Alertas inteligentes - Alertas de correo electrónico salientes

Con Alertas de correo electrónico salientes, los administradores pueden configurar descargos de responsabilidad o encabezados personalizados que se agregarán a los correos electrónicos enviados desde la organización. Las alertas salientes pueden asociarse con un usuario, varios usuarios o toda la organización, lo que proporciona una capa adicional de seguridad y conocimiento. Estas alertas se pueden configurar para activar alertas de diversas condiciones, como correos electrónicos que contengan información confidencial, cumplimiento de las políticas de la empresa o la inclusión de palabras clave específicas en el correo electrónico. Todas las alertas habilitadas se procesarán en secuencia y activarán acciones específicas para correos electrónicos con las condiciones coincidentes.

Crear una nueva alerta

Siga estos pasos para crear una nueva alerta saliente:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione Seguridad y cumplimiento normativo en el panel izquierdo.
2. Vaya a Alertas inteligentes y seleccione Alertas salientes.
3. Haga clic en Crear ahora oseleccione el botón Crear en el menú superior si hay alguna alerta existente.
   
4. Proporcione un Nombrede alerta y una Descripción de alerta opcional.
5. Especifique una Fecha de vencimiento si es necesario.
6. Seleccione el Tipo de condición según sus requisitos:
   • Y: solo si los correos electrónicos salientes cumplen con todas las condiciones que proporcionó, se realizará la acción preferida.
   • O: incluso si los correos electrónicos salientes cumplen una de las condiciones que proporcionó, se realizará la acción preferida.
   • Avanzado: puede combinar ambos tipos de condición (Y y O) en una sola condición para la acción preferida.
   • Sin condición: cuando se selecciona esta opción, todos los correos electrónicos que reciba seguirán la acción preferida.
7. Seleccione una o más Condiciones, el Parámetro de funcionamiento y la Acción correspondiente.
8. Seleccione los usuarios a los que desea aplicar la alerta en el menú desplegable Aplicar a:
   • Todos los usuarios: la alerta se aplicará a todos los usuarios de su organización.
   • Todos los usuarios excepto los usuarios seleccionados: la alerta se aplicará a todos los usuarios, excepto a los que se agregaron a la lista.
   • Usuarios seleccionados: la alerta se aplicará al conjunto específico de usuarios que agregue.
9. Seleccione la opción correspondiente y haga clic en el botón Seleccionar usuarios para incluir o excluir usuarios.
10. Seleccione los usuarios que desea agregar a la lista y haga clic en Continuar. Para eliminar un usuario de la lista, haga clic en el ícono Eliminar al lado del usuario.
11. Revise su alerta y realice una de las siguientes acciones:
    • Crear y habilitar regla: su alerta no solo se creará, sino que también se activará automáticamente para iniciar el procesamiento de correos electrónicos según sus condiciones y acciones.
    • Crear una nueva regla: su alerta solo se creará y no se activará. Esto significa que si desea que la alerta se aplique a los correos electrónicos que recibe, tendrá que activarla manualmente.
      

Condiciones disponibles

Zoho Mail proporciona varias condiciones según las cuales puede agregar alertas a los correos electrónicos salientes. Puede configurar más de una condición en una sola alerta según sus necesidades. Las diversas condiciones se enumeran en las siguientes tablas:

Validación general

Validación de archivos adjuntos

Validación de contenido

Validación de encabezados

Validación de destinatarios

Validación de remitentes

Parámetros de funcionamiento

Después de seleccionar las Condiciones y los Parámetros de funcionamiento, proporcione los valores con respecto a las condiciones elegidas que se deben verificar. Después de proporcionar los valores, seleccione las Acciones que se deben realizar para los correos electrónicos con las condiciones elegidas.

Acciones disponibles

Los correos electrónicos que coincidan con las condiciones especificadas se procesarán según las acciones definidas en la alerta. Seleccione la acción necesaria y, si corresponde, proporcione un valor tal como se indica en la siguiente tabla:

Prioridad y procesamiento de alertas

Puede agregar cualquier cantidad de alertas salientes para procesar diferentes tipos de correos electrónicos salientes. En el caso de varias alertas, la secuencia de procesamiento está determinada por la secuencia en la que se enumeran. La alerta con la prioridad más alta (1), es decir, la que se indica primero, tendrá prioridad sobre las alertas con prioridades más bajas enumeradas posteriormente. Una vez que un correo electrónico coincida con las condiciones de una alerta en particular, las acciones especificadas en la alerta se aplicarán al correo electrónico. El mismo correo electrónico no se inspeccionará con las alertas posteriores de la lista.

Modificar alerta entrante

Siga los pasos que se indican a continuación para editar una alerta:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione Seguridad y cumplimiento normativo en el panel izquierdo.
2. Vaya a Alertas inteligentes y seleccione Alertas salientes.
3. Seleccione la alerta que requiere modificación de la lista y haga clic en Editar en la esquina superior derecha.
4. Realice los cambios necesarios y haga clic en Actualizar.

Además, puede buscar y editar las alertas de correo electrónico salientes según los usuarios asociados. Navegue hasta la barra de búsqueda y seleccione los parámetros aplicables o no aplicables del listado según sus requisitos. Elija un usuario específico de la lista y presione Intro. Se mostrarán todas las alertas salientes asociadas o no asociadas con ese usuario en particular. A continuación, puede seleccionar las reglas de la lista y realizar los cambios necesarios.

Habilitar o deshabilitar una alerta

Siga los pasos a continuación para activar o desactivar una alerta:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione Seguridad y cumplimiento normativo en el panel izquierdo.
2. Vaya a Alertas inteligentes y seleccione Alertas salientes.
3. Cambie el estado del botón a ACTIVADA o DESACTIVADA para habilitar o deshabilitar una alerta.

Eliminar alertas de la lista

En casos en los que una alerta ya no es necesaria o ha caducado, se puede eliminar mediante la opción Eliminar. Siga estos pasos para eliminar una alerta.

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail y seleccione Seguridad y cumplimiento normativo en el panel izquierdo.
2. Vaya a Alertas inteligentes y seleccione Alertas salientes.
3. Para eliminar una alerta, realice lo siguiente:
   1. Coloque el cursor sobre una alerta existente o caducada y haga clic en el ícono eliminar.
   2. También se puede seleccionar la alerta deseada, hacer clic en Eliminar en el menú superior y seleccionar la opción requerida:
      • Eliminar las reglas seleccionadas
      • Eliminar todas las reglas caducadas
      • Eliminar todas las reglas
   3. Haga clic en Eliminar en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece.

Esto eliminará las alertas salientes de su lista. Tenga en cuenta que una vez eliminadas, las alertas no se pueden recuperar y se eliminarán permanentemente de la lista.