Importer / exporter des e-mails

Importation / exportation d'e-mails

Dans Zoho Mail, vous pouvez importer / exporter des e-mails (migrer vers ou depuis), tous les e-mails individuels au format EML standard étant compressés ensemble dans des archives .ZIP.

Importer des e-mails

Zoho Mail prend en charge l'importation d'e-mails à partir d'autres fournisseurs de services selon deux méthodes. 

Si vos e-mails se présentent sous forme de fichiers EML, vous pourrez utiliser l'importation EML. Si les e-mails sont stockés localement sur votre système, vous pouvez les importer avec cette méthode, puis y accéder à partir de votre compte Zoho Mail.  Vous pouvez créer des fichiers .ZIP contenant plusieurs fichiers .EML et les importer dans Zoho Mail. La taille maximale du fichier ZIP pouvant être importé dans Zoho Mail est de 500 Mo. En cas de fichiers .EML plus volumineux, nous vous recommandons de répartir les fichiers EML dans plusieurs fichiers ZIP d'une taille inférieure ou égale à 500 Mo. Vous pouvez également choisir un dossier de destination dans Zoho Mail, dans lequel ces e-mails seront importés. 

Outre la méthode d'importation EML, vous pouvez également importer vos e-mails directement à partir du serveur source à l'aide du protocole IMAP. Pour cela, vous devrez fournir le nom du serveur source, ainsi que l'adresse e-mail et le mot de passe du compte source. 

Importation avec des fichiers EML :

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Accédez à Settings  .
  3. Accédez à la section Import/Export
  4. Dans la liste déroulante des comptes, sélectionnez le compte dans lequel vous souhaitez importer les e-mails. (Uniquement si vous avez configuré des comptes POP.)
  5. Dans la section « Import », cliquez sur le bouton Choose File pour choisir le fichier à importer, sélectionnez le fichier contenant les e-mails à importer et cliquez sur Choose.
  6. Le fichier doit être un fichier .EML ou un fichier .ZIP contenant les fichiers .EML compressés.
  7. Dans le menu « Import Options », vous avez deux possibilités.
    • Si vous sélectionnez l'option « Import under the chosen folder », tous les e-mails dans votre fichier sont importés dans le dossier sélectionné, indépendamment de la structure des e-mails dans votre fichier .ZIP.

      Si vous souhaitez reproduire à l'identique la structure des dossiers de votre fichier .ZIP sous un dossier spécifique, cochez la case « Retain folder structure in the zip file ». Cliquez sur Browse, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez créer la structure des dossiers et cliquez sur Ok. 

    • Si vous sélectionnez Import directly to your account, la structure des dossiers est reproduite dans votre boîte aux lettres.

  8. Après avoir sélectionné l'option d'importation de votre choix, cliquez sur Import.
  9. Le processus d'importation démarre et les e-mails commencent à apparaître dans le dossier choisi. 
  10. Si l'importation de certains e-mails échoue, vous recevez une notification identifiant les e-mails non importés et les erreurs correspondantes.

Remarque :

  1. Si les dossiers de votre fichier .ZIP existent déjà dans Zoho Mail, les e-mails qu'ils contiennent sont placés dans les dossiers respectifs de Zoho Mail. Sinon, Zoho Mail crée les mêmes dossiers que dans votre fichier .ZIP et importe les e-mails dans les dossiers nouvellement créés.
  2. Si vos e-mails sont au format PST ou EML et que vous souhaitez les importer dans Zoho Mail, suivez la procédure décrite sur cette page d'aide pour la migration PST et sur cette page d'aide pour la migration EML.

Importation avec IMAP :

Si vous choisissez d'importer vos données d'e-mails à l'aide du protocole IMAP, vous devez fournir les détails de votre compte source et lancer le processus d'importation. Les e-mails du compte correspondant sur le serveur source sont alors importés directement dans votre compte Zoho Mail. 

Avant de commencer à importer vos e-mails dans Zoho Mail, veuillez vérifier les points suivants :

  • Si les identifiants de votre compte source ne sont pas validés alors que le mot de passe saisi est correct, vérifiez si l'authentification à deux facteurs est activée pour votre compte. Si oui, vous devez générer un mot de passe spécifique à l'application dans votre compte source et saisir ce mot de passe dans le champ correspondant. Pour des instructions sur la génération de mots de passe spécifiques à l'application, reportez-vous à la documentation du fournisseur de messagerie concerné.
  • Assurez-vous que l'accès IMAP est activé dans votre compte source pour les dossiers que vous souhaitez migrer.

  • Avec certains fournisseurs de messagerie, vous devrez peut-être vous connecter par Internet et authentifier l'activité IMAP dans votre compte. Alors seulement, vous serez en mesure de procéder à l'importation des e-mails.

Procédure d'importation avec IMAP :

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Accédez à Settings. 
  3. Accédez à la section Import/Export
  4. Dans la liste déroulante des comptes, sélectionnez le compte dans lequel vous souhaitez importer les e-mails. (Uniquement si vous avez configuré des comptes POP.)
  5. Sélectionnez votre fournisseur de messagerie source parmi les options ci-dessous pour afficher les instructions spécifiques à votre compte :

Gmail :

Si votre serveur source est Gmail, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Gmail parmi les options proposées. 
  2. Le nom du serveur est automatiquement inséré.
  3. Saisissez l'adresse e-mail de votre compte Gmail dans le champ Email Address.
  4. Saisissez le mot de passe de votre compte Gmail dans le champ Password
  5. Après avoir saisi les informations requises, cliquez sur Authenticate.
  6. À l'étape suivante, vous devez saisir les informations d'importation.
  7. Dans la zone Exclude Folder List, énumérez les dossiers que vous souhaitez ignorer lors de la migration. Saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1") afin que seuls les dossiers indiqués soient exclus. Si vous souhaitez migrer tous les sous-dossiers d'un dossier parent, saisissez le nom du dossier suivi de /* entre guillemets doubles ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
  8. Sous Choose Options, cochez les cases des champs appropriés :
    • Mark Important as Flag : les e-mails marqués comme importants dans Gmail le sont également dans Zoho Mail.
    • Mark Starred as Flag : les e-mails marqués d'une étoile dans Gmail le sont aussi dans Zoho Mail.
    • Exclude Inbox Mails in case it has more than one label : Gmail vous permet d'ajouter plusieurs libellés à un e-mail. Cette option vous permet d'exclure les e-mails possédant plus d'un libellé dans votre boîte de réception Gmail. Cela garantit qu'un e-mail unique n'occupe pas trop de place, car un e-mail avec plusieurs libellés dans Gmail est importé plusieurs fois.
  9. Date Range : si vous sélectionnez l'option « All mails », tous vos e-mails sont importés, indépendamment de leur date. Si vous sélectionnez l'option « Specific Date Range », vous pouvez définir la plage désirée, et seuls les e-mails de la période définie sont importés.
  10. Après avoir saisi les informations nécessaires, cliquez sur Add.
  11. Pour lancer l'importation, cliquez sur l'option View Details, puis sur le bouton Start en regard de la migration correspondante.
  12. Une fois l'importation terminée, vous pourrez afficher les statistiques concernant le nombre de mails traités avec succès, et ceux qui ont échoué. 
  13. Lorsque vous cliquez sur le nombre total correspondant à une importation, les détails des dossiers pour cette importation s'affichent.
  14. Pour afficher la raison de l'échec de l'importation de certains fichiers, cliquez sur le nombre d'échecs.
  15. Vous pouvez afficher des informations détaillées sur les échecs (par exemple, pour savoir quels e-mails n'ont pas pu être importés dans votre compte Zoho Mail) en cliquant sur l'option View Failure Details.

Office 365 :

Si votre serveur source est Office 365, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Office 365 parmi les options proposées.
  2. Le nom du serveur est automatiquement inséré.
  3. Saisissez l'adresse e-mail de votre compte Office 365 dans le champ Email Address.
  4. Saisissez le mot de passe de votre compte Office 365 dans le champ Password
  5. Après avoir saisi les informations requises, cliquez sur Authenticate.
  6. À l'étape suivante, vous devez saisir les informations d'importation.
  7. Sous Import Emails from, vous pouvez choisir All Folders ou Specific Folders
    • Si vous sélectionnez All Folders , vous pouvez décider d'ignorer certains dossiers lors de la migration à l'aide de l'option Exclude Folder List.
    • Saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1") afin que seuls les dossiers indiqués soient exclus. Si vous souhaitez migrer tous les sous-dossiers d'un dossier parent, saisissez le nom du dossier suivi de /* entre guillemets doubles ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
    • Si vous sélectionnez l'option Specific Folders, vous pouvez indiquer les dossiers qui doivent être inclus dans la zone Include Folder List. 
    • Dans la zone Include Folder List, saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1"), auquel cas seuls les dossiers indiqués sont inclus. Si vous souhaitez que tous les sous-dossiers d'un dossier parent soient migrés, saisissez le nom du dossier suivi par /* entre guillemets ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
  8. Date Range : si vous sélectionnez l'option « All mails », tous vos e-mails sont importés, indépendamment de leur date. Si vous sélectionnez l'option « Specific Date Range », vous pouvez définir la plage désirée, et seuls les e-mails de la période définie sont importés.
  9. Après avoir saisi les informations nécessaires, cliquez sur Add.
  10. Pour lancer l'importation, cliquez sur l'option View Details, puis sur le bouton Start en regard de la migration correspondante.
  11. Une fois l'importation terminée, vous pourrez afficher les statistiques concernant le nombre de mails traités avec succès, et ceux qui ont échoué. 
  12. Lorsque vous cliquez sur le nombre total correspondant à une importation, les détails des dossiers pour cette importation s'affichent.
  13. Pour afficher la raison de l'échec de l'importation de certains fichiers, cliquez sur le nombre d'échecs.
  14. Vous pouvez afficher des informations détaillées sur les échecs (par exemple, pour savoir quels e-mails n'ont pas pu être importés dans votre compte Zoho Mail) en cliquant sur l'option View Failure Details.

Autres fournisseurs de messagerie

Si votre serveur source est un fournisseur de messagerie autre que Gmail ou Office 365, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Others parmi les options proposées.
  2. Saisissez le nom du serveur de votre compte source dans le champ Server Name.
  3. Saisissez l'adresse e-mail de votre compte de messagerie source dans le champ Email Address.
  4. Saisissez le mot de passe de votre compte source dans le champ Password
  5. Après avoir saisi les informations requises, cliquez sur Authenticate.
  6. À l'étape suivante, vous devez saisir les informations d'importation.
  7. Sous Import Emails from, vous pouvez choisir All Folders ou Specific Folders
    • Si vous sélectionnez All Folders , vous pouvez décider d'ignorer certains dossiers lors de la migration à l'aide de l'option Exclude Folder List.
    • Saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1") afin que seuls les dossiers indiqués soient exclus. Si vous souhaitez migrer tous les sous-dossiers d'un dossier parent, saisissez le nom du dossier suivi de /* entre guillemets doubles ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
    • Si vous sélectionnez l'option Specific Folders, vous pouvez indiquer les dossiers qui doivent être inclus dans la zone Include Folder List. 
    • Dans la zone Include Folder List, saisissez les noms des dossiers entre guillemets doubles ("Dossier1"), auquel cas seuls les dossiers indiqués sont inclus. Si vous souhaitez que tous les sous-dossiers d'un dossier parent soient migrés, saisissez le nom du dossier suivi par /* entre guillemets ("Dossier1/*"). Pour plus d'informations sur cette convention, cliquez ici.
  8. Date Range : si vous sélectionnez l'option « All mails », tous vos e-mails sont importés, indépendamment de leur date. Si vous sélectionnez l'option « Specific Date Range », vous pouvez définir la plage désirée, et seuls les e-mails de la période définie sont importés.
  9. Après avoir saisi les informations nécessaires, cliquez sur Add.
  10. Pour lancer l'importation, cliquez sur l'option View Details, puis sur le bouton Start en regard de la migration correspondante.
  11. Une fois l'importation terminée, vous pourrez afficher les statistiques concernant le nombre de mails traités avec succès, et ceux qui ont échoué. 
  12. Lorsque vous cliquez sur le nombre total correspondant à une importation, les détails des dossiers pour cette importation s'affichent.
  13. Pour afficher la raison de l'échec de l'importation de certains fichiers, cliquez sur le nombre d'échecs.
  14. Vous pouvez afficher des informations détaillées sur les échecs (par exemple, pour savoir quels e-mails n'ont pas pu être importés dans votre compte Zoho Mail) en cliquant sur l'option View Failure Details.

Convention pour la désignation des dossiers :

  • Si vous voulez désigner un dossier parent spécifique (par exemple, Rapports), saisissez "Rapports".
  • S'il existe plusieurs sous-dossiers sous Rapports et que vous souhaitez désigner tous les sous-dossiers, saisissez "Rapports/*".
  • S'il existe sous Rapports un sous-dossier nommé 2016, et que vous voulez désigner ce sous-dossier particulier, saisissez : "Rapports/2016". 
  • Si vous souhaitez désigner tous les sous-dossiers de la Boîte de réception, le dossier Marketing sans ses sous-dossiers et un sous-dossier spécifique, 2012, sous le dossier Rapports de ventes, saisissez la liste des dossiers comme suit : "Boîte de réception/*", "Marketing", "Rapports de ventes/2012".

 Exporter des e-mails

Vous pouvez également choisir d'exporter les e-mails de votre compte Zoho Mail au format EML pour les enregistrer en local ou en tant que sauvegarde. Vous pouvez exporter l'intégralité des e-mails d'un dossier, les e-mails correspondant à une période de temps définie, ou encore les e-mails récents (jusqu'à 1 an d'ancienneté, par exemple).

Procédure d'exportation des e-mails depuis Zoho Mail/d'autres comptes de messagerie configurés :

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Accédez à Settings  .
  3. Accédez à Import/ Export.
  4. Dans la section « Export », choisissez le dossier depuis lequel vous souhaitez exporter les e-mails.
    1. Sélectionnez la durée (en mois) dans la liste déroulante.
    2. Vous pouvez également choisir une plage de dates pour laquelle vous souhaitez exporter les e-mails.
    3. Vous pouvez également exporter l'intégralité d'un dossier en sélectionnant « Export all emails in the folder ».
  5. Cliquez sur Export.
  6. Le processus d'exportation démarre pour les e-mails contenus dans le dossier concerné selon les paramètres que vous avez définis.
  7. Après un certain temps, vous recevrez un e-mail de notification avec un lien permettant de télécharger les e-mails exportés sous forme de fichier .zip.
  8. Cet e-mail est envoyé au compte depuis lequel vous exportez les e-mails.
  9. Assurez-vous d'accéder au lien depuis votre messagerie Web et d'être connecté à votre compte Zoho. 

Remarque :

Lorsque vous sélectionnez une plage de dates ou des mois spécifiques pour les e-mails d'un dossier, il est souhaitable de vérifier que le dossier contient des e-mails dans la période spécifiée. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour vérifier cela avant de lancer l'exportation.

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Écrivez-nous: support@zohomail.com