Un plan de projet est un outil essentiel pour gérer des projets de manière efficace. Il sert de guide aux chefs de projets, aux membres de l'équipe, aux partenaires, aux clients et aux parties prenantes, et est essentiel pour assurer la collaboration des membres de l'équipe en vue de la réalisation d'un objectif commun. Il vous permet d'organiser le moindre détail de votre projet de façon à vous permettre d'exécuter le projet en toute simplicité et de garder la main en cas d'écarts.
Les logiciels de gestion de projet aident les équipes de projet à définir leur façon de travailler afin d'atteindre les objectifs de leurs projets.
Par exemple, votre projet peut être l'un des suivants :
Pour planifier de tels projets, il est nécessaire de définir correctement les livrables, d'affecter des ressources, d'effectuer le suivi de la durée d'une activité et d'évaluer les coûts. Pour cela, vous devez disposer d'un logiciel de planification de projet efficace, facile à utiliser et surtout abordable.
Pour comprendre pourquoi les équipes ont besoin d'un logiciel de planification de projet, il faut d'abord définir ce qu'est la planification de projet. Les équipes de projet peuvent effectuer le suivi de la portée (« pourquoi ») de leur projet pour s'assurer que leurs objectifs sont atteints. Les logiciels de planification de projet leur permettent également de définir le travail à effectuer (« quoi ») afin de respecter la portée, « qui » doit être impliqué et « quand » les différentes étapes du projet doivent être terminées.
Les performances de l'ensemble du projet sont mesurées par rapport aux trois points de départ du projet : la portée, le calendrier et les coûts. Ces piliers permettent de déterminer si le projet est sur la bonne voie pendant son exécution. Ils servent de base pour une exécution correcte du projet.
L'énoncé de la portée est sans nul doute ce qui importe le plus dans le plan de projet ; il doit inclure les besoins de l'entreprise, les objectifs, la portée et les avantages apportés par l'achèvement du projet. Il peut être considéré comme un contrat entre le chef de projet et la partie prenante, contrat qui ne peut être modifié qu'avec l'approbation des parties prenantes.
Une fois les livrables du projet confirmés dans l'énoncé de la portée, ils doivent être développés dans une structure de répartition du travail (SRT) de l'ensemble des livrables. La portée comprend l'ensemble des livrables qui doivent être produits lors du projet et détermine donc toutes les activités à réaliser.
La prochaine étape du processus de planification de projet consiste à allouer le budget et les autres ressources aux différentes partitions que vous avez créées dans le cadre de la portée du projet. Cela comprend également l'attribution optimale de tâches à tous vos employés de sorte qu'ils ne se retrouvent pas avec trop ou trop peu de travail. Cette étape est à réaliser en même temps que la planification du projet, les deux pouvant se recouper.
Le plan de communication est un aspect important du processus de planification de projet. Un plan de communication doit inclure les éléments suivants : qui sur le projet souhaite quel type de rapport et à quelle fréquence, comment s'effectuera la remontée des problèmes, qui se chargera de les résoudre, et quand et où les informations du projet seront stockées, dans quel format, et qui peut y accéder.
Les plans de projet peuvent être créés en ligne à l'aide de n'importe quel logiciel de planification. Les étapes du processus de planification du projet incluent les suivantes :
Une fois la portée définie, elle doit être décomposée en partitions réalistes. Dans un outil de planification, vous pouvez enregistrer et suivre ces étapes en toute simplicité. Ces jalons ou principaux objectifs qui participent tous à l'atteinte de l'objectif final, les tâches nécessaires à la réalisation de chaque jalon et les sous-tâches de chaque tâche peuvent être configurés en quelques minutes grâce à des outils de planification de projet.
La prochaine étape du processus de planification de projet consiste à planifier la chronologie de votre projet. Il est également important de prendre en considération les interdépendances qu'il peut y avoir entre différents éléments de travail. C'est là que les diagrammes de Gantt entrent en jeu. Utilisez les diagrammes de Gantt pour programmer des tâches, définir des dépendances, analyser le chemin critique de votre projet et définir des lignes de base pour comparer l'avancement du projet en temps réel.
Il est maintenant temps d'intégrer votre équipe et les autres parties prenantes au projet. Il est important d'attribuer les tâches à la bonne personne ou équipe en prenant en compte les compétences et la spécialisation de chacun. Les logiciels de planification de projet garantissent que les ressources sont allouées de façon optimale en analysant la charge de travail de vos employés afin de s'assurer en amont qu'ils sont disponibles.
Définissez le budget prévu de votre projet de façon à le comparer aux coûts ou dépenses réels. Évitez de gonfler le budget en suivant en permanence le montant dépensé et en utilisant des techniques comme les prévisions budgétaires, la gestion de la valeur acquise (EVM) et les rapports comparant les heures planifiées aux heures réelles. C'est pourquoi il est important de définir un budget initial pour vos éléments de travail lorsque vous planifiez et gérez un projet.
L'avantage principal d'utiliser des outils virtuels repose dans la diversité de fonctionnalités collaboratives qui y sont intégrées. Assurez-vous que chaque partie prenante du projet dispose de toutes les informations en planifiant des mises à jour de statut régulières, des appels, des réunions virtuelles, etc. Les fonctionnalités comme les forums ou les réseaux sociaux comme Feeds facilitent également les échanges.
Zoho Projects n'est pas seulement un logiciel de planification de projet facile à utiliser, il dispose également de fonctionnalités qui répondent à tous les aspects de votre processus de gestion de projet. Créez une structure détaillée de répartition du travail à l'aide de notre module de gestion des tâches complet qui dispose de fonctionnalités telles que les vues et les statuts personnalisés, les rappels, la périodicité et la chronologie de l'état. Nos diagrammes de Gantt intuitifs disposent d'une interface par glisser-déposer simple avec des fonctionnalités telles que la gestion des dépendances, le chemin critique, la ligne de base et l'outil de mise à l'échelle graphique.
L'allocation efficace des ressources grâce à des diagrammes d'heures de travail flexibles et d'utilisation des ressources, les rapports comparant les heures planifiées aux heures réelles pour gérer votre budget, les prévisions budgétaires et la gestion de la valeur acquise (EVM) ainsi que la facilitation de la collaboration grâce à un tchat intégré, des réunions, le réseau social Feeds et des forums font de Zoho Projects le meilleur logiciel de planification de projet. Il est non seulement facile d'utilisation avec ses applications mobiles, mais également accessible en termes de coût. Le saviez-vous ? Une visionneuse de diagramme de Gantt est disponible même avec notre forfait gratuit ! Consultez nos prix ici.
Les modèles vous permettent de gagner du temps lorsque vous créez votre plan de projet, notamment si votre entreprise travaille sur des projets similaires. Dans Zoho Projects, non seulement nous vous offrons un modèle d'intégration que vous pouvez éditer et personnaliser, mais nous vous proposons des modèles propres à votre secteur d'activité. Des modèles pour le BTP, le développement de logiciel et la construction automobile sont disponibles après inscription !
Nous savons que les besoins de votre entreprise sont uniques. C'est pourquoi dans Zoho Projects, vous pouvez créer un plan de projet de zéro, puis le sauvegarder et en faire un modèle que vous pourrez réutiliser autant de fois que vous le voulez. Que ce soit un modèle de répartition des tâches tout simple ou un modèle de répartition des coûts détaillé, le choix est à vous ! En savoir plus sur les modèles de projets ici.