Kebijakan Kata Sandi untuk keamanan organisasi

Untuk menjaga keamanan akun email, admin organisasi dapat menentukan serangkaian aturan tentang bagaimana pengguna harus membuat kata sandi untuk alamat email kustom mereka. Dengan mengatur kebijakan kata sandi, Anda dapat meminta pengguna menggunakan kata sandi yang kuat dan memastikan akun Anda tetap aman.

Kebijakan Konfigurasi Kata Sandi

1. Login ke Konsol Admin Zoho Mail
2. Buka Security and Compliance (Keamanan dan Kepatuhan) di panel kiri.
3. Klik Security dan buka Password Policy
4. Di bagian Password Policy, tentukan nilai untuk masing-masing bidang. Anda juga dapat mengirimkan pemberitahuan kata sandi kedaluwarsa kepada pengguna dan mengingatkan mereka untuk mengubah kata sandi. Untuk itu, centang opsi "Send password expiry notification to users".
5. Setelah selesai, klik Update (Perbarui).
   

Anda juga dapat mereset pengeditan yang Anda buat dari pengaturan sebelumnya dengan mengeklik Reset. Atau, pulihkan konfigurasi default Zoho Mail dengan mengeklik Reset To Default.

Aturan yang dapat Anda tetapkan dalam Kebijakan Kata Sandi

Panjang minimal kata sandi

Anda dapat mengatur panjang minimal Kata Sandi untuk anggota organisasi Anda pada parameter. Jika pengguna mengubah Kata Sandi setelah Anda menetapkan panjang minimal, pengguna akan dipaksa memilih kata sandi dengan jumlah karakter minimum yang Anda tetapkan dalam Kebijakan. Secara default, panjang minimal yang diperlukan untuk kata sandi adalah 8.

Anda dapat membuatnya lebih tinggi jika Anda ingin pengguna menggunakan frasa sandi alih-alih kata sandi. Namun, panjangnya tetap tidak boleh kurang dari 8.

Jumlah minimal kata sandi dalam riwayat

Hal ini memastikan pengguna tidak mengulangi kata sandi mereka sebelumnya. Penggunaan kata sandi yang sama berkali-kali membuat kata sandi mudah ditebak oleh orang lain. Nilai optimal untuk jumlah minimal kata sandi yang tidak boleh diulang adalah 3. Jika Anda menentukan 3, pengguna tidak akan dapat menggunakan kembali 3 kata sandi sebelumnya yang telah digunakan.

Jumlah minimal karakter khusus

Selain kriteria Kata Sandi Campuran, admin dapat menentukan jumlah minimal karakter khusus ($,#,^,@, dll.) dalam Kata Sandi. Jumlah optimal Karakter Khusus adalah 1 atau 2.

Jumlah minimal Karakter Angka

Sama dengan jumlah karakter khusus, administrator juga dapat menentukan jumlah minimal karakter angka (0-9) dalam Kata Sandi. Jumlah optimal karakter angka adalah 1 atau 2.

Periode Kedaluwarsa Kata Sandi (Hari)/Durasi Kata Sandi

Kata Sandi dapat diatur agar kedaluwarsa secara berkala, di mana pengguna harus mengubah kata sandinya setiap 'n' hari sekali. Ini memastikan bahwa pengguna mengubah kata sandi mereka secara berkala. Kata Sandi setiap pengguna akan otomatis kedaluwarsa setelah 'n' hari dari tanggal Kata Sandi diubah. Saat mengatur kebijakan untuk pertama kalinya, kebijakan akan berlaku dari tanggal sebelumnya kata sandi diubah dan bukan dari tanggal Kebijakan diberlakukan.

Contohnya: Jika Anda ingin mengharuskan semua pengguna mengubah Kata Sandi, Anda dapat mengatur periode kedaluwarsa ke '1' hari sehingga pengguna akan dipaksa mengubah kata sandi pada login berikutnya. Namun, pastikan Anda segera mereset kebijakan tersebut, karena jika tidak, pengguna akan diminta untuk mengubah kata sandi setiap hari mereka login.

Nilai optimal kedaluwarsa kata sandi adalah 30–45 hari.

Praktik terbaik kata sandi

Secara umum, selain Kebijakan kata sandi, pastikan pengguna Anda mematuhi praktik terbaik berikut ini.

• Jangan gunakan kembali kata sandi
• Gunakan Frasa Sandi daripada Kata Sandi
• Jangan bagikan kata sandi dengan siapa pun
• Jangan tuliskan kata sandi
• Agar kata sandi mudah diingat tetapi tetap kuat, simpan frasa sandi yang mudah diingat dan tukar karakter hurufnya dengan angka atau simbol yang sama (gunakan 0 sebagai pengganti O, gunakan @ sebagai pengganti a, dan seterusnya).
• Pastikan Anda keluar dari akun Anda setelah selesai menggunakannya
• Jangan simpan kata sandi Anda di browser
• Jangan pernah memberikan kata sandi di telepon atau email
• Jangan login ke akun Anda dari komputer publik jika tampak mencurigakan