Un plan de proyecto es una herramienta fundamental para la gestión de proyectos eficaz. Es una guía para gestores de proyectos, miembros de equipos, socios, clientes y partes interesadas, y la clave para garantizar que todos los miembros trabajen juntos con un objetivo común. Captura todos y cada uno de los detalles de su proyecto, hasta el más mínimo, de modo que el proyecto se ejecute sin problemas y pueda controlarse en caso de desviaciones.
El software de planificación de proyectos ayuda a los equipos de proyectos a definir su forma de trabajar para alcanzar los objetivos del proyecto.
Por ejemplo, su proyecto puede ser alguno de los siguientes:
Para llevar a cabo la planificación de este tipo de proyectos, debe establecer las entregas adecuadas, asignar recursos, realizar un seguimiento de la duración de una actividad y estimar el costo. Para ello, debe tener un software de planificación de proyectos eficaz que sea fácil de usar y, sobre todo, asequible.
Para entender por qué los equipos necesitan un software de planificación de proyectos, primero tenemos que saber qué es la planificación de proyectos. Los equipos de proyectos pueden hacer un seguimiento del alcance o el “por qué” de su proyecto para ver si se cumplen sus objetivos. El software de planificación de proyectos les permite, además, establecer el trabajo o “qué” hay que hacer para cumplir con el alcance, “quién” debe participar y “cuándo” deben completarse las distintas fases del proyecto.
El rendimiento del proyecto completo se mide frente a los tres puntos de partida del proyecto, es decir, el alcance, la programación y el costo. Estos proporcionan las bases del proyecto y se usan para determinar si el proyecto está bien encaminado durante la ejecución. Actúan como la línea de base para la ejecución correcta del proyecto.
La declaración del alcance es posiblemente la más importante en el plan del proyecto y debe incluir las necesidades del negocio, los objetivos, el alcance y los beneficios de completar el proyecto. Puede considerarlo como un contrato entre el gerente del proyecto y la parte interesada, uno que solo puede cambiar con la aprobación de este último.
Una vez que confirma las entregas del proyecto en la declaración del alcance, se tienen que desarrollar en una estructura de trabajo desglosado (WBS) de todas las entregas. El alcance incluye todos los elementos que se deben generar en el proyecto y, por tanto, identifica el trabajo que se deberá realizar.
El siguiente paso del proceso de planificación del proyecto consiste en asignar el presupuesto y otros recursos a las partes desglosadas del alcance del proyecto. Esto también incluye la asignación óptima de trabajo a todos los empleados para asegurarse de que no trabajen mucho ni muy poco. Esta etapa funciona en conjunto con la programación del proyecto y pueden influirse entre sí.
Una parte importante de la planificación del proyecto es el plan de comunicación. Un plan de comunicación debe establecer quién del proyecto quiere determinados informes y con qué frecuencia, cómo se escalarán los problemas, quién los resolverá y cuándo y dónde se almacenará la información del proyecto, en qué formato y quién puede acceder a ella.
Los planes de proyecto se pueden crear en línea mediante cualquier software de planificación de trabajo. Entre los pasos de planificación de proyecto, se incluyen los siguientes:
Una vez que se define el alcance, se tiene que dividir en particiones manejables. En una herramienta de planificación de proyectos, puede registrar y realizar un seguimiento de estas etapas fácilmente. Los hitos u objetivos principales, que son todos los factores que contribuyen al objetivo final, las tareas necesarias para lograr cada hito y las subtareas de cada una de esas tareas pueden establecerse en cuestión de minutos mediante herramientas de planificación de proyectos.
El siguiente paso en su proceso de planificación de proyectos es programar la línea de tiempo del proyecto. También es importante considerar las interdependencias entre los diferentes elementos de trabajo. Aquí es donde los diagramas de Gantt entran en juego. Utilice el diagrama de Gantt a fin de programar tareas, establecer dependencias, analizar la ruta fundamental y fijar líneas de base para comparar con el progreso en tiempo real.
Ahora es el momento de incorporar a su equipo y a otras partes interesadas al proyecto. Teniendo en cuenta las habilidades y especializaciones de su equipo, es importante asignar el trabajo a las personas o el equipo adecuados. El software de planificación de trabajo garantiza que esto se haga de forma óptima mediante el análisis de la carga de trabajo de los empleados para comprobar cuándo están disponibles antes de asignarles el trabajo.
Establezca un presupuesto planificado para poder compararlo con el costo real o los gastos en tiempo real. Evite sobredimensionar su presupuesto mediante un seguimiento constante del monto gastado y el uso de técnicas como la previsión presupuestaria, el EVM y los informes planificados frente a los reales. Por eso es importante establecer un presupuesto inicial para los elementos de trabajo en la planificación y gestión de proyectos.
La principal ventaja de las herramientas virtuales es la amplia gama de funciones interactivas de colaboración que ofrecen. Asegúrese de que los conocimientos fluyan a todas y cada una de las partes interesadas del proyecto mediante la planificación de actualizaciones de estado periódicas, llamadas, reuniones virtuales y mucho más. Funciones como Foros o redes sociales como Fuentes también garantizan que las conversaciones se produzcan de forma orgánica.
Zoho Projects no solo es un software de planificación de proyectos fácil de usar, sino que también cuenta con funciones que se adaptan a todos los aspectos de su proceso de gestión de proyectos. Cree una estructura de desglose de trabajo detallada con su módulo integral de gestión de tareas que cuenta con funciones como vistas y estados personalizados, recordatorios, recurrencia y línea de tiempo de estado. Nuestros intuitivos diagramas de Gantt, con su sencilla interfaz de arrastrar y soltar, cuentan con funciones como la gestión de dependencias, la ruta fundamental, la línea de base y el escalado de gráficos.
La asignación eficiente de recursos a través de horarios de trabajo flexibles y gráficos de utilización de recursos, gestión presupuestaria con informes planificados en comparación con los reales, previsión presupuestaria y EVM, y la colaboración sin esfuerzo a través de chat incorporado, reuniones, fuentes y foros son algunas de las razones por las que Zoho Projects es el mejor software de planificación de proyectos. El acceso es sencillo no solo en términos de uso con sus aplicaciones móviles, sino también en términos de costos. ¿Lo sabía? Incluso nuestro plan Gratis tiene un visor de diagramas de Gantt. Revise nuestros detalles de precios aquí.
Las plantillas ahorran mucho tiempo a la hora de crear su plan de proyecto, sobre todo si su organización trabaja en proyectos similares. En Zoho Projects, no solo proporcionamos una plantilla de incorporación para que la edite y cree la suya propia, sino que también proporcionamos plantillas específicas por sector. Plantillas como las de construcción, desarrollo de software y fabricación de automóviles están disponibles tras registrarse.
También creemos en la singularidad de las necesidades de su empresa. Esta es la razón por la que, en Zoho Projects, puede crear un plan de proyecto desde cero una vez y guardarlo como una plantilla para utilizarla cuantas veces quiera después. Puede tratarse de una plantilla de desglose de tareas sencilla o de un desglose de costos detallado: todo depende de usted. Obtenga más información sobre la plantilla de proyecto aquí.