Zoho Mail - Politique d'archivage

Options d'archive automatique

 Processus d'archivage

Zoho Mail archive les e-mails conformément à la politique d'archivage configurée, afin d'optimiser les performances des clients de messagerie et d'aider les utilisateurs à organiser leur boîte aux lettres. Lorsque les messages sont archivés, ils sont stockés dans le même dossier et peuvent être consultés à partir des vues d'archive.  Les messages archivés ne seront pas visibles par les clients IMAP ni par les nouveaux clients POP. Vous pouvez sélectionner des dossiers ou des messages individuels et les archiver manuellement.

L'archivage des e-mails ne change pas l'espace de stockage utilisé par votre boîte aux lettres ou vos dossiers. 

Vous trouverez davantage d'informations sur l'archivage manuel des messages et des dossiers d'archive sur la page d’aide Archive

 Politique d'archivage par défaut

Lorsqu'un nouveau dossier est créé, la politique par défaut s'applique au dossier. La politique par défaut sera appliquée à tous les dossiers, sauf si d'autres options sont définies.

  1. Connectez-vous à mail.zoho.com
  2. Cliquez sur Settings » Archive Policy
  3. Vous pouvez afficher les valeurs par défaut de la politique. 
  4. Vous ne pouvez pas modifier la politique par défaut, mais créer vos propres politiques et les appliquer aux différents dossiers. 

 Politique d'archivage personnalisée

Vous pouvez définir des politiques d'archivage personnalisées, basées sur la durée ou le nombre de messages, ou la taille des e-mails. 

  1. Connectez-vous à Zoho Mail
  2. Cliquez sur Settings > > Archive Policy
  3. Cliquez sur l'option Create New pour créer une nouvelle politique avec des valeurs personnalisées
  4. Donnez un nom significatif à la politique personnalisée que vous créez.
  5. Sélectionnez une des options fournies, en fonction de vos besoins.
    1. Archive Messages older than _ months  
      Option d'archivage des e-mails, basée sur l'ancienneté des e-mails. Cette option permet d'archiver les e-mails arrivés depuis plus de « x » mois, où x désigne un nombre choisi. 
    2. Archive all messages, but the most recent _ messages
      Option d'archivage des messages en fonction du nombre. Vous pouvez choisir de conserver les « x » messages les plus récents du dossier et archiver le reste des e-mails. 
    3. Individual message size exceeds _ MB and older than _ days.
      Option d'archivage des messages en fonction de leur taille et de leur ancienneté. Lorsqu'un e-mail entrant est plus volumineux que la taille indiquée et plus ancien que x nombre de jours, il est archivé. 
  6. Une fois la politique ajoutée, vous pouvez choisir les dossiers à laquelle vous voulez appliquer la nouvelle politique personnalisée. 

Vous pouvez choisir d'exclure les messages marqués comme non lu(s)/marqué(s) d'un drapeau, en cochant les cases situées sous les options. 

 Application d'une politique de dossier

Une fois la politique créée, cliquez sur Apply policy pour appliquer la politique de dossier à un dossier.

  1. Connectez-vous à Zoho Mail
  2. Cliquez sur Settings > > Archive Policy
  3. Cliquez sur Apply situé en regard de la politique pertinente.
  4. Vous pouvez choisir la manière d'appliquer la politique :
    • For all folders : la politique sélectionnée s'appliquera à tous vos dossiers de messagerie.
    • For selected folders : la politique sélectionnée s'appliquera aux dossiers sélectionnés. Cliquez sur Add folders et sélectionnez tous les dossiers requis.
  5. Cliquez sur Apply.

 Politique de non archivage

Vous pouvez choisir d'appliquer la politique « Ne pas archiver » à un dossier particulier, afin de l'exclure du processus d'archivage. 

  1. Connectez-vous à Zoho Mail
  2. Cliquez sur Settings > > Archive Policy
  3. Cliquez sur Apply, en regard de Do not Archive.
  4. Cliquez sur Add folder et sélectionnez les dossiers auxquels vous voulez appliquer la politique de non archivage.
  5. Cliquez sur Apply

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