¿Por qué necesita un software de planificación de proyectos?
Crear un plan de proyecto es lo primero que debe hacer en cualquier tipo de proyecto. A menudo ignoramos un plan de proyecto en favor de seguir haciendo el trabajo. No siempre nos damos cuenta del valor de un plan de proyecto a la hora de ahorrar tiempo, dinero, recursos, etc. Una planificación dedicada es necesaria para reducir gran parte de la incertidumbre que rodea a la ejecución del proyecto.
Antes de que pueda crear un proyecto, el plan lo ayudará a decidir de qué trata exactamente el proyecto, cuál es el alcance y cómo puede lograrlo con dicho proyecto.
Plan del proyecto
Por ejemplo, su proyecto puede ser alguno de los siguientes:
Para planificar este tipo de proyectos debe ajustar correctamente las entregas, asignar recursos, seguir la duración de una actividad y calcular el costo. Para ello, debe tener un software de planificación de proyectos eficaz que sea fácil de usar y, sobre todo, asequible. Con Zoho Projects como su software de planificación de proyectos, tendrá más tiempo para hacer el verdadero trabajo y dedicar menos tiempo a la gestión.
Ventajas empresariales clave de un software de planificación de proyectos
Funciones clave
Establezca los puntos de referencia para los proyectos
El rendimiento del proyecto completo se mide contra los tres puntos de partida del proyecto, es decir, el alcance, la programación y el costo. Estos proporcionan las bases del proyecto y se usan para determinar si el proyecto está bien encaminado o no durante la ejecución. Actúan como los puntos de referencia para la correcta ejecución del proyecto.
Es importante que el gerente de proyecto tenga claridad y consentimiento sobre qué trabajo debe realizarse y por quién, en el equipo. El gerente debe ser consciente de las decisiones que cada persona interesada o cliente tomará y cómo se logrará durante el transcurso de un proyecto.
Desarrollar el alcance del proyecto
La declaración del alcance es posiblemente la más importante en el plan del proyecto y debe incluir: las necesidades del negocio, los objetivos, el alcance y los beneficios de completar el proyecto. Puede considerarlo como un contrato entre el gerente del proyecto y la parte interesada, uno que solo puede cambiar con la aprobación de este último.
Programar los puntos de referencia del proyecto
Una vez que confirma las entregas del proyecto en la declaración del alcance, se tienen que desarrollar en una estructura de trabajo desglosado (WBS) de todas las entregas. El alcance incluye todas las necesidades de las entregas que se producirán en el proyecto y, por tanto, identifica el trabajo que se deberá realizar.
Comunicar el plan del proyecto
Un aspecto importante del plan de proyecto es el plan de comunicación. Un plan de comunicación debe indicar: quién en el proyecto desea cuál informe y con qué frecuencia; cómo se escalarán los problemas, quién los resolverá y cuándo, y dónde se guardará la información del proyecto, en qué formato y quién tendrá acceso a ella.