Planification d'e-mails et e-mails récurrents

Planifier et envoyer des e-mails

Planifier les e-mails à envoyer plus tard et l'envoi d'e-mails récurrents 

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Schedule and Send » (Planifier et envoyer) de Zoho Mail pour configurer la planification d'un e-mail et l'envoyer plus tard, au moment qui vous convient. La planification des e-mails s'avère très pratique si vous souhaitez envoyer certains documents, comme vos feuilles de temps ou les rapports hebdomadaires sur lesquels vous avez travaillé pendant le week-end, en permettant à votre responsable qui se trouve dans un autre fuseau horaire de les consulter au moment opportun, par exemple le lundi à 11 h 00. 

Autre exemple d'utilisation très classique : vous vous souvenez de l'anniversaire de quelqu'un la semaine précédente, mais oubliez de le lui souhaiter le jour J. Dans ce cas, vous pouvez planifier vos vœux d'anniversaire, en indiquant la date et l'heure auxquelles l'e-mail doit être envoyé.

Étapes pour planifier les e-mails

Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour planifier et envoyer un mail. 

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail.
  2. Cliquez sur New Mail (Nouveau message) pour ouvrir l'éditeur.
  3. Rédigez le brouillon de votre e-mail comme d'habitude.
  4. Ajoutez des pièces jointes, le cas échéant.
  5. Cliquez sur l'icône Schedule/Recurring (Planifier/Récurrent) pour définir une planification pour l'e-mail.
  6. Les options disponibles sont : After 1 hour (Après 1 heure), 2 hours (2 heures), 4 hours (4 heures), Tomorrow morning (Demain matin), Tomorrow afternoon (Demain après-midi) et Custom date and time (Date et heure personnalisées).
  7. Vous pouvez directement choisir une date, une heure et un fuseau horaire spécifique si vous sélectionnez l'option Custom date and time (Date et heure personnalisées). 
  8. Cliquez sur Save (Enregistrer). 
  9. Après avoir cliqué sur Send (Envoyer), l'e-mail sera déplacé vers la boîte d'envoi et y restera jusqu'à l'heure que vous avez planifiée. 

Planifier des e-mails récurrents

Vous pouvez également planifier des e-mails récurrents : vous pouvez définir l'e-mail à renvoyer, la fréquence d'envoi et la date de fin ou le nombre d'envois nécessaire. Les e-mails récurrents sont utiles si vous souhaitez, par exemple, envoyer des rappels à vos clients au sujet de factures, ou à vos collègues concernant des rapports hebdomadaires à présenter.  

  1. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour planifier et envoyer un mail. 
  2. Connectez-vous à www.zoho.com/mail.
  3. Cliquez sur New Mail (Nouveau message) pour ouvrir l'éditeur.
  4. Rédigez le brouillon de votre e-mail comme d'habitude.
  5. Ajoutez des pièces jointes, le cas échéant.
  6. Cliquez sur l'icône Schedule/Recurring (Planifier/Récurrent) afin d'établir une planification récurrente pour l'e-mail.
     
  7. La périodicité peut être la suivante : 
    1. Quotidienne - Tous les _ jours/Tous les jours de la semaine
    2. Hebdomadaire - Toutes les _ semaines, le jour sélectionné. 
    3. Mensuelle - Tous les _ mois, le jour sélectionné/un jour spécifique de la semaine
    4. Annuelle - Le jour sélectionné du mois choisi/le quantième jour d'une semaine spécifique
  8. Choisissez la périodicité qui vous convient le mieux parmi les options proposées. 
  9. Cliquez sur Send (Envoyer).
  10. L'e-mail planifié restera dans la boîte d'envoi et sera envoyé selon la périodicité et la fréquence spécifiées. 

E-mails planifiés - Boîte d'envoi

Les e-mails planifiés et récurrents sont disponibles dans la boîte d'envoi, jusqu'à la date et l'heure prévues. Les utilisateurs peuvent modifier l'e-mail depuis leur boîte d'envoi et apporter des changements à l'e-mail. Les utilisateurs peuvent également modifier la planification des e-mails depuis la boîte d'envoi. 

Si vous planifiez un e-mail et déterminez une périodicité, la planification sera remplacée par la récurrence.

Au même titre, si vous avez défini une récurrence pour un e-mail et si vous cliquez sur l'icône Clock (Horloge) pour paramétrer une planification, la périodicité sera supprimée.

Arrêter la planification

Vous pouvez arrêter la planification d'un e-mail depuis le dossier Outbox (Boîte d'envoi). Cliquez sur l'icône de planification en regard de l'e-mail concerné dans la liste Outbox (Boîte d'envoi). Le bouton Stop Schedule (Arrêter la planification) s'affiche. Si vous cliquez sur le bouton, la planification s'arrête et l'e-mail est enregistré comme brouillon. Vous pouvez également décider d'envoyer l'e-mail immédiatement en sélectionnant l'option Send right now (Envoyer immédiatement) en regard du bouton Stop Schedule (Arrêter la planification).

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