Importar o exportar correos electrónicos

Importar o exportar correos electrónicos

En Zoho Mail, puede importar o exportar correos electrónicos (migran hacia o desde), con cada correo electrónico único en formato EML estándar comprimido junto con archivos .ZIP.

Importación de correos electrónicos

Zoho Mail admite la importación de correos de otros proveedores de servicios que utilicen dos métodos. 

Si tiene sus correos electrónicos como archivos EML, puede hacer uso de la importación EML. Si los correos se almacenan localmente en su sistema, puede importarlos con este método y acceder a ellos desde su cuenta de Zoho Mail.  Puede crear archivos .ZIP con varios archivos .EML e importarlos a Zoho Mail. El tamaño máximo del archivo ZIP que se puede importar a Zoho Mail es de 500 MB. Si tiene archivos .EML de mayor tamaño, recomendamos que los divida en múltiples archivos ZIP de 500 MB o menos. También puede seleccionar una carpeta de destino en Zoho Mail, a la que desee importar estos correos electrónicos. 

Aparte del método de importación de EML, también puede importar correos electrónicos directamente desde el servidor de origen mediante IMAP. Para ello, deberá indicar el nombre del servidor de origen, la dirección de correo electrónico y la contraseña de la cuenta de origen. 

Importación mediante archivos EML:

  1. Inicie sesión en Zoho Mail
  2. Vaya a Configuración
  3. Vaya a Importación/Exportación 
  4. En el menú desplegable de la cuenta, seleccione la cuenta a la que desee importar los correos electrónicos. (solo si tiene cuentas con POP configuradas).
  5. En la sección Importar, haga clic en Seleccionar archivo para seleccionar un archivo que desee importar, seleccione el archivo que contiene los correos electrónicos que se deben importar y haga clic en Seleccionar.
  6. El archivo debe tener formato .EML o ser uno .ZIP con archivos .EML comprimidos.
  7. En el menú Importar opciones, tendrá dos opciones.
    • Si selecciona la opción Importar a la carpeta seleccionada, se importarán todos los correos electrónicos en el archivo a la carpeta seleccionada, independientemente de la estructura de correo electrónico en su archivo .ZIP.

      Si desea mantener la estructura exacta de las carpetas en el archivo .ZIP que desee replicar en una carpeta específica, marque la casilla Mantener estructura de carpetas en el archivo zip. Haga clic en Explorar, seleccione la carpeta en la que desee mantener la estructura de las carpetas y haga clic en Aceptar. 

    • Si selecciona Importar directamente a su cuenta, la estructura de las carpetas se replicará en su buzón.

  8. Después de seleccionar su opción de importación de preferencia, haga clic en Importar.
  9. Comenzará el proceso de importación y los correos aparecerán en la carpeta seleccionada. 
  10. Si no se pueden importar algunos correos, recibirá una notificación con los detalles de los correos fallidos y los respectivos errores.

Nota:

  1. Si las carpetas en el archivo .ZIP ya existen en Zoho Mail, los correos de esa carpeta aparecerán en las carpetas respectivas de Zoho Mail. De lo contrario, Zoho Mail creará las carpetas como aparecen en el archivo .ZIP e importará los correos a las carpetas recién creadas.
  2. Si sus correos están en formato PST o EML y desea importarlos a Zoho Mail, vaya a esta página de ayuda para aprender sobre la migración de PST y a esta para aprender sobre la migración de EML.

Importación mediante IMAP:

Si importa sus datos de correo mediante IMAP, deberá proporcionar los detalles de su cuenta de origen e iniciar el proceso de importación. En esta instancia, los correos de la cuenta respectiva en el servidor de origen se importarán directamente a su cuenta de Zoho Mail. 

Antes de empezar a importar sus correos a Zoho Mail, verifique los siguientes elementos:

  • Si las credenciales de la cuenta de origen no se validan a pesar de proporcionar la contraseña correcta, compruebe si está activada la autenticación de dos factores en su cuenta. Si la respuesta es sí, deberá generar una contraseña específica para la aplicación en su cuenta de origen y escribirla en el campo Contraseña. Para obtener instrucciones sobre cómo generar contraseñas específicas para la aplicación, revise la documentación del proveedor de correo respectivo.
  • Asegúrese de que en su cuenta de origen esté habilitado el acceso mediante IMAP a las carpetas que desee migrar.

  • En algunos proveedores de correo, es posible que tenga que iniciar sesión a través de la web y autenticar la actividad del IMAP en su cuenta. Solo entonces, podrá continuar con la importación de los correos.

Pasos para importar mediante IMAP:

  1. Inicie sesión en Zoho Mail
  2. Vaya a Configuración 
  3. Vaya a Importación/Exportación 
  4. En el menú desplegable de la cuenta, seleccione la cuenta a la que desee importar los correos electrónicos. (solo si tiene cuentas con POP configuradas).
  5. Seleccione su proveedor de correo de origen en las opciones que aparecen a continuación para ver las instrucciones específicas de su cuenta:

Gmail:

Si su servidor de origen es Gmail, siga las instrucciones que se indican a continuación:

  1. Seleccione Gmail en las opciones que aparecen. 
  2. El campo Nombre del servidor se completará automáticamente.
  3. Ingrese la dirección de correo electrónico de su cuenta de Gmail en el campo Dirección de correo electrónico.
  4. Ingrese la contraseña de su cuenta de Gmail en el campo Contraseña
  5. Después de ingresar la información, haga clic en Autenticar.
  6. Deberá ingresar los detalles de importación en el siguiente paso.
  7. En la opción Excluir lista de carpetas, debe agregar la lista de carpetas que desee omitir durante la migración. Escriba los nombres de las carpetas dentro de comillas dobles ("Carpeta1"), en los casos en que se deba excluir solo esa carpeta. Si desea que todas las subcarpetas estén en una carpeta principal que se deba migrar, ingrese el nombre de la carpeta seguido de /* dentro de comillas dobles ("Carpeta1/*"). Para obtener información detallada sobre la convención, consulte aquí.
  8. En Seleccionar opciones, marque las casillas correspondientes:
    • Marcar como importante: los correos marcados como importantes en Gmail se marcarán en Zoho Mail
    • Marcar como destacado: los correos marcados como destacados en Gmail se marcarán en Zoho Mail
    • Excluir los correos de la bandeja en caso de que tengan más de una etiqueta: Gmail permite agregar varias etiquetas a cada correo. Si un correo de su bandeja de entrada de Gmail contiene más de una etiqueta, puede excluirlo con esta opción. De esta forma, garantizará que un correo único no ocupe demasiado espacio, ya que los correos con varias etiquetas en Gmail se importarán varias veces.
  9. Rango de fechas: si selecciona la opción Todos los correos, se importarán todos sus correos independientemente de sus fechas. Si selecciona la opción de rango específico de fecha, puede establecer el intervalo deseado y solo se importarán los correos que coincidan con ese período.
  10. Después de completar la información necesaria, haga clic en Agregar.
  11. Para iniciar la importación, haga clic en Ver detalles y luego en Iniciar en la migración respectiva.
  12. Después de completar la importación, podrá ver las estadísticas de la cantidad de correos procesados, y aquellos que no se pudieron procesar. 
  13. Cuando haga clic en la cantidad total de la importación correspondiente, se mostrarán los detalles de la carpeta de esa importación.
  14. Puede ver el motivo del error de la importación de esos correos si hace clic en el número de error.
  15. La información detallada del error, como los correos que no se pudieron importar a su cuenta de Zoho Mail se puede visualizar si hace clic en la opción Ver datos del error.

Office 365:

Si su servidor de origen es Office 365, siga las instrucciones que se indican a continuación:

  1. Seleccione Office 365 en las opciones que aparecen.
  2. El campo Nombre del servidor se completará automáticamente.
  3. Ingrese la dirección de correo electrónico de su cuenta de Office 365 en el campo Dirección de correo electrónico.
  4. Ingrese la contraseña de su cuenta de Office 365 en el campo Contraseña
  5. Después de ingresar la información, haga clic en Autenticar.
  6. Deberá ingresar los detalles de importación en el siguiente paso.
  7. En la opción Importar correos desde, puede seleccionar la opción Todas las carpetas o Carpetas específicas
    • Si selecciona la opción Todas las carpetas, puede omitir cualquier carpeta durante la migración mediante la opción Excluir lista de carpetas.
    • Escriba los nombres de las carpetas dentro de comillas dobles ("Carpeta1"), en los casos en que se deba excluir solo esa carpeta. Si desea que todas las subcarpetas estén en una carpeta principal que se deba migrar, ingrese el nombre de la carpeta seguido de /* dentro de comillas dobles ("Carpeta1/*"). Para obtener información detallada sobre la convención, consulte aquí.
    • Si selecciona la opción Carpeta específica, puede especificar las carpetas que se deben incluir en la sección Incluir lista de carpeta. 
    • En la sección Incluir lista de carpeta, ingrese los nombres de las carpetas en comillas dobles ("Carpeta1"), en esos casos solo se incluirá esa carpeta. Si desea que todas las subcarpetas estén en una carpeta principal que se deba migrar, ingrese el nombre de la carpeta seguido de /* dentro de comillas dobles ("Carpeta1/*"). Para obtener información detallada sobre la convención, consulte aquí.
  8. Rango de fechas: si selecciona la opción Todos los correos, se importarán todos sus correos independientemente de sus fechas. Si selecciona la opción de rango específico de fecha, puede establecer el intervalo deseado y solo se importarán los correos que coincidan con ese período.
  9. Después de completar la información necesaria, haga clic en Agregar.
  10. Para iniciar la importación, haga clic en Ver detalles y luego en Iniciar en la migración respectiva.
  11. Después de completar la importación, podrá ver las estadísticas de la cantidad de correos procesados, y aquellos que no se pudieron procesar. 
  12. Cuando haga clic en la cantidad total de la importación correspondiente, se mostrarán los detalles de la carpeta de esa importación.
  13. Puede ver el motivo del error de la importación de esos correos si hace clic en el número de error.
  14. La información detallada del error, como los correos que no se pudieron importar a su cuenta de Zoho Mail se puede visualizar si hace clic en la opción Ver datos del error.

Otros proveedores de correo electrónico

Si su servidor de origen es de cualquier otro proveedor de correo electrónico que no sea Gmail ni Office 365, siga las instrucciones que aparecen a continuación:

  1. Seleccione Otros en las opciones que aparecen.
  2. Ingrese el nombre del servidor de la cuenta de origen en el campo Nombre de servidor.
  3. Ingrese la dirección de correo electrónico de su cuenta de correo de origen en el campo Dirección de correo electrónico.
  4. Ingrese la contraseña de su cuenta de origen en el campo Contraseña
  5. Después de ingresar la información, haga clic en Autenticar.
  6. Deberá ingresar los detalles de importación en el siguiente paso.
  7. En la opción Importar correos desde, puede seleccionar la opción Todas las carpetas o Carpetas específicas
    • Si selecciona la opción Todas las carpetas, puede omitir cualquier carpeta durante la migración mediante la opción Excluir lista de carpetas.
    • Escriba los nombres de las carpetas dentro de comillas dobles ("Carpeta1"), en los casos en que se deba excluir solo esa carpeta. Si desea que todas las subcarpetas estén en una carpeta principal que se deba migrar, ingrese el nombre de la carpeta seguido de /* dentro de comillas dobles ("Carpeta1/*"). Para obtener información detallada sobre la convención, consulte aquí.
    • Si selecciona la opción Carpeta específica, puede especificar las carpetas que se deben incluir en la sección Incluir lista de carpeta. 
    • En la sección Incluir lista de carpeta, ingrese los nombres de las carpetas en comillas dobles ("Carpeta1"), en esos casos solo se incluirá esa carpeta. Si desea que todas las subcarpetas estén en una carpeta principal que se deba migrar, ingrese el nombre de la carpeta seguido de /* dentro de comillas dobles ("Carpeta1/*"). Para obtener información detallada sobre la convención, consulte aquí.
  8. Rango de fechas: si selecciona la opción Todos los correos, se importarán todos sus correos independientemente de sus fechas. Si selecciona la opción de rango específico de fecha, puede establecer el intervalo deseado y solo se importarán los correos que coincidan con ese período.
  9. Después de completar la información necesaria, haga clic en Agregar.
  10. Para iniciar la importación, haga clic en Ver detalles y luego en Iniciar en la migración respectiva.
  11. Después de completar la importación, podrá ver las estadísticas de la cantidad de correos procesados, y aquellos que no se pudieron procesar. 
  12. Cuando haga clic en la cantidad total de la importación correspondiente, se mostrarán los detalles de la carpeta de esa importación.
  13. Puede ver el motivo del error de la importación de esos correos si hace clic en el número de error.
  14. La información detallada del error, como los correos que no se pudieron importar a su cuenta de Zoho Mail se puede visualizar si hace clic en la opción Ver datos del error.

Convención para la mención de carpetas:

  • Si desea mencionar una determinada carpeta principal (p. ej., Informes), escriba "Informes".
  • Si existen diversas subcarpetas en Informes y desea mencionar todas las subcarpetas, escriba "Informes/*"
  • Si existe una subcarpeta en Informes denominada 2016, y desea mencionar esa subcarpeta en particular, escriba "Informes/2016". 
  • Si desea mencionar todas las subcarpetas en Bandeja de entrada, solo la carpeta Marketing sin las subcarpetas y una subcarpeta específica, 2012 en la carpeta Informes de ventas que se debe mencionar, deberá escribir así la lista de carpetas: "Bandeja de entrada/*", "Marketing", "Informes de ventas/2012".

 Exportación de correos electrónicos

También puede optar por exportar los correos desde su cuenta de Zoho Mail en formato EML para guardarlos localmente o como copia de seguridad. Puede exportar los correos de una carpeta entera o según un período específico o los últimos meses hasta el último año de correos electrónicos.

Pasos para exportar correos desde Zoho Mail u otras cuentas de correo configuradas:

  1. Inicie sesión en Zoho Mail
  2. Vaya a Configuración
  3. Vaya a Importar/Exportar
  4. En la sección Exportar, seleccione la carpeta de la que desea exportar los correos electrónicos.
    1. Seleccione la duración (en meses) en el cuadro desplegable.
    2. También puede seleccionar el rango de fechas entre el cual desea exportar los correos.
    3. También puede exportar toda la carpeta. Para ello, seleccione "Exportar todos los correos electrónicos de la carpeta".
  5. Haga clic en Exportar.
  6. Comenzará el proceso de exportación de los correos en la carpeta específica según los parámetros que establezca.
  7. Después de algún tiempo, recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace para descargar los correos exportados como un archivo .zip.
  8. El correo se enviará a la misma cuenta desde la que se exportan los correos.
  9. Asegúrese de acceder al enlace desde su correo web y de tener iniciada la sesión de su cuenta de Zoho. 

Nota:

Cuando seleccione el rango de fechas o los meses específicos para los correos de esa carpeta, es mejor comprobar si hay correos en esa carpeta dentro del rango de fechas especificado. Puede utilizar la búsqueda para comprobarlo antes de iniciar la exportación.

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Escríbenos: support@zohomail.com