Paramètres de groupe personnalisés - Options avancées

Personnalisation des paramètres de groupe

Les configurations de groupe peuvent être personnalisées via les paramètres avancés après la création du groupe. Les options avancées comprennent la modification des types de groupe, l'évolution des rôles des membres du groupe, les modérations d'e-mails et ainsi de suite.

Liste de groupe

Vous pouvez consulter une liste reprenant tous les groupes créés dans votre organisation en vous connectant à mailadmin.zoho.com et en accédant à la section Groups. Vous pouvez également accéder au menu Groups à l'aide de ce lien.

Vous pouvez rechercher des groupes spécifiques à l'aide de la barre d'outils de recherche dans le coin supérieur droit de la page Groups.

Si plusieurs domaines sont configurés pour votre organisation, une option de filtre s'affichera à côté de la barre d'outils de recherche. Cliquez sur la liste déroulante à côté de l'icône de filtre pour voir les domaines énumérés. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel domaine pour afficher les groupes associés.

Options Group Listing

Zoho Mail propose plusieurs options sur la page Group listing, ce qui permet d'exécuter facilement certaines fonctions de groupe. Vous pouvez ajouter de nouveaux groupes, exporter les détails du groupe, appliquer les politiques de messagerie et supprimer des groupes.

Remarque :

  • Les détails des groupes exportés sont enregistrés au format .csv. Lors de l'exportation, vous pouvez chiffrer le fichier .csv avec un mot de passe en sélectionnant l'option Encrypt with Password dans la fenêtre contextuelle de chiffrement.
  • Le fichier .csv sera exporté en tant que fichier Zip. Vous devez dézipper le fichier exporté afin d'accéder au fichier .csv.

Ajouter un groupe :

Vous pouvez utiliser l'option Add Group pour ajouter des groupes à l'organisation. Vous pouvez choisir les détails du groupe et ajouter le groupe.

Exporter un ou plusieurs groupes :

Si vous devez exporter des informations sur le groupe, vous pouvez utiliser l'option Export Groups(s) depuis la page Groups listing. Vous trouverez trois options dans le menu d'exportation.

  1. Si vous cliquez sur l'option Export Group, tous les groupes associés à votre organisation seront exportés au format de fichier .csv.
  2. Si vous avez sélectionné certains groupes en cochant la case et cliqué sur l'option Export Group, une option Export selected Groups supplémentaire s'affichera. Cela permettra d'exporter uniquement les groupes que vous avez sélectionnés.
  3. Si vous avez filtré les groupes par domaine et sélectionné l'option Export Group, une option Export all filtered Groups supplémentaire s'affichera. Cela permettra d'exporter tous les groupes créés pour le domaine sélectionné.

Appliquer la politique :

Vous pouvez appliquer des politiques de messagerie aux groupes de la liste. Si vous cliquez sur cette option, toutes les politiques configurées seront répertoriées. Vous pouvez sélectionner la politique requise et l'appliquer aux groupes de votre liste. Vous pouvez également ajouter une nouvelle politique en cliquant sur le bouton Add New dans la liste.

Supprimer :

Vous pouvez sélectionner les groupes en cochant la case respective et cliquer sur l'option Delete dans le menu supérieur.

Détails du groupe

Depuis la page d'inscription de groupe, vous pouvez cliquer sur un groupe particulier pour afficher les détails spécifiques d'un groupe. 

Groupes Zoho Mail

Création d'alias de groupe :

  1. Connectez-vous à mailadmin.zoho.com.
  2. Rendez-vous sur l'onglet Groups et sélectionnez General.
  3. Dans l'option Group Email ID, cliquez sur Create Mail Alias.
  4. Entrez l'adresse e-mail dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le domaine concerné dans la liste déroulante et cliquez sur Ok. 

Membres du groupe

Les administrateurs ou les modérateurs du groupe peuvent ajouter des membres au groupe. L'administrateur peut modifier les informations de configuration détaillées de membres ou modifier leur rôle depuis la section Members.

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail en tant qu'administrateur ou que modérateur du groupe. 
  2. Sélectionnez Control Panel >> Groups si vous êtes un administrateur.
  3. Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez gérer les membres.
  4. Sélectionnez l'onglet Members pour afficher la liste des membres du groupe.
  5. Les options permettant d'ajouter de nouveaux membres au groupe sont disponibles dans le panneau de droite. 
  6. Cliquez sur « Select and add users from Org » pour afficher et sélectionner les utilisateurs à partir d'une fenêtre contextuelle.
  7. Vous pouvez cliquer sur « Select all members from the Org » pour sélectionner tous les utilisateurs de l'organisation dans le groupe. Nous vous recommandons de vérifier si vous souhaitez que tous les membres de l'organisation puissent être ajoutés au groupe avant d'utiliser cette option. 
  8. Vous pouvez également fournir les adresses e-mail des utilisateurs, séparées par une virgule, pour ajouter des utilisateurs directement via leur adresse e-mail.
  9. Lorsque vous ajoutez des membres externes aux groupes, le membre externe recevra une confirmation par e-mail pour accepter l'adhésion au groupe.  

Modifier les informations sur les membres du groupe

Une fois que vous avez ajouté tous les utilisateurs à un groupe, vous pouvez effectuer des actions telles que modifier le rôle, supprimer des utilisateurs par lot, etc.

Modifier un rôle :

Vous pouvez sélectionner certains membres du groupe et leur attribuer un rôle spécifique.

  1. Sélectionnez les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez modifier les rôles de groupe.
  2. Cliquez sur la liste déroulante Change Role et choisissez un rôle. 

Afficher des membres :

En général, tous les membres du groupe sont répertoriés lorsque vous affichez les détails du groupe.

Si vous souhaitez voir seulement les modérateurs ou les membres du groupe dans cette vue, cliquez sur l'option View, puis choisissez Moderators, Members ou Pending Invitations dans la liste.

Exporter les détails de groupe :

Vous pouvez exporter les détails de groupe de certains membres. Choisissez l'option Export et déterminez si vous voulez exporter les détails pour tous les utilisateurs, membres ou modérateurs. Les détails respectifs seront exportés dans un fichier .CSV.

Remarque :

  • Les détails des membres du groupe exportés sont enregistrés au format .csv. Lors de l'exportation, vous pouvez chiffrer le fichier .csv avec un mot de passe en sélectionnant l'option Encrypt with Password dans la fenêtre contextuelle de chiffrement.
  • Le fichier .csv sera exporté en tant que fichier Zip. Vous devez dézipper le fichier exporté afin d'accéder au fichier .csv.

Suppression d'utilisateurs :

Sélectionnez un groupe d'utilisateurs de la liste et cliquez sur l'option Remove pour supprimer les utilisateurs sélectionnés du groupe.

Liste de groupes dans les détails de l'utilisateur :

La liste de tous les groupes dont un utilisateur fait partie est répertoriée dans la section User Details de ce membre spécifique.

Pour voir les groupes dont un utilisateur est membre, suivez ces instructions :

  1. Connectez-vous à mailadmin.zoho.com.
  2. Accédez à la section User Details, puis sélectionnez l'utilisateur concerné.
  3. Sélectionnez l'onglet Mail Accounts.
  4. Sous Member Of, vous serez en mesure de voir tous les groupes dont cet utilisateur est membre.
  5. Si vous souhaitez ajouter cet utilisateur à un groupe, cliquez sur l'option Add Group.
  6. Tous les groupes qui ont été créés dans l'organisation seront répertoriés.
  7.  Cochez les cases en regard des groupes concernés et cliquez sur Add.

Modération d'e-mails

Si les groupes sont des groupes modérés, ou des groupes d'organisation/privés avec restrictions, les e-mails seront retenus pour modération en fonction des autorisations et des paramètres de distribution du groupe. Les modérateurs du groupe ou les administrateurs de l'organisation peuvent modérer le groupe pour effacer les e-mails retenus pour modération. 

Les e-mails mis en évidence sont peut-être des spams et sont indiqués par l'icône de spam. Les en-têtes d'e-mails apparaîtront dans une fenêtre contextuelle en cliquant sur la colonne From. En fonction des en-têtes, les e-mails peuvent être approuvés ou rejetés.  

Paramètres personnalisés - Options avancées

Les paramètres avancés du groupe peuvent être utilisés pour personnaliser les options de distribution d'e-mails, les paramètres de notification et les options de type de groupe (niveau d'accès). L'administrateur peut également définir les adresses e-mail ou les domaines qui doivent être restreints ou modérés, même dans des groupes publics ou d'autres groupes. En outre, l'administrateur peut également ajouter les adresses e-mail externes ou les domaines qui doivent être directement autorisés à envoyer des e-mails, même dans des groupes modérés. 

Paramètres du niveau d'accès :

Les paramètres du niveau d'accès sont basés sur le type de groupe requis pour l'organisation. Des options personnalisées sont disponibles pour gérer les groupes et les niveaux d'accès. 

  1. Everyone - Groupe Public 
    • N'importe qui peut envoyer un e-mail au groupe.
    • Tous les e-mails seront envoyés aux membres du groupe. 
  2. Organization Members - Groupe de l'organisation 
    • Seuls les membres de la même organisation peuvent envoyer des e-mails au groupe.
    • Quand d'autres personnes envoient des e-mails à ce groupe, l'e-mail peut être modéré/retourné aux expéditeurs, en fonction de l'option choisie dans la section Email Moderation.
  3. Group Members - Groupe privé
    • Seuls les membres du groupe peuvent envoyer des e-mails au groupe.
    • Quand d'autres personnes envoient des e-mails à ce groupe, l'e-mail peut être modéré/retourné aux expéditeurs, en fonction de l'option choisie dans la section Email Moderation. 
  4. Only Moderators - Groupe restreint
    • Seuls les modérateurs du groupe peuvent envoyer directement des e-mails au groupe.
    • Si d'autres personnes envoient des e-mails à ce groupe, l'e-mail sera modéré. Cependant, les autorisations de membre/modérateur individuelles peuvent également être personnalisées depuis la section Members. 

Paramètres de notification :

Notify Moderator(s) when an email is held in Moderation : si ce paramètre est sélectionné, tous les modérateurs du groupe reçoivent un e-mail de notification à chaque fois qu'un e-mail est retenu pour modération. Les modérateurs seront en mesure de consulter le contenu des e-mails dans la notification et d'approuver ou de rejeter les e-mails. 

Notify Author when his email is rejected : si ce paramètre est sélectionné, lorsqu'un e-mail envoyé à un groupe modéré est rejeté par le modérateur, l'expéditeur reçoit un e-mail de notification à propos du rejet de l'e-mail envoyé au groupe. 

Notify Moderator(s) after an email has been approved or rejected : lorsqu'il y a plusieurs modérateurs dans un groupe, cette option peut être utilisée pour indiquer qu'un autre modérateur a approuvé ou rejeté un e-mail retenu pour modération. 

Suppress email notification on member addition or deletion : les utilisateurs reçoivent un e-mail automatique lorsqu'ils sont ajoutés à un nouveau groupe ou supprimés d'un groupe. Si l'option est sélectionnée, l'e-mail de notification concernant l'appartenance du groupe sera supprimé.  

Distribution des e-mails et autorisations :

Deliver Email only if the group email address is in To or Cc : si ce paramètre est sélectionné, les e-mails pour lesquels l'adresse e-mail du groupe est en Bcc seront retenus pour modération. Seuls les e-mails adressés au groupe et indiqués dans les champs To/Ccc seront remis. 

Allow members of the group to send email using Group Email Address as From address : dans certains cas, les membres du groupe doivent répondre depuis les adresses e-mail du groupe et non depuis leurs comptes d'utilisateur individuels. Cela s'applique particulièrement aux clients publics qui font face à des groupes comme les équipes d'assistance/de vente et à des groupes spécialisés comme les ressources humaines, les réseaux sociaux, etc. Si cette option est sélectionnée, l'adresse e-mail du groupe sera ajoutée comme adresse d'expédition pour tous les membres du groupe. Si vous répondez aux e-mails envoyés au groupe, l'adresse e-mail du groupe sera automatiquement définie comme adresse d'expédition. 

Paramètres des membres : 

Les administrateurs peuvent remplacer certains paramètres pour les membres à l'aide des paramètres personnalisés pour le groupe. 

Dans l'option Post Approval, sélectionnez « Accept » pour permettre au membre d'envoyer des e-mails vers un groupe modéré. Cliquez sur « Hold » pour retenir les e-mails pour modération. 

Dans l'option Send as Group, sélectionnez Allowed pour ajouter l'adresse e-mail du groupe en tant qu'alias e-mail de groupe pour le membre, afin de l'utiliser comme adresse d'expédition. Sélectionnez Not allowed pour ne pas permettre au membre d'utiliser l'adresse e-mail du groupe dans la section d'adresse From. 

Les membres du groupe externes deviennent inactifs après 10 échecs. L'administrateur peut cliquer sur Reset pour réinitialiser le compteur d'échecs et réactiver la distribution des e-mails aux membres externes. 

Contrôle des spams :

Dans le contrôle des spams des groupes, l'administrateur ou le modérateur peut ajouter les adresses e-mail/domaines sur liste noire pour le groupe. De même, certaines adresses e-mail peuvent se trouver sur la liste blanche du groupe, afin que les e-mails soient envoyés vers la boîte de réception des utilisateurs. 

En général, la liste noire/blanche de l'organisation a la priorité sur les listes noires/blanches du groupe. 

Étapes pour définir la liste blanche/noire des groupes :

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail et accédez aux paramètres de groupe (depuis le panneau de configuration ou la page d'accueil du groupe).
  2. Sélectionnez l'icône Edit pour modifier les paramètres de groupe. 
  3. Sélectionnez le contrôle des spams pour ajouter certains e-mails/domaines à la liste blanche ou à la liste noire.
  4. Dans la section « Quick Add » à droite, sélectionnez Black List ou White List.
  5. Saisissez l'adresse e-mail ou les domaines dans la zone de texte.
  6. Cliquez sur Save.

Autoriser/rejeter les listes (adresse e-mail/domaines) : 

Les listes blanches et noires aident à déterminer si les e-mails entrants issus de domaines ou d'adresses e-mail spécifiques doivent être considérés comme des spams ou non. En plus des listes blanches/noires, l'administrateur peut également ajouter des domaines ou adresses e-mail aux listes d'acceptation ou de rejet. Les listes d'acceptation et de rejet sont disponibles pour tous les types de groupes. 

Liste d'acceptation :  

Lorsqu'un groupe est un groupe modéré ou un groupe de niveau privé ou organisationnel, quelques restrictions s'appliquent lorsque les utilisateurs externes envoient des e-mails aux comptes du groupe. Cela entraîne le déplacement de certains e-mails en modération lorsqu'ils sont envoyés depuis des domaines externes ou des adresses e-mail. Cependant, l'administrateur disposera de quelques exceptions, dans les cas où il doit autoriser automatiquement les e-mails provenant directement de certains comptes externes, sans les retards causés par la modération ou le fait que les groupes ne reçoivent pas les e-mails suite aux renvois. 

Dans ce cas, l'administrateur doit ajouter l'adresse e-mail ou le domaine à la liste « Accept ». 

Liste de rejet : 

Même dans les cas où le groupe est un groupe public qui doit recevoir des e-mails depuis n'importe quel expéditeur, l'administrateur peut avoir besoin de restreindre les e-mails provenant de certains domaines ou de certaines adresses e-mail en les renvoyant ou en chargeant quelqu'un de modérer les e-mails. Ces adresses e-mail ou domaines peuvent être ajoutés à la liste de rejet.  

Retenir pour approbation : 

Lorsque vous n'êtes pas sûr de vouloir rejeter les e-mails provenant d'un domaine ou d'une adresse e-mail spécifique, et ne souhaitez pas non plus distribuer directement des e-mails depuis ces adresses vers les groupes, vous pouvez les ajouter à la liste de modération et les retenir pour approbation. 

Étapes pour ajouter des domaines ou adresses e-mail aux listes :

  1. Connectez-vous au panneau de configuration de Zoho Mail sur https://mailadmin.zoho.com.
  2. Cliquez sur Groups et sélectionnez l'onglet Advanced. 
  3. Sous les listes Accept/Reject, sélectionnez « Add Email Address » ou « Add domain ».
  4. Indiquez les domaines ou adresses e-mail à ajouter à la liste. 
  5. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail ou domaines en les séparant par une virgule.
  6. Indiquez si vous souhaitez les ajouter à la liste Accept/Reject ou à la liste Hold for moderation. 
  7. Cliquez sur Add pour terminer l'action.

Options de messagerie

Dans cette section, vous pouvez spécifier le contenu des différents messages automatiques envoyés à plusieurs utilisateurs déclenchés par différents événements. Les divers événements qui déclenchent vos e-mails sont les suivants :

  • Nouvel utilisateur ajouté au groupe - E-mail d'abonnement
  • Utilisateur supprimé du groupe de l'utilisateur - E-mail de désabonnement
  • E-mail rejeté par le modérateur - E-mail de rejet
  • E-mail retourné - E-mail de renvoi
  • E-mai reçu - Accusé de réception
  • Message en attente d'approbation du modérateur - Contenu de l'e-mail d'approbation
  • E-mail envoyé à l'administrateur, lorsqu'un membre du groupe envoie un e-mail - Contenu de l'e-mail d'approbation du membre par l'administrateur 
  • E-mail envoyé à l'administrateur, lorsqu'une personne ne faisant pas partie du groupe envoie un e-mail - Contenu de l'e-mail d'approbation du non-membre par l'administrateur
  • Lorsqu'un e-mail identifié comme SPAM est en attente - Texte d'approbation SPAM
  • Lorsque l'ID de messagerie de groupe ne figure pas dans le champ To ou Ccc - N'est pas To ou Cc

Selon le type du groupe choisi, seulement une partie du contenu est valide pour le groupe. Fournissez du contenu personnalisé et cliquez sur Save pour enregistrer les modifications.

Paramètres du calendrier :

Les paramètres du calendrier de groupe peuvent être modifiés par l'administrateur du groupe depuis le panneau de configuration. Plusieurs options existent concernant la création d'événements et d'autres niveaux d'accès au calendrier dont les membres du groupe disposent.

Chevauchement d'événement :

Vous pouvez choisir d'autoriser ou d'interdire la création de plusieurs événements du calendrier aux mêmes date et heure. 

Autorisation d'inviter des utilisateurs externes à des événements de groupe :

Quand un événement de groupe est créé, vous pouvez restreindre les membres autorisés à être invités à l'événement. Vous pouvez définir les autorisations afin que les invitations soient uniquement envoyées aux utilisateurs du groupe, aux utilisateurs du groupe et de l'organisation ou à tous les membres de l'organisation.

Approbation de l'administrateur pour la création d'événements :

Les membres peuvent créer des événements dans les calendriers de groupe par défaut. Vous pouvez déterminer si ces événements doivent être approuvés par l'administrateur du groupe avant que l'événement ne soit ajouté au calendrier du groupe.

Partager des calendriers personnels au groupe :

Les calendriers personnels qui ont été créés par les membres du groupe peuvent être partagés avec le groupe, le cas échéant. L'autorisation peut être activée, désactivée ou définie de telle sorte que le calendrier est partagé après approbation de l'administrateur.

Activer/Désactiver les notifications de calendrier de groupe :

Vous pouvez activer ou désactiver les notifications d'activités telles que l'ajout d'événements, la mise à jour d'événements ou la suppression d'événements depuis un calendrier de groupe. 

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