Types de contacts

Contacts personnels

Par défaut, tous les contacts que vous ajoutez sont des contacts personnels. Vous pouvez les afficher, les modifier ou les exporter depuis votre compte. Tous vos contacts personnels apparaîtront automatiquement dans votre carnet d'adresses. Vous pouvez ajouter des catégories aux contacts personnels, afin de les regrouper et de les utiliser pour ajouter plusieurs contacts au cours de la rédaction de l'e-mail.

Contacts de l’organisation

Lorsque l'administrateur de l'organisation ajoute un utilisateur ou un groupe, l'adresse e-mail est ajoutée automatiquement aux Contacts de l'organisation. Tous les contacts de l'organisation apparaissent automatiquement dans l'opération de remplissage automatique lorsque vous rédigez des e-mails. Quand un nouvel utilisateur est ajouté à l'organisation, il peut facilement consulter ou rédiger des e-mails à l'attention de ses collègues grâce aux contacts de l'organisation.

Les contacts de l’organisation sont communs à tous les utilisateurs de l'organisation. Tous les membres peuvent voir les contacts et les utiliser. Cependant, seuls les administrateurs de l'organisation sont habilités à ajouter, modifier ou supprimer des membres des contacts de l'organisation.

En dehors des utilisateurs internes de l'organisation, si vous souhaitez ajouter un contact externe commun pour faciliter l'accès des utilisateurs, les administrateurs de l’organisation peuvent les ajouter. Cela s'avère utile pour les contacts tiers tels que les agents d'assurance, les partenaires communs à l'organisation ou autres fournisseurs de services de l'organisation.

Les contacts de l'organisation ajoutés seront utilisés à plusieurs endroits, tels que Recherche, Flux, Tâches, Partage d'e-mail, Partage de dossier, etc.

Contacts de groupe

Zoho Mail prend en charge les groupes pour permettre une meilleure collaboration entre les différentes équipes dont fait partie un utilisateur. Les contacts de groupe s'avèrent utiles lorsque vous souhaitez disposer d'un ensemble de contacts communs pour l'ensemble du groupe, et non pour l'ensemble de l'organisation. Les contacts de groupes sont uniquement accessibles par les membres du groupe.

Seuls les modérateurs du groupe peuvent ajouter, modifier ou supprimer les contacts du groupe de contacts.

Catégories de contact

Vous pouvez regrouper un ensemble fixe de contacts en les ajoutant dans une catégorie. Les catégories vous permettent d'ajouter en « bloc » des contacts par lots à votre e-mail lorsque vous le rédigez. Les catégories personnelles et de l'organisation sont répertoriées dans le « carnet d'adresses » pour y accéder facilement pendant la rédaction d'un e-mail.

Création des catégories

Vous pouvez créer une catégorie en cliquant sur Add Category dans le volet gauche, dans la section Views. Vous pouvez également créer des catégories de contacts directement depuis le carnet d'adresses, dans la fenêtre de rédaction. Cliquez ici pour obtenir des instructions détaillées.

Ajout de contacts

Vous pouvez ajouter des contacts à des catégories par un glisser-déposer des contacts dans la catégorie souhaitée. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts à la fois à une catégorie en les sélectionnant et en cliquant sur l'icône Add to .

Si vous souhaitez retirer un contact de sa catégorie, cliquez dessus dans la liste des catégories et sélectionnez l'icône Clear contact .

Plus d'options

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur la catégorie pour la renommer Rename ou la supprimer Delete. Vous pouvez utiliser l'option d'exportation Export pour exporter uniquement les contacts de cette catégorie.