan.
Software perencanaan proyek membantu tim proyek menentukan cara kerja untuk mencapai tujuan proyek.
Misalnya, proyek Anda mungkin berupa salah satu dari yang berikut:
Untuk merencanakan proyek, Anda perlu menetapkan hasil kerja yang tepat, mengalokasikan sumber daya, melacak durasi aktivitas, dan memperkirakan biaya. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki perangkat lunak perencanaan proyek yang efektif dan mudah digunakan serta terjangkau.
Untuk memahami mengapa tim memerlukan software perencanaan proyek, Anda harus mengetahui arti perencanaan proyek terlebih dahulu. Tim proyek dapat melacak cakupan atau alasan pelaksanaan proyek untuk melihat apakah tujuannya tercapai. Dengan software perencanaan proyek, mereka dapat mengatur pekerjaan atau 'apa' yang harus dilakukan untuk memenuhi cakupan, 'siapa' yang harus dilibatkan, dan 'kapan' setiap tahap proyek harus diselesaikan.
Keseluruhan performa proyek diukur berdasarkan tiga titik awal proyek yaitu cakupan, jadwal, dan biaya. Laporan ini merupakan fondasi untuk menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana selama pelaksanaan. Fungsinya adalah sebagai baseline untuk pelaksanaan proyek yang benar.
Pernyataan cakupan sudah tentu merupakan hal terpenting dalam rencana proyek dan harus mencakup: Kebutuhan bisnis, tujuan, cakupan, dan manfaat penyelesaian proyek. Ini dapat dianggap sebagai semacam kontrak antara manajer proyek dan pemangku kepentingan, yang hanya dapat diubah dengan persetujuan pemangku kepentingan.
Setelah hasil kerja proyek dikonfirmasi dalam pernyataan cakupan, ini harus dikembangkan menjadi struktur perincian pekerjaan (WBS) dalam semua hasil kerja. Cakupan meliputi semua tugas yang harus dihasilkan dalam proyek, dan karenanya mengidentifikasi semua tugas yang harus dilakukan.
Langkah berikutnya dalam proses perencanaan proyek adalah mengalokasikan anggaran dan sumber daya lainnya ke setiap tahap proyek. Ini akan mengoptimalkan alokasi pekerjaan bagi semua karyawan agar mereka mendapatkan beban kerja yang ideal. Karena bekerja beriringan dengan penjadwalan proyek, tahap ini dapat saling memengaruhi.
Salah satu aspek penting dalam rencana proyek adalah rencana komunikasi. Rencana komunikasi harus menyatakan: kepada siapa dan seberapa sering laporan proyek dikirimkan, bagaimana cara melaporkan masalah, siapa yang akan menyelesaikannya dan kapan, di mana dan dalam format apa informasi proyek akan disimpan, serta siapa yang bisa mengaksesnya.
Rencana proyek dapat dibuat secara online menggunakan semua software perencanaan kerja. Berikut adalah langkah perencanaan proyek:
Setelah ditetapkan, uraikan cakupan ke dalam beberapa bagian yang lebih kecil. Dengan alat perencanaan proyek, Anda dapat mencatat dan melacak tahap tersebut dengan mudah. Alat perencanaan proyek memungkinkan Anda mengatur pencapaian atau sasaran utama, yang merupakan faktor pendukung sasaran akhir, serta tugas yang ditetapkan untuk mencapai semua pencapaian dan subtugas dari setiap tugas tersebut dalam hitungan menit.
Langkah berikutnya dalam proses perencanaan proyek adalah menjadwalkan linimasa proyek. Anda juga harus mempertimbangkan interdependensi antara berbagai item pekerjaan. Di sinilah diagram Gantt berperan. Gunakan diagram Gantt untuk menjadwalkan tugas, mengatur dependensi, menganalisis jalur penting, dan mengatur garis dasar untuk dibandingkan dengan kemajuan real-time.
Sekarang Anda akan mengorientasikan tim dan para pemangku kepentingan proyek lainnya ke dalam proyek. Pertimbangkan keahlian dan spesialisasi tim Anda sebelum mengalokasikan pekerjaan ke orang atau tim yang tepat. Dengan software perencanaan kerja, Anda dapat mengoptimalkan alokasi dengan menganalisis beban kerja karyawan dan memeriksa ketersediaannya sebelum mengalokasikan pekerjaan.
Atur rencana anggaran lalu bandingkan dengan biaya aktual atau pembelanjaan dan pengeluaran real-time Anda. Hindari pembengkakan anggaran dengan melacak jumlah belanja secara rutin menggunakan beragam teknik, seperti perkiraan anggaran, EVM, dan laporan rencana vs laporan aktual. Inilah mengapa penetapan anggaran awal untuk item kerja begitu penting dalam perencanaan dan pengelolaan proyek.
Manfaat utama dari alat bantu virtual adalah ketersediaan fitur kolaboratif interaktif yang sangat lengkap. Pastikan bahwa pengetahuan disampaikan kepada setiap pemangku kepentingan proyek dengan merencanakan pembaruan status, panggilan, rapat virtual, dan tindakan berkala lainnya. Fitur seperti Forum atau media sosial seperti Feeds juga akan memastikan bahwa percakapan terjadi secara alami.
Zoho Projects adalah software manajemen proyek yang mudah digunakan dengan berbagai fitur yang dapat memenuhi setiap aspek pekerjaan Anda. Buat struktur uraian pekerjaan dengan modul manajemen tugas komprehensif yang dilengkapi fitur seperti tampilan dan status kustom, pengingat, pengulangan, serta linimasa status. Diagram Gantt memiliki antarmuka intuitif drag-and-drop yang sederhana, dengan beragam fitur seperti manajemen dependensi, jalur penting, baseline, dan penskalaan bagan.
Beberapa alasan mengapa Zoho Projects adalah software perencanaan proyek terbaik: alokasi sumber daya secara efisien menggunakan jam kerja fleksibel dan bagan pemanfaatan sumber daya, manajemen anggaran dengan laporan terencana vs aktual, perkiraan anggaran, dan EVM. Anda juga dapat berkolaborasi dengan mudah melalui obrolan, rapat, Feed, dan Forum bawaan. Platform ini mudah diakses, tidak hanya karena menggunakan aplikasi seluler, tetapi juga hemat biaya. Tahukah Anda? Paket gratis kami juga dilengkapi penampil diagram Gantt! Lihat detail harga kami di sini.
Template akan menghemat banyak waktu untuk perencanaan proyek, terutama jika organisasi Anda mengerjakan proyek serupa. Selain menyediakan template orientasi yang dapat diedit dan dibuat sendiri, Zoho Projects juga menyediakan template khusus industri. Setelah mendaftar, Anda dapat menggunakan berbagai template seperti konstruksi, pengembangan software, dan manufaktur mobil!
Kami percaya bahwa setiap kebutuhan bisnis bersifat unik. Inilah mengapa Zoho Projects memungkinkan Anda untuk membuat satu rencana proyek dari awal dan menyimpannya sebagai template yang dapat digunakan setiap kali diperlukan. Buat template uraian tugas yang sederhana atau uraian biaya yang mendetail —semuanya terserah Anda! Baca selengkapnya tentang template proyek di sini.