Tipos de contactos

Contactos personales

De forma predeterminada, todos los contactos que agrega son contactos personales. Puede ver, modificar o exportarlos desde su cuenta. Todos sus contactos personales aparecerán automáticamente en la libreta de direcciones. Puede agregar categorías a contactos personales, agruparlos y utilizarlos para agregar varios contactos durante la redacción.

Contactos de la organización

Cuando el administrador de la organización agrega un usuario o un grupo, la dirección de correo electrónico se agrega a los contactos de la organización automáticamente. Todos los contactos de la organización aparecerán automáticamente en el autorrelleno cuando redacte correos electrónicos. Cuando se agrega un nuevo usuario a la organización, el usuario podrá buscar o redactar fácilmente correos electrónicos a colegas mediante los contactos de la organización.

Los contactos de la organización son comunes para todos los usuarios de la organización. Todos los miembros pueden ver los contactos y utilizarlos. Sin embargo, solo los administradores de la organización pueden agregar, editar o eliminar los contactos desde la organización.

Aparte de los usuarios internos de la organización, si quiere agregar cualquier contacto externo común, para que los usuarios puedan acceder fácilmente, los administradores de la organización los pueden agregar. Esto será útil para los contactos de terceros, como proveedores de seguros, socios comunes a la organización u otros proveedores de servicios para la organización.

Los contactos de la organización que ha agregado se usarán en varios lugares, como la búsqueda, Streams, tareas, correo electrónico compartido, carpetas compartidas, etc.

Contactos de grupo

Zoho Mail admite grupos para permitir una mejor colaboración entre los diferentes equipos de los que es parte un usuario. Los contactos de grupo son útiles cuando desea tener un conjunto de contactos comunes para todo el grupo, pero no para toda la organización. A los contactos de grupo solo pueden acceder los miembros de dichos grupos.

Solo los moderadores del grupo pueden agregar, modificar o eliminar los contactos del grupo.

Categorías de contactos

Puede agrupar un conjunto fijo de contactos agregándolos a una categoría. Las categorías lo ayudan a agregar un lote de contactos masivos a su correo electrónico cuando redacta un correo. Las categorías “Personal (Personal)” y “Organization (Organización)” se enumeran en Address book (Libreta de direcciones) para facilitar el acceso mientras redacta un correo electrónico.

Crear categorías

Puede crear una nueva categoría haciendo clic en la opción Add Category (Agregar categoría) en el panel izquierdo en la sección Views (Vistas). También puede crear categorías de contactos directamente desde la libreta de direcciones en el redactor de correos. Consulte aquí para obtener instrucciones detalladas.

Agregar contactos

Puede agregar contactos a las categorías arrastrando y soltando los contactos a las categorías deseadas. Puede agregar varios contactos a la vez a una categoría seleccionando los contactos pertinentes y haciendo clic en el ícono Add to (Agregar a) .

Si desea eliminar un contacto de su categoría, haga clic en el contacto correspondiente en la lista de categoría y seleccione el ícono Borrar contacto .

Más opciones

Puede hacer clic con el botón derecho en la categoría para cambiarle el nombre o eliminarla. Puede hacer clic con el botón derecho y utilizar la opción Export (Exportar) para exportar solo los contactos de esa categoría.