חברת Netoplay מפחיתה את עומס העבודה ב-40% עם Zoho People
החברה
Netoplay היא חברת פתרונות תוכנה לספקיות גיימינג, שהוקמה בשנת 2016 וממוקמת בחיפה. החברה מתמחה בפיתוח של פלטפורמות בהתאמה אישית התומכות בהקמה ובהתרחבות של בתי עסק ומיזמים חדשים בתחום הגיימינג. הפתרונות של Netoplay מכסים את כל ההיבטים המרכזיים — מכלי ניהול ושיווק ועד מערכות לניהול קשרי לקוחות. הפלטפורמות מותאמות במיוחד לצורכי הלקוח, עומדות בכל הדרישות הרגולטוריות ומאפשרות לשותפים לספק חוויית גיימינג איכותית. יתרון תחרותי בענף שמתפתח ללא הרף.
האתגר
מחלקת משאבי האנוש ב-Netoplay התנהלה באמצעות מספר מערכות נפרדות. נתוני עובדים וקבצים אישיים נשמרו ב-Mega, בעוד שתהליכים מרכזיים כמו מעקב נוכחות, ניהול חופשות וטפסים נוספים התבצעו בגיליונות Excel ועודכנו באופן ידני. למרות שמדובר בכלים מוכרים ואמינים, השימוש בהם יצר מורכבות מיותרת. ללא כל אינטגרציה ביניהן המערכות לא תקשרו זו עם זו, מה שאומר שכל עדכון היה צריך להתבצע ידנית, מספר פעמים ובמקומות שונים. כדי לאפשר התרחבות בעתיד ולייעל את פעילות משאבי האנוש הנוכחית עבור כ-50 עובדים, Netoplay החליטה להחליף את המערך המפוצל שברשותה במערכת אחת, חכמה וייעודית, שתאגד את כל תהליכי העבודה במחלקת משאבי האנוש.
הפתרון
מאחר והחברה כבר השתמשה ב - Zoho Mail המעבר לפתרון Zoho ייעודי נראה כמו הצעד ההגיוני. לכן, Netoplay החליטה להטמיע את Zoho People , פתרון HR מבוסס ענן שהציע שני יתרונות משמעותיים: אינטגרציה מלאה עם פלטפורמת הדוא"ל הארגוני, ומסגרת אחת לריכוז כל פעילות ה-HR. על מנת לוודא שתהליך ההטמעה יעבור בצורה מקצועית וחלקה, פנתה החברה ל-Tamayo, פרטנרית מוסמכת המתמחה בהטמעת הפתרונות Zoho עבור ארגונים וחברות בגודל בינוני ומעלה. תהליך ההטמעה הושלם תוך כחודש, וכל מערך ה-HR של Netoplay עבר להתנהל במלואו דרך Zoho People.
לאחר השלמת תהליך ההטמעה, התחילה החברה להשתמש ביכולות האוטומציה המובנות ופונקציות ה"שירות העצמי" של המערכת לייעול תהליכי הליבה של מחלקת ה-HR. בקשות לחופשה, למשל, הוגשו ישירות דרך הפלטפורמה ועובדו באופן אוטומטי החל מרגע ההגשה ועד האישור - מה שהבטיח שימי החופשה יעודכנו במדויק בתלוש השכר והכול כמעט ללא צורך בהתערבות ידנית.
"ככל שהמשכנו לחקור מצאנו ב- Zoho People עוד ועוד פיצ'רים שרצינו להשתמש בהם. החשש היחיד היה שתהליך ההטמעה יהיה ארוך ומסורבל. אבל בתמיכת הפרטנר המקומי, Tamayo, והצוות של Zoho סיימנו את כל התהליך תוך חודש בערך - ביעילות ובלי בלגן״.
- Melissa Rippa, מנהלת משאבי אנוש, Netoplay יתרונות והחזר השקעה (ROI)
באמצעות הפלטפורמה של Zoho People, יצרה Netoplay מערכת לניהול משאבי אנוש שחסכה זמן וייעלה את הפעילות היומיות תוך כדי צמצום הצורך בעדכונים ידניים. מבחינת הפעילות השוטפת, תהליכים ומעקבים שעברו אוטומציה צמצמו 40% מהזמן שהושקע בהזנת נתונים. התקשורת הפנימית וזרימת המידע השתפרו, הודות לגישה נוחה להודעות פנים‑ארגוניות, לרשומות העובדים ולמדיניות החברה. גם ניהול מחזור חיי העובד (Employee lifecycle) השתפר, עם צמצום זמן קליטת העובדים החדשים ב-30% על ידי שליחה אוטומטית של חומרים רלוונטיים, והערכת ביצועים שהפכה לשקופה ומובנית יותר, הודות למערכת משוב דו‑כיוונית מובנית בין מנהלים לעובדים.
"לא מדובר רק ב"לייעל את מחלקת HR", עם Zoho People קיבלנו חזרה את הזמן והמאמץ שהשקענו בלמלא גיליונות מקוונים ולחתום על אישורים - כך שיכולנו להתמקד במה שחשוב באמת: לטפל בעובדים שלנו כדי שיוכלו לתת מעצמם את המיטב."
- Melissa Rippa, מנהלת משאבי אנוש, Netoplay בהמשך הדרך
חברת Netoplay מרוצה מהתוצאות שהביא השימוש ב-Zoho People ותמשיך להסתמך על הפלטפורמה לניהול מחלקת ה-HR בחברה. למרות שבשלב זה אין כוונה להוסיף עוד מוצרי Zoho אל מערך התכנה כרגע, החברה דואגת להתעדכן לגבי מוצרים ופיצ'רים חדשים היכולים לתמוך בפונקציות נוספות בעסק ובאפשרות להתרחבות החברה בעתיד.