Paramètres de l'organisation - Panneau de configuration de Zoho Mail

Paramètres de l'organisation

L'administrateur peut contrôler les paramètres à l'échelle de l'organisation sous Organization Settings. Les paramètres de messagerie sortants à l'échelle de l'organisation, comme l'ajout d'un avertissement de domaine et de clés de domaine, sont également disponibles sous les paramètres de l'organisation.  

Synchroniser les contacts de l'organisation pour EAS

Lorsque les utilisateurs ou les groupes sont créés au sein d'une organisation, leurs adresses e-mail et les détails de leur compte Exchange sont automatiquement ajoutés aux contacts de l'organisation ou au carnet d'adresses global. Ces adresses e-mail apparaitront automatiquement lors du remplissage automatique et dans leur carnet d'adresses lorsque l'utilisateur composera des e-mails. 

Une fois les contacts des utilisateurs synchronisés à l'aide d'Active Sync, les contacts de l'organisation peuvent également être synchronisés sur les appareils.  L'administrateur peut choisir d'activer ou de désactiver la synchronisation des contacts de l'organisation pour la synchronisation active mobile dans la section. 

  1. Connectez-vous au panneau de configuration de Zoho Mail.
  2. Cliquez sur Control Panel, choisissez Organization Settings et sélectionnez General.
  3. Sélectionnez Enable/Disable sur Sync Org Contacts for EAS pour synchroniser les contacts de l'organisation aux appareils mobiles des utilisateurs. 

Les contacts de l'organisation ou le carnet d'adresses global seront mis à la disposition des contacts des appareils mobiles pour les utilisateurs si le paramètre est activé. Autrement, les utilisateurs seront en mesure de synchroniser uniquement les contacts personnels via Exchange Active Sync mobile. 

​​Filtrage des spams de l'organisation

Les filtres de spam dans Zoho Mail analysent les e-mails à différents niveaux. Des listes noires universelles existent. On s'y réfère pour classer certaines adresses IP et certains contenus dans la catégorie des spams. Un e-mail peut être classé comme spam s'il provient d'une adresse IP sur liste noire ou apparaît comme un domaine de messagerie frauduleux. Le contenu de l'e-mail correspond à des modèles de phishing ou de spam. Ceci permet d'assurer la sécurité de votre compte et de lutter contre les spams. 

Cependant, l'administrateur peut choisir le niveau de filtrage de spam requis pour l'ensemble de l'organisation. Différents niveaux d'options de contrôle des spams sont disponibles. La classification des spams peut être complètement désactivée ou définie sur d'autres niveaux intermédiaires.

  • Off - Le filtrage des spams est désactivé pour tous les utilisateurs de l'organisation et tous les e-mails seront distribués au dossier de la boîte de réception.
  • Content only - Seul le contenu de l'e-mail sera traité pour rechercher des spams. L'adresse IP d'origine ou les expéditeurs ne seront pas traités pour rechercher des spams. En outre, la validation SPF ne sera pas effectuée et le filtrage des spams se fera uniquement en fonction du contenu des e-mails. L'e-mail sera déplacé vers le dossier des spams seulement si le contenu est considéré comme du spam. Le contenu de l'e-mail ne sera pas analysé pour rechercher des spams.
  • Sender only - L'expéditeur de l'e-mail, le domaine ou l'IP d'origine seront recherchés dans les listes noires personnalisées de nos filtres anti-spam. En fonction des résultats, l'e-mail sera classé ou non comme spam. Dans ce cas, même si la vérification SPF échoue pour l'expéditeur, l'e-mail sera marqué comme non-spam. 
  • Sender and Headers - Les e-mails seront classés comme spam en fonction de l'expéditeur, de la validation SPF/Clé de domaine et des données des en-têtes d'e-mails, et la liste noire d'adresses IP sera consultée. Le contenu de l'e-mail ne sera pas analysé pour rechercher des spams.
  • Complete - Les e-mails seront traités afin de détecter la présence de spams, comme à l'accoutumée, et les e-mails seront classés comme spam ou non-spam par nos filtres de spam.

Sélectionnez l'option que vous préférez dans la liste et cliquez sur Save.

Nom d'affichage et format d'e-mail préférés

Dans Organization Settings, vous pouvez choisir le format que vous préférez pour afficher le nom d'un utilisateur et le format dans lequel vous souhaitez que l'adresse e-mail soit créée. 

Format d'affichage du nom : 

  • Si vous souhaitez que le prénom s'affiche, suivi du nom, sélectionnez l'option First Name, Last Name.
  • Si vous souhaitez que le nom s'affiche, suivi du prénom, sélectionnez l'option Last Name, First Name.

Sélectionnez l'une des options disponibles et cliquez sur Save.

Les noms des utilisateurs de votre entreprise s'afficheront dans l'ordre de préférence dans la section User Details.

Format d'e-mail préféré : 

Lorsque vous entrez le prénom et le nom dans la section User Details, une adresse e-mail est générée automatiquement dans le champ Email address, selon le format choisi.

Ce format sera également pris en compte si vous importez des données d'utilisateur dans le compte de votre organisation. Si les champs First name et Last Name sont renseignés, mais que le champ Username n'est pas renseigné, une adresse e-mail sera créée pour chaque utilisateur en fonction du format donné.

Accédez à Org Settings > General > Preferred Email Format et indiquez votre choix préférentiel pour les trois domaines des listes déroulantes, puis cliquez sur Save.

Compte « fourre-tout »

Un compte « fourre-tout » est un compte commun ou une boîte de messagerie qui, comme son nom l'indique, contient tous les e-mails envoyés vers des adresses e-mail non existantes du domaine. En général, un compte fourre-tout peut être utilisé pour ne pas passer à côté d'e-mails pour lesquels les adresses du destinataire ont été mal orthographiées. Une fois le compte configuré, les e-mails envoyés aux mauvaises adresses e-mail liées au domaine ne seront pas retournés. Même les e-mails envoyés vers des adresses e-mail inexistantes ou non valides seront envoyés vers le compte « fourre-tout » configuré. En outre, le compte « fourre-tout » permet de décourager l'envoi de spams en utilisant la méthode de la force brute pour classer les adresses e-mail valides et non valides d'un domaine en suivant les e-mails distribués et retournés.

Par exemple, si un e-mail est destiné à abc_d@yourdomain.com au lieu de abc.d@yourdomain.com, l'e-mail ne sera pas retourné. Il sera acheminé vers la boîte de messagerie « fourre-tout ». L'administrateur ou l'utilisateur du compte fourre-tout peut facilement valider et acheminer l'e-mail vers l'adresse abc.d@yourdomain.com.

Étapes pour configurer une adresse de messagerie « fourre-tout ».

Vous pouvez configurer un compte existant comme compte fourre-tout dans Zoho Mail. Si vous souhaitez utiliser un compte exclusif, créez un compte à partir de la section User details et suivez les étapes ci-dessous. 

  1. Connectez-vous à https://www.zoho.com/mail.
  2. Cliquez sur Control Panel, sélectionnez Org Settings et choisissez Catch All.
  3. Cliquez sur Add Catch All.
  4. Sélectionnez le domaine dans la liste déroulante.
  5. Indiquez le compte de l'organisation que vous souhaitez ajouter comme l'adresse fourre-tout.

Si vous disposez de plusieurs domaines, répétez les étapes pour chaque domaine. Vous pouvez configurer le même compte fourre-tout pour tous les domaines. 

Messagerie de notification

Par défaut, toutes les alertes du serveur liées à l'organisation sont envoyées vers le compte du super-administrateur enregistré auprès de Zoho. Dans une configuration d'entreprise, il peut s'avérer nécessaire de transmettre les alertes vers une autre adresse e-mail sans changer le compte super-administrateur. Cela peut être configuré dans cette section. 

Vous pouvez configurer différentes adresses e-mail pour chaque notification de domaine. 

Étapes pour configurer une adresse de messagerie de notification :

Pour configurer une adresse e-mail en tant qu'adresse e-mail de « Notification », vous devez l'avoir déjà configurée en tant que compte basé sur domaine dans Zoho Mail. 

  1. Connectez-vous à https://www.zoho.com/mail.
  2. Cliquez sur Control Panel, sélectionnez Org Settings et choisissez Notification.
  3. Cliquez sur Add Notification.
  4. Sélectionnez le domaine dans la liste déroulante.
  5. Indiquez le compte de l'organisation que vous souhaitez ajouter comme adresse de notification.

Si vous disposez de plusieurs domaines, vous devez répéter les mêmes étapes pour tous les domaines, car l'adresse de notification peut être propre à un domaine. Vous pouvez également définir le même compte que l'adresse e-mail de notification pour l'ensemble des domaines. Si aucune adresse e-mail de notification n'est spécifiée, les e-mails de notification sont alors envoyés vers l'adresse e-mail du super-administrateur par défaut.

S/MIME

La norme Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) assure l'authenticité et la protection de vos e-mails via les signatures numériques et le chiffrement du contenu des e-mails. S/MIME est basé sur la cryptographie asymétrique et utilise des clés publiques et privées afin de signer ou de chiffrer numériquement vos e-mails. 

Digital Signature - L'e-mail envoyé par un utilisateur est signé numériquement avec la clé privée de l'utilisateur. L'authenticité de vos e-mails est assurée, car sa propriété est prouvée.

Email Encryption - Le contenu de l'e-mail est chiffré à l'aide de la clé publique de l'utilisateur. Ainsi, l'e-mail est lu uniquement par du personnel autorisé équipé de votre clé publique.

Activation de S/MIME 

  1. Connectez-vous au panneau de configuration de Zoho Mail.
  2. Accédez à Control Panel >> Organization Settings >> General.
  3. Utilisez le bouton d'activation/de désactivation S/MIME pour activer S/MIME pour votre organisation. 

S/MIME est activé pour votre organisation. Vous pouvez cocher la case Allow users to upload their own certificates située en regard du bouton si vous souhaitez que vos utilisateurs puissent charger leurs propres certificats.

Ajout de certificats spécifiques à l'utilisateur

Les administrateurs et le super-administrateur peuvent ajouter des certificats S/MIME pour les utilisateurs depuis le panneau de configuration. 

  1. Connectez-vous à mailadmin.zoho.com.
  2. Accédez à Control Panel >> Mail Accounts.
  3. À partir de la liste des utilisateurs, cliquez sur l'utilisateur pour lequel vous souhaitez charger les certificats.
  4. Sous la section S/MIME, cliquez sur Add pour charger un certificat pour l'utilisateur.
  5. Sélectionnez l'adresse e-mail associée depuis la liste déroulante, chargez le certificat et saisissez le mot de passe.
  6. Cliquez sur Upload.

Le certificat sélectionné sera chargé pour l'adresse e-mail spécifiée de l'utilisateur. Au total, 5 certificats peuvent être chargés pour une adresse e-mail spécifique. L'un d'eux est actif en permanence.

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