Filtro de entrada

Los filtros de entrada en Zoho Mail le permiten organizar los correos electrónicos entrantes. También lo ayudan a realizar ciertas acciones automáticamente en los correos electrónicos entrantes.

Crear nuevos filtros

1. Inicie sesión en Zoho Mail.
2. Haga clic en el ícono Configuración.
3. Vaya a Filtros.
4. Si tiene varios buzones configurados como cuentas POP/IMAP, seleccione la cuenta deseada utilizando el cambiador de cuentas del panel izquierdo y vaya a Configuración > Filtros > Filtros de entrada.
5. Haga clic en la pestaña Filtro de correos electrónicos entrantes. Haga clic en Nuevo filtro.
   
6. Proporcione el Nombre del filtro, las Condiciones del filtro y las Acciones en la pestaña Nuevo filtro
   • Nombre del filtro: para identificar el filtro.
   • Tipo de condición:
     • Algunas de estas condiciones (O): las acciones se procesan incluso si una de las condiciones coincide.
     • Todas las condiciones (Y): las acciones se procesan solo si todas las condiciones especificadas coinciden.
     • Condiciones avanzadas (Y/O): las acciones se procesan según los criterios proporcionados para las condiciones.
     • Sin condiciones. Todos los correos electrónicos entrantes: las acciones se procesan para todos los mensajes entrantes, sin importar si las condiciones coinciden o no.
7. Seleccione los parámetros necesarios para Tipo de condición y proporcione la condición para el parámetro en particular.
8. Seleccione un patrón de coincidencia, para conectar las condiciones que proporcionó. Las opciones disponibles varían según el parámetro elegido.
   1. Por ejemplo: para el parámetro “Desde”, el patrón puede ser “Contiene”, “Empieza con”, “Finaliza con”, etc.
   2. Para el parámetro “Prioridad”, los patrones de coincidencia son “Es”, “Es mayor que” y “Es menor que”.
9. Después de agregar las condiciones necesarias, escoja las acciones que desea establecer para el filtro.
   
10. En el caso de las acciones “Mover a la carpeta”, “Marcar como” y “Etiquetar como”, seleccione la carpeta, etiqueta o marca adecuada en el cuadro de selección en el campo Acciones.
11. Seleccione la casilla de verificación “No procesar otros filtros para las condiciones coincidentes” para detener la ejecución de otros filtros.
12. Seleccione la casilla de verificación “Ejecutar correos electrónicos existentes a través de este filtro” y seleccione la carpeta con el menú desplegable Seleccionar carpeta para aplicar el filtro a la carpeta seleccionada.
    • Esta opción estará disponible solo cuando cree un nuevo filtro. Consulte aquí para aplicar un filtro existente para procesar una carpeta.
13. Haga clic en Guardar para guardar sus preferencias de filtro.

Condiciones y acciones

Todo filtro personalizado tiene dos partes: Condiciones y Acciones. En términos más sencillos, define las condiciones en la primera parte y proporciona una regla o una acción, que se debería llevar a cabo cuando la condición de la primera parte se haya realizado.

Condiciones

Puede configurar varias condiciones y acciones en función de sus necesidades. A continuación, se incluyen las condiciones que se pueden asociar a cualquier filtro, los parámetros de funcionamiento y el tipo de datos que se deben usar con cada condición:

Acciones:

Administrar su buzón de correo:

• Mover a la carpeta: puede seleccionar una carpeta y mover el correo electrónico a una carpeta específica. También puede crear una carpeta nueva si aún no ha creado una para un conjunto de condiciones.
• Aplicar una etiqueta o marca seleccionada: puede elegir una etiqueta que se puede aplicar al correo electrónico.
• Marcar como leído o no leído: puede cambiar el estado de leído o no leído del correo electrónico. P. ej.: puede marcar ciertas notificaciones como leídas, sin agregarlas al recuento de no leídos.
• Archivar correo electrónico: puede archivar correos electrónicos que cumplan con las condiciones especificadas por este filtro. A continuación, puede ver todos los correos electrónicos archivados en la sección Ver archivados de su lista de correo electrónico.
• Establecer un recordatorio: puede establecer recordatorios para el correo electrónico procesado mediante este filtro según las condiciones proporcionadas. Se le recordará a través de una notificación basada en el recordatorio preestablecido que usted haya configurado.
• Posponer por: puede posponer los correos electrónicos procesados por este filtro según las condiciones proporcionadas. Los correos electrónicos que posponga aparecerán en la parte superior de la lista de la carpeta a la hora de postergamiento establecida. También puede acceder a los correos electrónicos pospuestos desde la carpeta Pospuestos en el menú de la izquierda.
• Enviar una respuesta automática: puede enviar una respuesta automática para el correo electrónico procesado por este filtro según las condiciones proporcionadas.Puede elegir las respuestas automáticas preferidas de una lista de plantillas predefinidas.
• Eliminar el correo electrónico: puede mover el correo electrónico directamente a la papelera en función de algunas condiciones. P. ej.: será útil cuando algunos boletines sigan llegando incluso después de cancelar la suscripción varias veces.

• Eliminar después de N días: esta acción elimina los correos electrónicos que calzan con la condición definida después de una cantidad especificada de días. Esta acción será útil en los casos en que determinadas notificaciones sean necesarias en ese punto, pero que no tienen importancia después de algunos días. Se mostrará una etiqueta con el número de días que quedan para que se elimine un correo electrónico (hasta 10 días) al final de los respectivos correos electrónicos en el listado de correos electrónicos.
  

  Siempre es recomendable utilizar Eliminar después de N días con la acción Mover a la carpeta porque tendrá una idea de que los correos electrónicos en esa carpeta específica se eliminarán después de una cantidad específica de días. Además, asegúrese de que esta carpeta tenga el nombre pertinente para dar a entender que el contenido en ella se eliminará después de unos días.
• Reenviar el correo (a una dirección de correo electrónico diferente): Reenvío condicional: en lugar de reenviar todos los correos electrónicos, puede definir algunas condiciones en función de cuáles correos electrónicos se pueden reenviar.
• No agregar archivos al visor de archivos adjuntos: los archivos adjuntos entrantes no se agregarán al visor de archivos adjuntos si se selecciona esta acción. Si decide que un registro de ciertos archivos adjuntos es suficiente solo en los correos electrónicos y que no se debe agregar al visor de archivos adjuntos, puede utilizar esta acción.

Procesamiento de correos electrónicos:

• Agregar correo como notas: agregue un correo electrónico completo como una nota, con el asunto como el título y el contenido del correo electrónico como las notas.
• Asignar correo como tarea: agregue el correo electrónico como una tarea, con el asunto como el título y el contenido del correo electrónico como la descripción
• Publicar en el canal de Cliq: puede optar por compartir un correo electrónico completo como un enlace o solo los archivos adjuntos en el correo electrónico a un canal de Zoho Cliq seleccionado del que forma parte.
• Funciones personalizadas: personalice las acciones y condiciones de filtro usando los parámetros disponibles mediante la secuencia de comandos de Deluge a través de Zoho Creator. Más información.

Administración de archivos adjuntos:

Puede configurar filtros para cargar los archivos adjuntos de correos electrónicos que coincidan con sus condiciones a determinados servicios de almacenamiento de archivos o elegir no agregar archivos adjuntos al Visor de archivos adjuntos mediante una de las siguientes opciones de filtro.

• Agregar a Dropbox
• Agregar a Google Drive
• Agregar a OneDrive
• Agregar a Box
• Agregar a Zoho Workdrive
  • Agregar un enlace de archivo adjunto a CRM: cuando elija Zoho Workdrive, también tendrá la opción de agregar el archivo adjunto desde el correo electrónico como un enlace de Workdrive al módulo de CRM si el remitente es un cliente potencial en Zoho CRM.
• No agregar archivos al Visor de archivos adjuntos: los archivos adjuntos que son parte de sus correos electrónicos no se agregarán al Visor de archivos adjuntos si selecciona esta acción.

Una vez que haya seleccionado el servicio de almacenamiento de su elección, también puede elegir el archivo que desea cargar a través del filtro. Puede cargar solo los archivos adjuntos en el correo electrónico entrante o también cargar el contenido del correo electrónico como EML o HTML.

Autenticación de los servicios de almacenamiento

1. Inicie sesión en Zoho Mail.
2. Haga clic en el ícono Configuración.
3. Vaya a Filtros.
4. Haga clic en + Nuevo filtro.
5. Proporcione la condición necesaria y haga clic en Seleccionar acciones.
6. Seleccione el filtro Agregar a <servicio de almacenamiento> de su elección, el parámetro (Archivo adjunto/Correo electrónico como EML o HTML) y haga clic en Elegir carpeta.
7. Haga clic en el botón Autenticar en la ventana de Autenticación que aparece.
   
8. Si no está suscrito al servicio de almacenamiento de archivos que eligió en el navegador, se le solicitará hacerlo.
9. Cuando inicie sesión, aparecerá una ventana de consentimiento para solicitar el acceso a los archivos. Haga clic en Permitir.
   
10. Se mostrarán la lista de los archivos y las carpetas. Puede elegir la carpeta en la que desea cargar los archivos adjuntos. El archivo adjunto se guardará en la carpeta raíz si no se especifica ninguna carpeta.

Filtros avanzados

Puede crear Filtros avanzados mediante una combinación de tipos de condiciones Y y O. Seleccione el tipo de condición Condiciones avanzadas (Y/O) para crear los filtros avanzados. Después de agregar varias condiciones, puede cambiar la opción Y y O entre las condiciones haciendo clic en ellas.

Además de la selección entre las condiciones Y y O, puede decidir la secuencia en la cual estas condiciones deben ejecutarse mediante la edición del Patrón de criterios. Haga clic en Editar junto a Patrón de criterios e ingrese la secuencia de condiciones que desee y haga clic en Guardar.