Partage de dossier
Le partage de dossier vous permet de partager un dossier complet d'e-mails avec d'autres membres de votre organisation. Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé un dossier peuvent afficher et commenter les messages qu'il contient.
Vous pouvez uniquement partager des dossiers personnalisés. L'option de partage de dossier n'est pas disponible pour les dossiers natifs. Il y a trois niveaux d'autorisations disponibles pour le partage des dossiers personnalisés.
Fonctionnement du partage de dossier :
Vous pouvez partager les dossiers personnalisés que vous avez vous-même créés avec d'autres utilisateurs de votre organisation.
- Cliquez avec le bouton droit sur un dossier personnalisé et sélectionnez l'option « Share Folder ».
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez quelques lettres du nom de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le dossier.
- Choisissez les membres de l'organisation avec qui vous voulez partager le dossier.
- Sélectionnez une autorisation pour chaque utilisateur. Les autorisations de partage sont
- Read
- Write
- Delegate
- Cliquez sur Share pour envoyer aux autres utilisateurs une invitation pour vos dossiers partagés.
Une fois que vous avez invité un utilisateur, il reçoit une notification au sujet du dossier partagé. Il peut alors accepter ou refuser le dossier partagé selon ses préférences.
Lorsqu'un utilisateur a accepté l'invitation, votre dossier apparaît dans la section « Shared with Me » sur son écran.
Les utilisateurs concernés peuvent maintenant travailler en collaboration sur les e-mails contenus dans ce dossier. Vous ou les personnes avec lesquelles vous avez partagé le dossier pouvez commenter tous les e-mails qu'il contient. Tous les collaborateurs reçoivent une notification au sujet des commentaires. Vous pouvez configurer des filtres pour déplacer automatiquement des e-mails vers le dossier partagé. Ainsi, les nouveaux messages remplissant les conditions définies dans le filtre seront transférés dans le dossier partagé et automatiquement partagés avec les autres utilisateurs. Vous pouvez également déplacer des e-mails manuellement vers le dossier partagé.
Vous pouvez désormais partager de façon individuelle les messages contenus dans le dossier partagé. En revanche, d'autres utilisateurs ne pourront pas déplacer des e-mails vers le dossier partagé.
Partage en lecture seule :
Lorsque vous partagez un dossier avec l'autorisation « Read », les autres utilisateurs peuvent seulement lire les e-mails du dossier et ajouter des commentaires. En outre, les e-mails ne sont pas marqués comme lus, même si l'utilisateur les a lus.
Partage avec autorisation d'écriture
Lorsque vous partagez un dossier avec l'autorisation « Write », les utilisateurs peuvent lire et commenter les e-mails, mais également :
- ajouter un drapeau à un e-mail.
- L'e-mail est marqué comme lu.
- Les drapeaux sont également partagés et visibles pour tous les collaborateurs.
Remarque :
- Les dossiers partagés avec vous peuvent être consultés sur tous les clients IMAP (Outlook, Mac Mail, Thunderbird, Spark) et sur les applications de messagerie native dans Android et iPhone.
- Le client IMAP Thunderbird prend également en charge le partage de dossiers à partir du client avec les autorisations de lecture et écriture. En savoir plus.
Dossiers délégués :
Lorsque vous déléguez un dossier, vous pouvez choisir une adresse d'expéditeur de votre compte au moment de partager le dossier. L'utilisateur pourra lire et commenter les e-mails, mais également y réagir ou y répondre en votre nom. La délégation autorise l'utilisateur à répondre pour vous aux e-mails contenus dans le dossier, avec une adresse e-mail choisie.